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Die besten Werkzeuge für die gemeinsame Arbeit an Projekten


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Computerwoche - epaper ⋅ Ausgabe 8/2022 vom 18.02.2022

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„Als eine Art All-in-One- Workspace sieht sich Notion, ein Baukasten für das Projekt-Management, der jede Menge Funktionen, Templates und Integrationen enthält.“

Es gibt auf dem Markt Dutzende von Anwendungen für die Projektzusammenarbeit. Um Ihnen die Recherche zu erleichtern, stellen wir hier einige der wichtigsten Produkte vor.

Airtable – Low-Code-Support für die individuelle Gestaltung

Als eine Low-Code-Plattform, mit der sich Anwender individuelle kollaborative Apps bauen und ihre eigenen Workflows gestalten können, versteht sich Airtable. Dabei vereint das Cloud- Tool auf einfache Weise die Eigenschaften einer SQL-Datenbank mit denen einer Tabellenkalkulation und unterstützt mit dieser Kombination die Gruppenarbeit. Projektteams nutzen Airtable, um Informationen gemeinsam vorzuhalten, freizugeben und zu bearbeiten.

Zu den Funktionen gehören das gemeinsame Nutzen von Dateien und Team-Dashboards, ...

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... mobile Apps für iOS und Android sowie die Möglichkeit, Teams auf einer Projektebene zusammenzuführen und Änderungen in Echtzeit anzuzeigen, ohne dass die Seiten manuell aktualisiert werden müssen.

Die Software bietet außerdem Aufgabenlisten, Kanban-Boards, geteilte Teamkalender, die Zusammenarbeit an Aufgaben und die Einbindung von Kunden. Darüber hinaus lässt sich Airtable mit einer Reihe von Apps und Diensten integrieren, darunter Slack-, Dropbox- und GitHub-Apps.

Asana – Projekte unter Kontrolle

Das Web-Tool Asana hilft Teams ab fünf Personen beim Organisieren und Verwalten ihrer Arbeit. Das kann sowohl die täglichen Aufgaben als auch strategische Initiativen betreffen. Asana bietet Task-Management, benutzerdefinierte Felder, die Nachverfolgung von Fortschritten und die Aktualisierung von Inhalten in Echtzeit. Arbeitsgruppen sollen in jeder Phase eines Projekts die richtigen Entscheidungen treffen können.

Teams können mit Asana jede Art von Projekt oder Prozess verwalten, einschließlich Marketingkampagnen, Arbeitsanforderungen und Produkteinführungen. Projektleiter haben die Möglichkeit, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, Zeitpläne zu erstellen und den Projektfortschritt über entsprechende Dashboards zu verfolgen. Für alle ist transparent, woran die anderen Beteiligten arbeiten – inklusive Fälligkeitsdatum und Beschreibung. Die Browser-Lösung Asana lässt sich mit mehr als 200 Apps und Diensten integrieren, darunter Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Zoom und Box.

ClickUp – der One-Stop-Shop

Das Cloud-Tool ClickUp positioniert sich als One- Stop-Shop für Aufgaben wie Teamzusammenarbeit, Dokumenten-, Task- und Projektmanagement sowie Fortschrittskontrolle. Zu den Funktionen gehören das Zuweisen von Aufgaben und das Nachvollziehen von deren Status. Hinzu kommen Alerts, eine Aufgaben-Toolbar und eine Reihe von Kommunikationswerkzeugen.

ClickUp schafft mit einer hierarchischen Struktur, in der zwischen „Workspace“, „Space“, „Folder“, „List“ und „Task“ unterschieden wird, Ordnung. Auf dem List-Level können Nutzer Tasks erstellen und mit Zielen und zugehörigen Daten Dritten zuweisen. Auf der Task-Ebene lassen sich auch Beschreibungen hinzufügen, Unteraufgaben und Checklisten festlegen und die Realtime-Zusammenarbeit vorantreiben. Das Tool ermöglicht es Projektmanagern, die Arbeit von Teammitgliedern in Echtzeit zu verfolgen, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind.

ClickUp lässt sich nativ mit Slack, Dropbox, Google Workspace und anderen Tools integrieren.

Monday – viele Gestaltungsmöglichkeiten

Die Cloud-Plattform Monday.com hilft Teams dabei, ihre Zusammenarbeit zu organisieren und auch komplexe Projekte zu planen und termingerecht abzuschließen. Benutzer können das Tool als Web-App nutzen oder über iOS- oder Android-Geräte zugreifen. Monday. com bietet eine integrierte Kanban-Tafel, Zeiterfassung, automatische Benachrichtigungen und Workflow-Automatisierung.

Die Software eröffnet eine kollaborative Arbeitsumgebung, in der Teammitglieder kommunizieren, Wissensdatenbanken erstellen und Dateien, Bilder, Updates und Feedback in Echtzeit austauschen können. Mithilfe einer Low-Code-Plattform und einer offenen API können Kunden eigene Anwendungen und Integrationen in der Plattform aufsetzen und diese auch über einen App-Marktplatz kommerziell anbieten. Monday.com lässt sich mit Microsoft Teams, Dropbox, Google Drive, Mail- Chimp, der Adobe Creative Cloud und einer Vielzahl von Kalendertools integrieren.

