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25 clevere Tipps für OUTLOOK


Computer Bild - epaper ⋅ Ausgabe 18/2021 vom 27.08.2021

Outlook-Tipps

Artikelbild für den Artikel "25 clevere Tipps für OUTLOOK" aus der Ausgabe 18/2021 von Computer Bild. Dieses epaper sofort kaufen oder online lesen mit der Zeitschriften-Flatrate United Kiosk NEWS.

Bildquelle: Computer Bild, Ausgabe 18/2021

Alles wie früher?

Früher war vieles anders – auch die Tipps und Ratgeber in COM- PUTER BILD. Damit wirklich alle folgen konnten, haben wir jeden einzelnen Schritt genauestens erklärt und mit roten Lassos exakt markiert (von der Redaktion liebevoll „Bömmel“ genannt).Weil viele Leser mit uns gewachsen sind, war die Ausführlichkeit irgendwann nicht mehr nötig. Doch wenn man sich noch mal „ganz grundsätzlich“ an etwas heranwagt, zeigt die bewährte Herangehensweise wieder ihre Stärken. Das wollen wir in loser Reihenfolge immer mal wieder tun. Bislang behandelte die „COMPUTER BILD Klassik-Serie“ Word (Ausgabe 6/2021) und PowerPoint (Ausgabe 12/2021). Diesmal ist mit Outlook das E-Mail- Programm schlechthin an der Reihe.

Mail-Programme gibt es ohne Ende. Doch kaum eines ist so vielseitig wie Outlook, das seit 1997 zu Microsofts Office-Paket gehört. Es bietet zahlreiche Möglichkeiten, die ...

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... niemals versiegende Mail-Flut in den Griff zu bekommen, sei es im Beruf oder im Privatleben. Auch Termine und Kontakte lassen sich damit verwalten. Weil Outlook obendrein sehr flexibel ist, können Sie sich genau das elektronische Postamt zusammenbasteln, das perfekt zu Ihren Ansprüchen passt. Auch Ihre Mails können Sie ganz individuell gestalten – mit eigenen Designs oder einer repräsentativen Visitenkarte, die Outlook bei Bedarf automatisch an Ihre Mails anhängt.

Vielfalt auf allen Plattformen

In einer zunehmend mobilen Welt hat Outlook eine klare Stärke: Sie können es geräteübergreifend nutzen – auf dem PC, dem Notebook, Smartphone, iPad oder Android-Tablet, als Teil der Office- Suite für den PC, direkt im Browser oder als mobile App.

Dazu brauchen Sie nicht mal unbedingt ein Office-Abo. Als Weboder Smartphone-App für Android und iOS (mehr dazu ab Seite 105) können Sie Outlook sogar komplett kostenlos nutzen und mit den Mail-Konten beliebiger anderer Anbieter verknüpfen. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, wie das ohne großen Aufwand geht.

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1 MEHR ÜBERBLICK

Viele Funktionen – das heißt auch, dass mitunter die Übersicht verloren geht. Menüs sind vollgestopft mit Befehlen, die Sie nie brauchen, wichtige Funktionen muss man dagegen lange suchen. Sortieren Sie Ihren Outlook-Werkzeugkasten doch einfach so, wie es Ihnen passt!

2 IMMER DAS PASSENDE WERKZEUG

„Flexibel und auf allen Geräten verfügbar – in einer zunehmend mobilen Welt ist das der wichtigste Vorzug von Outlook.“

Steffen Haubner Autor

BEGRIFFE ERKLÄRT

Kontextmenü

Kleines Menüfenster, das erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bedienelement klicken. Inhalte, also die angebotenen Optionen, sind vom jeweiligen Kontext abhängig, daher der Name.

Menüband („Ribbon“)

Allgemeiner Begriff für verschiedene Symbolleisten am oberen Rand des Fensters in Office-Programmen, englisch Ribbon genannt. Sie sollen Ihnen dabei helfen, schnell die benötigten Befehle zu finden. Das Menüband ist sortiert in Gruppen, die je nach aktuell gewählter Registerkarte anders lauten, etwa Neu, Antworten und Sprache im Register Start oder Aktuelle Ansicht und Anordnen im Register Ansicht.

