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Continuous Accounting: Konzernrechnungswesen mit SAP S/4HANA Finance for Group Reporting


S@PPORT - epaper ⋅ Ausgabe 10/2019 vom 11.10.2019

Die Einführung von SAP S/4HANA for Group Reporting ist ein erster Schritt in Richtung Continuous Accounting in der Konsolidierung. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass sich die operative Buchhaltung der Konzerngesellschaften im gleichen System befindet. Es gilt aber mögliche Stolpersteine genau zu untersuchen, wenn auch die Währungsumrechnung und die Konzernvalidierungen permanent durchgeführt werden sollen.


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Bildquelle: S@PPORT, Ausgabe 10/2019

Abbildung 1: Ganzheitlicher Konzernabschlussprozess


*Prof. Dr. Peter Preuss lehrt Wirtschaftsinformatik an der FOM Hochschule für Ökonomie & Management in Stuttgart

Trotz der technischen ...

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Trotz der technischen Möglichkeiten, die sich aus der Digitalisierung im Rechnungswesen ergeben, hat sich der Prozess der Konzernabschlusserstellung in den letzten Jahren nicht grundlegend verändert. Die Abschlüsse werden zwar häufiger erstellt, und der gesamte Erstellungsprozess wird signifikant schneller durchlaufen, der Prozess wird aber nach wie vor als eine sequenzielle Abfolge begriffen, deren Teilschritte im Wesentlichen erst nach der Fertigstellung der Einzelabschlüsse erfolgen. Bei der kontinuierlichen Rechnungslegung, also dem „Continuous Accounting“, im Konzernrechnungswesen soll dieser sequenzielle Ablauf durchbrochen werden.
Ausgewählte Prozessschritte werden kontinuierlich durchgeführt, um so eine gleichmäßigere Verteilung der Arbeitslast zu erreichen. Im Ergebnis bleibt dann in der kritischen Abschlussphase mehr Zeit für die inhaltliche Überprüfung des Konzernabschlusses. Der SAP zufolge ermöglicht der Einsatz von SAP S/4-HANA Finance for Group Reporting ein solches Continuous Accounting.

Konsolidierungslösung für Tochtergesellschaften

Für die Erstellung des Konzernabschlusses wird in der Regel ein Konsolidierungssystem eingesetzt. Mit einem solchen System können viele Arbeitsschritte (teil-)automatisiert werden, wodurch die Abschlusserstellung beschleunigt und die Zahl der Fehler, die bei der manuellen Durchführung anfallen würden, reduziert wird. Die Konsolidierungslösungen helfen aber nicht nur bei der Erstellung des Konzernabschlusses.
Sie bieten häufig auch Funktionalitäten an, um die Einzelabschlussdaten zu erfassen oder die Buchhaltungssysteme der Tochtergesellschaften an die Konsolidierungslösung anzubinden und so eine automatisierte Datenübernahme zu ermöglichen. Des Weiteren unterstützen diese Softwarelösungen bei der Erstellung des Konzernberichtswesens, bei der Verwaltung und Verteilung der Finanzabschlüsse sowie bei der Analyse der Abschlussdaten. Mit SAP S/4HANA Finance for Group Reporting offeriert die SAP eine Konsolidierungslösung, die für jeden der genannten Themenbereiche einen Baustein anbietet. Die Consolidation Engine ist hierbei aber keine Stand-Alone-Lösung, sondern eine Komponente von SAP S/4HANA (siehe Abbildung 1). Da SAP S/4HANA als On-Premises-Lösung und als Komponente in der SAP Cloud Platform angeboten wird, ergeben sich imWesentlichen zwei Varianten, wie SAP S/4HANA for Group Reporting verwendet werden kann. Entweder werden die vier Bausteine Consolidation Engine, Data Collection, DisclosureManagement und SAP Analytics Cloud auf der SAP Cloud Platform betrieben oder man nutzt die Consolidation Engine On-Premises und koppelt das SAP S/4HANA-System dann über den Cloud Connector mit der SAP Cloud Platform, um auf die anderen drei Bausteine zugreifen zu können (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: SAP S/4HANA On Premises versus SAP S/4HANA Cloud


