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Lesen Sie das Editorial von SAP & Dokumente - epaper

Mit diesem Editorial leitet der/die Herausgeber/in oder die Chefredaktion der Zeitschrift SAP & Dokumente - epaper die aktuelle Ausgabe 6/2018 ein. Hier erfahren Sie, welche Artikel besonders lesenswert sind oder woher die Anregungen dazu kamen.

Automatisierung

AB GEHT DIE POST

Papier, Faxe, Word- oder PDF-Dokumente in E-Mails oder Chats gelten seit Jahren als die Medien, die die Digitalisierung aufhalten. Denn der Traum aller IT-Verantwortlichen ist ein großer, breiter und ewig fließender Strom, der Daten und Informationen von Unternehmen zu Unternehmen zu Unternehmen transportiert.

Kleinteilige, unstrukturierte Dokumente oder gar Briefpost gelten als nervig, weil sie diesen Datenstrom nur aufhalten. Doch wer will tatsächlich den Kunden ihre geliebte Briefpost oder ihre Faxe nehmen?

Heute gibt es längst Technologie, Produkte, Lösungen und Ideen, wie Maschinen und Algorithmen, die Informationen in den Dokumenten digitalisieren, erkennen, extrahieren und in Datenbanken übertragen. In dieser Ausgabe zeigen wir verschiedene Stationen dieses Prozesses, der neben den großen SAP-Datenströmen her läuft. Und der eben eine spezielle Bearbeitung braucht, bis er sich verzweigt und schließlich in den großen SAP-Datenfluss mündet. Ich denke, die Digitalisierung wird erst gelingen, wenn die Frontend-Systeme alle Informationen von allen Medien reibungslos in die Datenbanken übertragen. Aber reden wir auch über die Risiken. Vertrauen Sie den Mails in Ihrem Posteingang? Können Sie sicher sagen, wer welche Mails geschickt hat und dass die Dokumente darin tatsächlich wichtige Informationen enthalten – und eben keine Batchdateien, die ihren Laptop verschlüsseln, die Daten ihrer Kunden aus den Mailsystemen plündern und sich anschließend langsam aber sicher durch die Datenbanken der Backend-Systeme fressen?

Mit einem Bericht über Ibml, einem Hersteller von Dokumentenscannern, laden wir Sie zu einem Blick in die digitale Poststelle ein. Morgens um fünf Uhr startet die Produktion: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter öffnen die Post, stapeln die Dokumente und legen sie in den Scanner. Und dann erleben sie die digitale Magie der Poststelle. Wenn die Kolleginnen und Kollegen ein paar Stunden später an den Arbeitsplätzen ihre PCs anschalten, finden sie nicht nur die Post sauber im digitalen Arbeitskörbchen gestapelt. Das System hat die Rechnungen bereits gebucht und die Bestellungen an den Vertrieb weitergeleitet.

Per Mausklick werden die nächsten
Schritte der Prozesse freigegeben: Bei
Conrad Electronic vergleichen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter die Datensätze
der Bestellungen mit den gescannten
Aufträgen aus dem Posteingang und
geben sie – klickklickklick – zum Versand
frei. Auf diese Weise verarbeiten sie etwa
80.000 Belege im Monat.
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