Registerkarte

Wie in aktuellen Browsern die Webseiten sind in allen Office-Programmen Befehle und Befehlsgruppen in Form von Registerkarten (auch Register oder Tabs genannt) organisiert. In Outlook wählen Sie in der oberen Menüleiste eine Registerkarte, die ihrerseits in unterschiedliche Befehlsgruppen unterteilt ist.

Schnellzugriff

Die „Leiste für den Schnellzugriff“ ist die oberste Funktionsleiste in Outlook, direkt links neben dem Suchfeld. Sie zeigt nur wenige Befehle, die Sie als Nutzer festlegen können (siehe Tipp 2).

ABKÜRZUNG NEHMEN

Es gibt eine Handvoll Funktionen, die man andauernd nutzt und daher nicht jedes Mal umständlich suchen und aufrufen will. Packen Sie diese Befehle in die „Menüleiste für den Schnellzugriff“, dann haben Sie sie immer zur Hand!

4 ELEKTRONISCHE VISITENKARTE

Ob geschäftlich oder privat: Wenn Sie möchten, dass andere mit Ihnen in Kontakt bleiben, dann sollten Sie Adresse und Telefonnummer hinterlassen. Am einfachsten geht das, wenn Sie eine Signatur erstellen, die an jede Ihrer E-Mails angefügt und automatisch mitgesendet wird.

5 DESIGN VON DER STANGE

Fehlen Ihnen die zündenden Ideen, oder haben Sie einfach keine Lust, lange am Design Ihrer Signatur zu basteln? Dann laden Sie sich doch einfach eine professionelle Vorlage herunter!

6 SAG ES BUNTER!

Wer mag schon grau in grau? Verleihen Sie Ihren Mails eine persönliche Note!

7 SAG ES SCHNELLER!

Manche Sätze schreibt man wieder und wieder. Das nervt und bedeutet auf Dauer viel vergeudete Zeit. Sparen Sie sich das, und arbeiten Sie mit selbst erstellten Textbausteinen, die Sie bei Bedarf immer wieder ganz schnell hervorzaubern können!

8 MAIL PER EINSCHREIBEN

Hat der Empfänger Ihre Mail bekommen? Und hat er sie auch gelesen? Wenn Sie Klarheit haben möchten, fordern Sie eine Übermittlungs- oder Lesebestätigung an. Das funktioniert aber nur, wenn der Empfänger es nicht ablehnt und sein Mail-Programm solche Bestätigungen anbietet.

9 BESTENS UNTERHALTEN

„Mit wem habe ich mich noch mal über das Thema XY unterhalten?“ Um den Mail-Verkehr zu bestimmten Themen zu rekonstruieren, bietet sich die Suchfunktion an. Doch die funktioniert oft mehr schlecht als recht. Wesentlich cleverer ist die Unterhaltungsansicht – sie ist ein sehr einfaches Mittel, mit dem Sie Ihren Posteingang übersichtlicher machen. Damit haben Sie alles auf einen Blick beziehungsweise Klick.

10 AUTOMATISCH ORDNUNG

Sparen Sie sich Arbeit beim Aufräumen Ihres Postfachs, indem Sie Ihren Mail-Eingang vorsortieren. Das geht sehr einfach – Sie müssen nur ein paar Regeln erstellen.

11 KLEB DIR EINEN!

Geht Ihnen das auch oft so? Mitten in der Arbeit fällt Ihnen ein, was Sie heute unbedingt noch machen wollten. Oder Sie haben eine zündende Idee, die Sie sich schnell notieren wollen. Wussten Sie, dass Sie genau dafür in Outlook einen praktisch unendlichen Kasten „selbstklebender“ Notizzettel zur Verfügung haben?

12 MOBILES GRATIS-POSTFACH

Um Outlook zu nutzen, brauchen Sie keine teure Software und auch kein Abo. Es genügt ein Microsoft-Konto, um sich unabhängig vom verwendeten Gerät überall bei Outlook anmelden zu können.

