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Diagramme perfekt einsetzen


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PC Magazin - epaper ⋅ Ausgabe 1/2023 vom 02.12.2022

DIAGRAMME GEZIELT NUTZEN

Gelingt auch bei zwei oder mehr Ausreißern: Wenn Sie außergewöhnlich hohe Abweichungen im Balkendiagramm abschneiden, bleiben Unterschiede in der wertniedrigeren Datenbasis erkennbar. Bild: Dina Morozova / Shutterstock.com TIPP 1 Bevor Sie loslegen: Beantworten Sie sich entscheidende Fragen Selbst wenn ein Diagramm optimal gestaltet ist: Mit dem falschen Diagrammtyp verfehlen Sie unter Umständen Ihr Ziel. Machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen, zum Beispiel Sachverhalte betonen, informieren, eine Entscheidung unterstützen. Welcher Diagrammtyp – siehe Übersicht Welcher Diagrammtyp für welchen Zweck? – beziehungsweise Untertyp unterstützt Zielsetzung und Aussage? Welche Inhalte soll das Diagramm zeigen? Wie muss ich die darzustellenden Informationen anordnen? Welche Zellen der zugehörigen Tabelle dienen als Datenreihen, Rubriken, Beschriftungen? Sollen komplexe ...

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... Zahlen in einem einzelnen Diagramm dargestellt oder besser auf mehrere Diagramme verteilt werden? Auch das Medium, in dem Sie das Diagramm zeigen wollen, ist entscheidend. In einem Bericht zum Beispiel dürfen die Zahlen kleiner sein, in einer Präsentation muss die Information auch in der letzten Reihe lesbar sein. In den meisten Tabellenkalkulationen finden Sie die Diagrammfunktion unter Während Sie in Excel und Calc den gewünschten Typ direkt auswählen können, schlägt Google Sheets zunächst einen Typ vor. Typänderungen nehmen Sie in Sheets im vor, den Sie mit einem Doppelklick auf das Diagramm öffnen. Die gewünschte Variante stellen Sie unter ein. Sie wollen Zahlen in einem Balkendiagramm (Excel: darstellen, die gar nicht zueinander passen? Angenommen, die Umsätze von sechs Produktgruppen liegen überwiegend zwischen 20.000 Euro und 150.000 Euro, nur Gruppe 4 schert mit 1,5 Mio. Euro aus wie im Bild links. In einer herkömmlichen Darstellungsweise fielen Unterschiede unter den umsatzschwachen Gruppen optisch kaum auf. Deshalb sollten Sie Ausreißer abschneiden. Dazu öffnen Sie in Excel beziehungsweise Calc das Kontextmenü der Werte-Achse. Wählen Sie Reduzieren Sie im gleichnamigen Aufgabenbereich beziehungsweise Fenster unter – in älteren Excel-Versionen – den Höchstwert unter im Beispiel 300.000. Gruppe 4 wird abgeschnitten. Fügen Sie den Höchstwert zum Beispiel mit Hilfe eines Textfelds – – ein. Als Google-Anwender kappen Sie Ausreißer im siehe Tipp 2, unter Übrigens: Eine geschickte Wahl der Höchstgrenze kann die Aussage des Diagramms beeinflussen – zumindest den ersten Ein- druck des Betrachters. Um zu zeigen, dass die Spanne der Umsätze zwischen den einzelnen Gruppen groß ist, nehmen Sie ein hohes Maximum. Umgekehrt erwecken Sie mit einem kleinen Grenzwert optisch den Eindruck, der Unterschied sei weniger