@@Abbildung 3: Sequenzieller Abschlussprozess versus Continuous Accounting


Continuous Accounting im Konzernrechnungswesen

Die Erstellung des Konzernabschlusses erfolgt in der Regel in drei Schritten. Bevor der eigentliche Abschlussprozess startet, wird vorab die Intercompany-Abstimmung der konzerninternen Transaktionen vorgenommen. Damit diese abgeglichen werden können, müssen sie in die Consolidation Engine oder ein separates IC-Abstimmungstool geladen und vor der Abstimmung in die Konzernwährung umgerechnet werden.
Sobald die Konzerngesellschaften ihre Einzelabschlüsse erstellt haben, startet der zweite Schritt: Die Einzelanschlussdaten werden an die Konzernmutter gemeldet, validiert, in die Konzernwährung umgerechnet und eventuell einer erneuten IC-Abstimmung unterzogen. Im letzten Teilschritt wird dann die eigentliche Konzernkonsolidierung durchgeführtund der Konzernbericht erstellt. Diese sequentielle Schrittfolge wird im oberen Teil der Abbildung 3 dargestellt.
Mit dem Einsatz von SAP S/4HANA for Group Reporting soll diese Vorgehensweise verbessert werden. Wird die operative Buchhaltung der Konzerngesellschaften im gleichen SAP S/4HANASystem betrieben wie die Consolidation Engine, entfällt die Notwendigkeit, die Einzelabschlussdaten an die Consolidation Engine zu übermitteln. Stattdessen kann die Konsolidierungslösung direkt auf die operativen Buchhaltungsdaten zugreifen.DieserDatenbestand wird dann nur noch um die in der Konsolidierung anfallenden Buchungen ergänzt. Auf Datenbankebene wird diese Logik folgendermaßen umgesetzt: In SAP S/4HANA enthält das sogenannte Universal Journal alle Belege der operativen Buchhaltung.
Die im Rahmen der Konsolidierung anfallenden Konsolidierungsbuchungen werden in einer zusätzlichen Tabelle „ACDOCU“ gespeichert. Diese zweite Tabelle hat die gleiche Struktur wie das Universal Journal.
In der Konsolidierungsanwendung und im Berichtswesen werden diese beiden Tabellen in der Folge gemeinsam betrachtet. Die Einzelabschlussdaten der S4/HANA-Gesellschaften werden aber nicht „unkontrolliert“ in den Konzernabschluss einbezogen. Der Buchungsstoff der Einzelgesellschaften wird erst sichtbar, nachdem er in der Consolidation Engine für den Konzernabschluss explizit freigegeben wurde.
Die beschriebene Datenhaltung wird im ersten Szenario der Abbildung 4 dargestellt. Vorteile dieser integrierten Lösung sind, dass die Meldung der Einzelabschlussdaten entfällt und die Währungsumrechnung, die Datenvalidierung sowie die Intercompany-Abstimmung kontinuierlich – auf Basis der operativen Buchhaltungsdaten in der Tabelle ACDOCA – durchgeführt werden können. Dieser Continuous-Accounting-Ansatz ist im unteren Teil der Abbildung 3 skizziert.
Befindet sich die operative Buchhaltung der Konzerngesellschaften allerdings in einem anderen ERP-System, müssen die Meldedaten entwedermanuell erfasst oder über eine Schnittstelle in das SAP S/4-HANA-System geladen werden, in dem sich die Consolidation Engine befindet.

Intercompany Abstimmung

Hierfür kann die Cloud-Applikation „SAP Group Reporting Data Collection“ verwendet werden. Auf Datenbankebene werden diese Meldedaten wie Konzernbelege behandelt. Wie im zweiten Szenario der Abbildung 4 gezeigt, werden die Einzelabschlüsse dann in der Tabelle ACDOCU gespeichert.
Bei den meisten Konzernen, die SAP S/4HANA for Group Reporting für die Erstellung des Konzernabschlusses einsetzen, findet man sicherlich eine Kombination der beiden Szenarien (siehe Szenario 3 in Abbildung 4), was mitunter zur Folge hat, dass der beschriebene Continuous-Accounting-Ansatz nur eingeschränkt umgesetzt werden kann.
Auch wenn die operative Buchhaltung aller – oder zumindest der wesentlichen – Konzerngesellschaften im SAP S/4-HANA-System durchgeführt wird, sollte genau geprüft werden, ob die kontinuierliche Währungsumrechnung problemlos genutzt werden kann und ob die Validierungen auf Einzelabschlussebene Probleme bereiten.