13 SMARTES BÜRO

Sie möchten kein Notebook mit sich herumschleppen und trotzdem arbeiten, wo Sie wollen? Mit einem Handy mit Internetzugang ist auch das kein Problem. Denn Outlook und die anderen Office-Programme gibt’s auch für Smartphone und Tablet.

1 Gehen Sie in den App Store von Apple oder den Play Store von Google, und geben Sie Outlook in das Suchfeld ein. Tippen Sie auf Laden und nach dem Download auf Öffnen.

2 Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse, die auch der Nutzername Ihres Microsoft-Kontos ist, und das dazugehörige Passwort (siehe Tipp 12) ein.

3 Tippen Sie auf das blaue Symbol unten rechts, um eine neue Mail zu verfassen.

4 Wischen Sie mit dem Finger vom linken Rand des Displays nach rechts, um das Hauptmenü zu öffnen. Alternativ tippen Sie oben links auf das Haus.

5 Hinter dem Zahnradsymbol unten links finden Sie die Einstellungen. Dort können Sie auch ein neues E-Mail-Konto hinzufügen.

BEGRIFFE ERKLÄRT

Betreff

Neben dem Absender enthält jede Mail auch eine Betreffzeile, kurz „Betreff“. Es gehört zur großen Kunst der elektronischen Kommunikation, eine aussagekräftige Betreffzeile zu finden. Sie sollte den Empfängern auf einen Blick vermitteln, um was es geht, und im Idealfall auch neugierig machen auf den weiteren Inhalt der Mail.

Domain

Eine Internet-Adresse, unter der Sie als Inhaber eines Mail-Postfachs registriert sind. In Ihrer Mail-Adresse steht die Domain hinter dem @-Zeichen.

Unterhaltung

Die Kommunikation per E- Mail besteht zum größten Teil aus dem Beantworten von Mails, die man von anderen bekommt. Alle Mails, die zu einem bestimmten Betreff ausgetauscht werden, werden in „Unterhaltungen“ zusammengefasst. Sie können zwischen zwei oder mehr Personen geführt werden.

Unterhaltungsansicht

Hier werden die Unterhaltungen mit anderen übersichtlich zusammengefasst – praktischerweise unabhängig davon, in welchem Ordner sich die betreffenden Mails befinden. Enthalten sind also alle Mails, die Sie bestimmten Personen geschickt haben, sowie solche, die Sie von diesen bekommen haben. Das Aufräumen und Löschen nicht mehr benötigter Mails wird damit zum Kinderspiel.

OFFICE ZUM NULLTARIF

15 ALLE TERMINE DABEI

Gehen Sie niemals mehr ohne elektronischen Terminkalender aus dem Haus! Die Outlook-App hat wie die PC-Version eine Kalenderfunktion, die automatisch und auf jedem Gerät abgeglichen wird.

16 ALLE KONTEN IN EINER APP

Sie möchten zum Mailen nicht auf ein Microsoft-Konto beschränkt sein? Kein Problem, denn wie die PC-Version können Sie auch die App mit beliebigen anderen Mailkonten verknüpfen, ganz unabhängig vom Anbieter.

17 ALLE INFOS AN BORD

Auch Ihre Kontakte und viele weitere unter Outlook verwaltete Informationen sind in der App an Bord – allerdings etwas versteckt.

1 Tippen Sie in der unteren Befehlsleiste auf Suche. Wie Sie sehen, sind dort auch Ihre empfangenen und gesendeten Dateien wie auch Ihre Aufgaben zu finden.

2 Ganz oben in der Übersicht unter Personen finden Sie Ihr Kontaktverzeichnis, wenn Sie auf Alle Kontakte tippen.

3 Wischen Sie nach links, um einen Kontakt zu löschen, oder nach rechts, um ihn einer selbst definierten Kategorie wie etwa Arbeit oder Familie zuzuordnen.

4 Gibt es mit einer bestimmten Mailadresse verknüpfte Kontakt-Verzeichnisse, die Sie nicht in der App anzeigen wollen, weil sonst unter Umständen Doubletten entstehen? Dann tippen Sie im Adressverzeichnis oben rechts auf das Filter-Symbol, und entfernen Sie den Haken vor dem jeweiligen Konto.

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KURZ & GUT

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