gravierend.Ein Diagramm in einer einzigen Zelle? Das klappt mit Sparklines, einer Art Mini-Diagramme, die in Excel unter in Form von und zur Verfügung stehen. Einfach die Datenbasis markieren und auf den gewünschten Typ im Bereich klicken, im folgenden Dialog die gewünschte Ausgabezelle angeben, bestätigen – fertig. Sheets ermöglicht es, die Mini-Grafiken mithilfe einer Funktion (=SPARKLINES()) einzurichten.Unter dem Thema Verbunddiagramme wird die Kombination verschiedener Diagrammtypen zusammengefasst. Beispiel in Excel: Ein Diagramm soll zugleich die Entwicklung von Mitarbeiterzahlen (Säulen) und Krankentagen (Linie) darstellen. Beginnen Sie zum Beispiel mit dem Säulendiagramm – – für das gesamte Zahlenmaterial. Öffnen Sie das Kontextmenü einer der Säulen. Mit den Befehl gelan- gen Sie in den gleichnamigen Dialog. Im unteren Teil des Fensters (!) ändern Sie den Diagrammtyp für die Krankentage auf wie im Bild zu den Verbunddiagrammen. Bestätigen Sie mit Richten Sie danach über eine eigene Achse für die Mitarbeiterzahlen ein, indem Sie die Option auswählen. Anwender von Sheets können sich freuen: Google hat Kombinationsdiagramme bereits im Repertoire. Erfassen Sie in einer leeren Excel-Tabelle in A1 startend nebeneinander die Überschriften und Füllen Sie die ersten drei Spalten mit Werten. Das Enddatum berechnen Sie in Zelle D2 mit der Formel =ARBEITSTAG(B2;C2). Weisen Sie der Ergebniszelle das Datumsformat zu.2 Die tatsächliche Differenz zwischen End- und Startdatum ergibt sich in E2 (=D2-B2). Hier wird ein einfaches Zahlenformat benötigt. Kopieren Sie die Formeln aus D2 und E2 in die nachfolgenden Zeilen. Damit sind alle Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen. Wählen Sie Sie erhalten eine leere Diagrammfläche.Klicken Sie unter auf Geben Sie im den Zellbereich mit den Startzeiten (Spalte B) an. Klicken Sie auf Geben Sie im Fenster unter den Zellbereich mit den Differenztagen (Spalte E) ein. Das Feld bleibt leer. Bestä- tigen Sie mit Klicken Sie unter auf Erfassen Sie im Fenster den Zellbereich mit den Namen (Spalte A). Verlassen Sie das aktuelle und folgende Fenster über Die Anzeige des ersten Teils der gestapelten Balken wird nicht benötigt. Öffnen Sie das Kontextmenü eines der Balken aus Datenreihe 1, und wählen Sie Im gleichnamigen Arbeitsbereich klicken Sie unter auf das Symbol Unter entscheiden Sie sich für die Option unter für Sie wollen Ihre Ausgaben im Jahresverlauf darstellen? Zu Beginn des Jahres liegen erst wenige Werte vor, die nach und nach vervollständigt werden. Um das Diagramm nicht ständig anpassen zu müssen, gestalten Sie es dynamisch. In Excel klicken Sie dazu in eine beliebige Zelle des Datenbereichs und unter Gruppe auf die Schaltfläche Wählen Sie im folgenden Dialog ein beliebiges Tabellenformat aus, und haken Sie das Kontrollkästchen ab. Bestätigen Sie die Einstellung, und richten Sie Ihr Diagramm ein. Excel generiert ein Diagramm mit den vorhandenen Daten. Wenn Sie die Tabelle im kommenden Monat ergänzen, wird das Diagramm