@@Abbildung 4: Integration der Group-Reporting-Lösung in SAP S/4HANA


Engine, entfällt die Notwendigkeit, die Einzelabschlussdaten an die Consolidation Engine zu übermitteln. Stattdessen kann die Konsolidierungslösung direkt auf die operativen Buchhaltungsdaten zugreifen.DieserDatenbestand wird dann nur noch um die in der Konsolidierung anfallenden Buchungen ergänzt. Auf Datenbankebene wird diese Logik folgendermaßen umgesetzt: In SAP S/4HANA enthält das sogenannte Universal Journal alle Belege der operativen Buchhaltung.
Die im Rahmen der Konsolidierung anfallenden Konsolidierungsbuchungen werden in einer zusätzlichen Tabelle „ACDOCU“ gespeichert. Diese zweite Tabelle hat die gleiche Struktur wie das Universal Journal.
In der Konsolidierungsanwendung und im Berichtswesen werden diese beiden Tabellen in der Folge gemeinsam betrachtet.
Die Einzelabschlussdaten der S4/HANA-Gesellschaften werden aber nicht „unkontrolliert“ in den Konzernabschluss einbezogen. Der Buchungsstoff der Einzelgesellschaften wird erst sichtbar, nachdem er in der Consolidation Engine für den Konzernabschluss explizit freigegeben wurde.
Die beschriebene Datenhaltung wird im ersten Szenario der Abbildung 4 dargestellt.
Vorteile dieser integrierten Lösung sind, dass die Meldung der Einzelabschlussdaten entfällt und die Währungsumrechnung, die Datenvalidierung sowie die Intercompany-Abstimmung kontinuierlich – auf Basis der operativen Buchhaltungsdaten in der Tabelle ACDOCA – durchgeführt werden können. Dieser Continuous-Accounting-Ansatz ist im unteren Teil der Abbildung 3 skizziert.
Befindet sich die operative Buchhaltung der Konzerngesellschaften allerdings in einem anderen ERP-System, müssen die Meldedaten entwedermanuell erfasst oder über eine Schnittstelle in das SAP S/4-HANA-System geladen werden, in dem sich die Consolidation Engine befindet.

Intercompany Abstimmung

Hierfür kann die Cloud-Applikation „SAP Group Reporting Data Collection“ verwendet werden. Auf Datenbankebene werden diese Meldedaten wie Konzernbelege behandelt. Wie im zweiten Szenario der Abbildung 4 gezeigt, werden die Einzelabschlüsse dann in der Tabelle ACDOCU gespeichert. Bei den meisten Konzernen, die SAP S/4HANA for Group Reporting für die Erstellung des Konzernabschlusses einsetzen, findet man sicherlich eine Kombination der beiden Szenarien (siehe Szenario 3 in Abbildung 4), was mitunter zur Folge hat, dass der beschriebene Continuous-Accounting-Ansatz nur eingeschränkt umgesetzt werden kann.
Auch wenn die operative Buchhaltung aller – oder zumindest der wesentlichen – Konzerngesellschaften im SAP S/4-HANA-System durchgeführt wird, sollte genau geprüft werden, ob die kontinuierliche Währungsumrechnung problemlos genutzt werden kann und ob die Validierungen auf Einzelabschlussebene Probleme bereiten.

Kontinuierliche Währungsumrechnung

Bei der kontinuierlichen Währungsumrechnung werden Belege der operativen Buchhaltung zum Buchungszeitpunkt mit dem jeweiligen Transaktionskurs umgerechnet, wodurch man zwar eine viel höhere Genauigkeit der Konzernwerte erreicht.
Die Einführung dieses Umrechnungsverfahrens kann aber auch mit größerem Projektaufwand verbunden sein, wenn die historischen Daten in den operativen Systemen nicht in Konzernwährung vorliegen und die kumulierten Bestände daher falsche Konzernwährungswerte ausweisen.
Die Implementierung der Konzernvalidierungen auf Einzelabschlussebene kann ebenfalls zu Problemen führen, weil hierfür Regeln angelegt werden müssen, die einen Einfluss auf die operativen Buchungen haben. Dieses Regelwerk muss daher vor der Nutzung sorgfältig getestet werden, damit sichergestellt ist, dass insbesondere maschinelle Buchungsprozesse dadurch nicht behindert werden.(cr)@


Bildquelle: Peter Preuss

Bildquelle: Peter Preuss

Bildquelle: Peter Preuss

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