dynamisch erweitert. Mit einer Trendlinie, die Sie in Excel über den Befehl anlegen, den Sie im Kontextmenü einer Datenreihe finden, unterstützen Sie die Anzeige sinkender oder steigender Werte. Im Arbeitsbereich ebenfalls erreichbar über das Kontextmenü, finden Sie verschiedene Gestaltungselemente. Außerdem definieren Sie hier, nach welcher Funktion der Trend zu berechnen ist, zum Beispiel und lassen sich bei Bedarf durch das Abhaken der entsprechendenKontrollkästchenanzeigen. AußerdemkönnenSie die Trendlinie um eine Prognose erweitern. Dazu geben Sie die Anzahl der Perioden im Feld ein. In Sheets finden Sie Trendlinien im unter in Calc wie in Excel im Kontextmenü einer ausgewählten Datenreihe. Lässt es sich nicht vermeiden, zahlreiche Säulen oder Balken in einem einzigen Diagramm unterzubringen, ist es oft hilfreich, wenn sich die Rechtecke überlappen. Die Grafik bleibt übersichtlich, und sich überlappende Elemente lassen sich gut zuordnen. In Excel ist das über aus dem Kontextmenü möglich. Im gleichnamigen Arbeitsbereich legen Sie über fest, ob und wie sich Säulen oder Balken überschneiden sollen. Erlaubt sind Werte zwischen -100 und +100. In Calc gehen Sie über Wird der Abstand in Excel für einzelne Säulen oder Balken über (Calc: reduziert, gehen die Säulen automatisch in die Breite. Wird der Abstand erhöht, werden die Säulen im Umkehrschluss schmaler. 3D-Diagramme sehen zwar schön aus, wirken aber häufig unübersichtlich. Diese Variante sollten Sie nur dann einsetzen, wenn Sie lediglich wenige Zahlen darstellen müssen oder die Illustration absichtlich schwer durchschaubar gestalten wollen. Sie benötigen das Diagramm für eine Präsentation oder ein Word-Dokument? Dann stellt sich die Frage, ob Sie die Daten verknüpfen oder einbetten sollten. Möglich ist das in Microsoft Office unter anderem über die Befehlsfolge Achtung: Ihre Entscheidung wirkt sich auf das Anpassen von Daten aus. Das Einbetten (Einfügen) macht das Diagramm zum Bestandteil einer Folie beziehungsweise des Dokuments, sodass nachträgliche Änderungen nicht übernommen werden. Anders beim Verknüpfen: Hier besteht eine Verbindung zur Ursprungsdatei. Werden Zahlen in Excel korrigiert, passt sich das Diagramm standardmäßig in Word/ PowerPoint an. Bei der Weitergabe von Dokumenten und Präsentationen muss ein verknüpftes Diagramm mitgeliefert werden. In Excel können Sie ein Diagramm als Bild extrahieren. Dazu klicken Sie im auf den nach unten zeigenden Pfeil der Schaltfläche und wählen Nachdem Sie im folgenden Fenster die notwendigen Angaben erledigt haben, können Sie die Grafik über [STRG]+[V] direkt in eine andere Datei einfügen. Die Vielzahl der verfügbaren Gestaltungselemente verleitet dazu, die Charts zu überladen. Dadurch schleifen sich Effekte ab oder lenken von der eigentlichen Aussage ab. Das trifft ebenfalls zu, wenn Sie die Diagramme bis zum letzten Quadratzentimeter ausfüllen. Leerraum hingegen hilft, die relevanten Informationen ins rechte Licht zu rücken. Auch für Farben gilt: Weniger ist mehr!

TIPP 1 Bevor Sie loslegen: Beantworten Sie sich entscheidende Fragen

Selbst wenn ein Diagramm optimal gestaltet ist: Mit dem falschen Diagrammtyp verfehlen Sie unter Umständen Ihr Ziel. Machen Sie sich klar, was Sie erreichen wollen, zum Beispiel Sachverhalte betonen, informieren, eine Entscheidung unterstützen. Welcher Diagrammtyp – siehe Übersicht Welcher Diagrammtyp für welchen Zweck? – beziehungsweise Untertyp unterstützt Zielsetzung und Aussage? Welche Inhalte soll das Diagramm zeigen? Wie muss ich die darzustellenden Informationen anordnen? Welche Zellen der zugehörigen Tabelle dienen als Datenreihen, Rubriken, Beschriftungen? Sollen komplexe Zahlen in einem einzelnen Diagramm dargestellt oder besser auf mehrere Diagramme verteilt werden? Auch das Medium, in dem Sie das Diagramm zeigen wollen, ist entscheidend. In einem Bericht zum Beispiel dürfen die Zahlen kleiner sein, in einer Präsentation muss die Information auch in der letzten Reihe lesbar sein.

TIPP 2 Optionen, um den gewünschten Diagrammtyp einzurichten

In den meisten Tabellenkalkulationen finden Sie die Diagrammfunktion unter Einfügen. Während Sie in Excel und Calc den gewünschten Typ direkt auswählen können, schlägt Google Sheets zunächst einen Typ vor. Typänderungen nehmen Sie in Sheets im Diagrammeditor vor, den Sie mit einem Doppelklick auf das Diagramm öffnen. Die gewünschte Variante stellen Sie unter Einrichtung/Diagrammtyp ein.

TIPP 3 Ungünstige Zahlenkonstellationen optisch besser visualisieren

Sie wollen Zahlen in einem Balkendiagramm (Excel: Einfügen/Säulen- oder Balkendiagramm einfügen/ (2D-Balken/Gruppierte Balken)) darstellen, die gar nicht zueinander passen? Angenommen, die Umsätze von sechs Produktgruppen liegen überwiegend zwischen 20.000 Euro und 150.000 Euro, nur Gruppe 4 schert mit 1,5 Mio. Euro aus wie im Bild links. In einer herkömmlichen Darstellungsweise fielen Unterschiede unter den umsatzschwachen Gruppen optisch kaum auf. Deshalb sollten Sie Ausreißer abschneiden. Dazu öffnen Sie in Excel beziehungsweise Calc das Kontextmenü der Werte-Achse. Wählen Sie Achse formatieren. Reduzieren Sie im gleichnamigen Aufgabenbereich beziehungsweise Fenster unter Grenzen – in älteren Excel-Versionen Skalierung – den Höchstwert unter Maximum, im Beispiel 300.000. Gruppe 4 wird abgeschnitten. Fügen Sie den Höchstwert zum Beispiel mit Hilfe eines Textfelds – Einfügen/Textfeld – ein. Als Google-Anwender kappen Sie Ausreißer im Diagrammeditor, siehe Tipp 2, unter Anpassen/Vertikale Achse/Maximalwert. Übrigens: Eine geschickte Wahl der Höchstgrenze kann die Aussage des Diagramms beeinflussen – zumindest den ersten Ein- druck des Betrachters. Um zu zeigen, dass die Spanne der Umsätze zwischen den einzelnen Gruppen groß ist, nehmen Sie ein hohes Maximum. Umgekehrt erwecken Sie mit einem kleinen Grenzwert optisch den Eindruck, der Unterschied sei weniger gravierend.

TIPP 4 Datentrends mit Platz sparenden Sparklines visualisieren

Ein Diagramm in einer einzigen Zelle? Das klappt mit Sparklines, einer Art Mini-Diagramme, die in Excel unter Einfügen in Form von Linie, Säule und Gewinn-Verlust zur Verfügung stehen. Einfach die Datenbasis markieren und auf den gewünschten Typ im Bereich Sparklines klicken, im folgenden Dialog die gewünschte Ausgabezelle angeben, bestätigen – fertig. Sheets ermöglicht es, die Mini-Grafiken mithilfe einer Funktion (=SPARKLINES()) einzurichten.

TIPP 5 Zwei in eins: Kombinieren Sie unterschiedliche Diagrammtypen

Unter dem Thema Verbunddiagramme wird die Kombination verschiedener Diagrammtypen zusammengefasst. Beispiel in Excel: Ein Diagramm soll zugleich die Entwicklung von Mitarbeiterzahlen (Säulen) und Krankentagen (Linie) darstellen. Beginnen Sie zum Beispiel mit dem Säulendiagramm – Einfügen/ Säulen- oder Balkendiagramm einfügen/Gruppierte Säulen/2D-Säule – für das gesamte Zahlenmaterial. Öffnen Sie das Kontextmenü einer der Säulen. Mit den Befehl Datenreihen-Diagrammtyp ändern gelan- gen Sie in den gleichnamigen Dialog. Im unteren Teil des Fensters (!) ändern Sie den Diagrammtyp für die Krankentage auf Linie wie im Bild zu den Verbunddiagrammen. Bestätigen Sie mit OK. Richten Sie danach über Datenreihen formatieren eine eigene Achse für die Mitarbeiterzahlen ein, indem Sie die Option Sekundärachse auswählen. Anwender von Sheets können sich freuen: Google hat Kombinationsdiagramme bereits im Repertoire.

Gantt-Diagramm in Microsoft Excel einrichten

In einem Gantt-Diagramm werden Zeiträume als Querbalken dargestellt. Dafür gibt es in Microsoft Excel standardmäßig keinen speziellen Diagrammtyp. Hier helfen ein Trick und ein gestapeltes Balkendiagramm. Urlaubszeiten zum Beispiel stellen Sie wie folgt dar:

1 Erfassen Sie in einer leeren Excel-Tabelle in A1 startend nebeneinander die Überschriften Name, Startdatum, Dauer, Enddatum und Differenz. Füllen Sie die ersten drei Spalten mit Werten. Das Enddatum berechnen Sie in Zelle D2 mit der Formel =ARBEITSTAG(B2;C2). Weisen Sie der Ergebniszelle das Datumsformat zu.

2 Die tatsächliche Differenz zwischen End- und Startdatum ergibt sich in E2 (=D2-B2). Hier wird ein einfaches Zahlenformat benötigt. Kopieren Sie die Formeln aus D2 und E2 in die nachfolgenden Zeilen. Damit sind alle Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen.

3 Wählen Sie Einfügen / Säulenoder Balkendiagramm einfügen/ 2D-Balken / Gestapelte Balken. Sie erhalten eine leere Diagrammfläche.

Klicken Sie unter Diagrammtools/ Entwurf auf Daten auswählen.

4 Geben Sie im Diagrammdatenbereich den Zellbereich mit den Startzeiten (Spalte B) an. Klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie im Fenster Daten bearbeiten unter Reihenwerte den Zellbereich mit den Differenztagen (Spalte E) ein. Das Feld Reihenname bleibt leer. Bestä- tigen Sie mit OK. Klicken Sie unter Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) auf Bearbeiten.

5 Erfassen Sie im Fenster Achsenbeschriftungen den Zellbereich mit den Namen (Spalte A). Verlassen Sie das aktuelle und folgende Fenster über OK.

6 Die Anzeige des ersten Teils der gestapelten Balken wird nicht benötigt. Öffnen Sie das Kontextmenü eines der Balken aus Datenreihe 1, und wählen Sie Datenreihen formatieren. Im gleichnamigen Arbeitsbereich klicken Sie unter Datenreihenoptionen auf das Symbol Füllung und Linie. Unter Füllung entscheiden Sie sich für die Option Keine Füllung, unter Rahmen für Keine Linie.

TIPP 6 Dynamisches Diagramm basierend auf Tabellenformat

Sie wollen Ihre Ausgaben im Jahresverlauf darstellen? Zu Beginn des Jahres liegen erst wenige Werte vor, die nach und nach vervollständigt werden. Um das Diagramm nicht ständig anpassen zu müssen, gestalten Sie es dynamisch. In Excel klicken Sie dazu in eine beliebige Zelle des Datenbereichs und unter Start/ Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche Als Tabelle formatieren. Wählen Sie im folgenden Dialog ein beliebiges Tabellenformat aus, und haken Sie das Kontrollkästchen Tabelle hat Überschriften ab. Bestätigen Sie die Einstellung, und richten Sie Ihr Diagramm ein. Excel generiert ein Diagramm mit den vorhandenen Daten. Wenn Sie die Tabelle im kommenden Monat ergänzen, wird das Diagramm dynamisch erweitert.

TIPP 7 Trendlinie: Anzeige sinkender oder steigener Werte unterstützen

Mit einer Trendlinie, die Sie in Excel über den Befehl Trendlinie einfügen anlegen, den Sie im Kontextmenü einer Datenreihe finden, unterstützen Sie die Anzeige sinkender oder steigender Werte. Im Arbeitsbereich Trendlinie formatieren, ebenfalls erreichbar über das Kontextmenü, finden Sie verschiedene Gestaltungselemente. Außerdem definieren Sie hier, nach welcher Funktion der Trend zu berechnen ist, zum Beispiel exponential, linear. Formel und Bestimmtheitsmaß lassen sich bei Bedarf durch das Abhaken der entsprechendenKontrollkästchenanzeigen. AußerdemkönnenSie die Trendlinie um eine Prognose erweitern. Dazu geben Sie die Anzahl der Perioden im Feld Vorwärts ein. In Sheets finden Sie Trendlinien im Diagrammeditor unter Anpassen/Vertikale Achse, in Calc wie in Excel im Kontextmenü einer ausgewählten Datenreihe.

TIPP 8 Überlappen schafft Platz und erleichtet die Zuordnung

Lässt es sich nicht vermeiden, zahlreiche Säulen oder Balken in einem einzigen Diagramm unterzubringen, ist es oft hilfreich, wenn sich die Rechtecke überlappen. Die Grafik bleibt übersichtlich, und sich überlappende Elemente lassen sich gut zuordnen. In Excel ist das über Datenreihen formatieren aus dem Kontextmenü möglich. Im gleichnamigen Arbeitsbereich legen Sie über Reihenachsenüberlappung fest, ob und wie sich Säulen oder Balken überschneiden sollen. Erlaubt sind Werte zwischen -100 und +100. In Calc gehen Sie über Datenreihe/Optionen.

TIPP 9 Säulen- oder Balkenbreite mit Hilfe der Abstandsbreite beeinflussen

Wird der Abstand in Excel für einzelne Säulen oder Balken über Datenreihen formatieren/Abstandsbreite (Calc: Datenreihe/Optionen) reduziert, gehen die Säulen automatisch in die Breite. Wird der Abstand erhöht, werden die Säulen im Umkehrschluss schmaler.

TIPP 10 3D-Diagramme nur bei geringer Datenanzahl einsetzen

3D-Diagramme sehen zwar schön aus, wirken aber häufig unübersichtlich. Diese Variante sollten Sie nur dann einsetzen, wenn Sie lediglich wenige Zahlen darstellen müssen oder die Illustration absichtlich schwer durchschaubar gestalten wollen.

TIPP 11 Zusammenarbeit mit anderen Anwendungsprogrammen

Sie benötigen das Diagramm für eine Präsentation oder ein Word-Dokument? Dann stellt sich die Frage, ob Sie die Daten verknüpfen oder einbetten sollten. Möglich ist das in Microsoft Office unter anderem über die Befehlsfolge Einfügen/Objekt/Aus Datei erstellen. Achtung: Ihre Entscheidung wirkt sich auf das Anpassen von Daten aus. Das Einbetten (Einfügen) macht das Diagramm zum Bestandteil einer Folie beziehungsweise des Dokuments, sodass nachträgliche Änderungen nicht übernommen werden. Anders beim Verknüpfen: Hier besteht eine Verbindung zur Ursprungsdatei. Werden Zahlen in Excel korrigiert, passt sich das Diagramm standardmäßig in Word/ PowerPoint an. Bei der Weitergabe von Dokumenten und Präsentationen muss ein verknüpftes Diagramm mitgeliefert werden.

Tipp: In Excel können Sie ein Diagramm als Bild extrahieren. Dazu klicken Sie im Start-Menü/Gruppe Zwischenablage auf den nach unten zeigenden Pfeil der Schaltfläche Kopieren und wählen Als Bild kopieren. Nachdem Sie im folgenden Fenster die notwendigen Angaben erledigt haben, können Sie die Grafik über [STRG]+[V] direkt in eine andere Datei einfügen.

TIPP 12 Konzentrieren Sie sich bei der Gestaltung auf das Wesentliche

Die Vielzahl der verfügbaren Gestaltungselemente verleitet dazu, die Charts zu überladen. Dadurch schleifen sich Effekte ab oder lenken von der eigentlichen Aussage ab. Das trifft ebenfalls zu, wenn Sie die Diagramme bis zum letzten Quadratzentimeter ausfüllen. Leerraum hingegen hilft, die relevanten Informationen ins rechte Licht zu rücken. Auch für Farben gilt: Weniger ist mehr!

Susanne Kowalski