Notion – Spielplatz für Kreative

Als eine Art „All-in-one-Workspace“ sieht sich Notion, ein Baukasten für das Projekt-Management, der jede Menge Funktionen, Templates und Integrationen enthält, mit denen Nutzer ihre eigene Arbeitswelt einrichten können. Interessant sind die vorgefertigten Templates: User, die etwa einen Content-Kalender oder ein Wiki für die Software-Entwicklung oder einen Bewerbungs-Tracker für die Personalabteilung erstellen wollen, müssen das Rad nicht neu erfinden.

Die Flexibilität hat allerdings ihren Preis: Um das Tool sinnvoll nutzen zu können, müssen sich Anwender intensiv damit beschäftigen.

Dabei könnten sie von der Funktionsvielfalt abgeschreckt werden. Andererseits erübrigt sich der Einsatz vieler anderer Projekt-Tools, wenn es den Teams einmal gelungen ist, Notion halbwegs auszureizen.

ProjectManager – für hybrides Arbeiten

Als Lösung für hybride Arbeitsgruppen positioniert sich ProjectManager, eine SaaS-App für das Arbeits- und Projektmanagement. Zu den wichtigsten Features gehören ein Kanban-

Board und verschiedene Sichten auf die Teamarbeit: Team-View, Sheet-View, Workload-View und Roadmap-View. ProjectManager unterstützt Gantt-Diagramme für die Darstellung von Aktivitäten auf einer Zeitachse, Checklisten, ein Projekt-Dashboard für den allgemeinen Überblick, Reporting, und vieles mehr.

Das Tool ermöglicht es Projektleitern, neue Vorhaben hinzuzufügen und ihren Teams bestimmte Arbeitsaufgaben zuzuweisen. Die Teammitglieder können Feedback, Kommentare und Dateien in Echtzeit austauschen. ProjectManager lässt sich mit Slack, Microsoft Project, Google Drive, Google Calendar und anderen Tools integrieren.

Smartsheet – Excel lässt grüßen

Ein Spreadsheet-basiertes Online-Tool für die Zusammenarbeit von Projektteams in und zwischen Unternehmen ist Smartsheet. Es erleichtert die Zusammenarbeit an Aufgaben, indem es alle zugehörigen Notizen, Dateien und Projektinformationen an einem zentralen Ort speichert, der über jeden Browser, jedes Gerät und jedes Betriebssystem zugänglich ist.

„Smartsheet kombiniert die allseits bekannten Eigenschaften von Tools wie Excel mit Funktionen wie automatisierte Workflows, Dateifreigabe, visuellem Timeline- Management und Diskussionsforen.“

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Smartsheet kombiniert die allseits bekannten Eigenschaften von Tools wie Excel mit Funktionen wie automatisierte Workflows, Dateifreigabe, visuellem Timeline-Management und Diskussionsforen. Das Tool lässt sich mit einer Reihe von Webdiensten integrieren, darunter Box, Salesforce und Google Workspace. Da die Software in hohem Maße anpassbar ist, können User Funktionen, die sie nicht benötigen, entfernen und andere hinzufügen.

Swit – Brainstorming inklusive

„From ideation to execution“ – ein ganzheitlicher Ansatz, der das gemeinsame Brainstorming in diversen Workspaces miteinschließt, so lautet das Versprechen von Swit. Das Tool deckt ansonsten Aufgaben wie Projekt-, Aufgaben- und Kalender-Management ab und unterstützt Gantt-Diagramme. Zudem bietet die App Diskussionsforen, in denen Teammitglieder via Nachrichten und Kommentare miteinander kommunizieren können.

Swit zielt vor allem auf Softwareentwickler. Das Tool hilft ihnen, Dateien mit Teammitgliedern zu teilen, den Fortschritt ihrer Aufgaben zu verfolgen und den gesamten Lebenszyklus einer Software zu verwalten. Die Swit-Software lässt sich mit Google Workspace und Microsoft- 365-Apps integrieren. Die Swit-Website bietet derzeit keine detaillierten Sicherheitsinformationen; wenden Sie sich an den Anbieter, um Einzelheiten zu Verschlüsselung, Authentifizierung und Compliance zu erfahren.

Teamwork – professioneller Allrounder

Das cloudbasierte Teamwork hilft Projektteams mit Task-Listen, Boards, Gantt-Diagrammen, Templates und vielen weiteren Funktionen, die Zusammenarbeit zu verbessern und dabei Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Projektfortschritte deutlich zu machen. Die All-in-One-Plattform bietet Teams einen zentralen Ort, an dem User Ideen austauschen und Feedback einholen können, um schneller zu entscheiden. Zahlreiche Apps für diverse Aufgaben können eingebunden werden.

Interessant sind die Möglichkeiten, Projektarbeiten zeitlich genau abzurechnen. Außer­ dem können Projektteams Kunden zu Vorhaben einladen, ohne dass diese gesondert abgerechnet werden. Zu den Funktionen von Teamwork gehören neben dem Projektmanagement auch gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Helpdesk, Team-Chat, Videoanrufe und Bildschirmfreigabe. Integrieren lassen sich Tools wie Slack, Microsoft Teams, Dropbox und viele andere.

Trello – Kanban bestimmt die Nutzung

Mit Trello hat Atlassian ein Online-Tool für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit auf dem Markt, das auf einem Kanban- Framework basiert. Die Darstellung dessen, wer im Team woran arbeitet, ist besonders übersichtlich. Trello bietet ein digitales Board, das es Projektleitern ermöglicht, Aufgaben zu definieren, zu organisieren und zu priorisieren, Fristen zu setzen und den Fortschritt von Projekten zu überwachen.

Teammitglieder können sogenannte Trello- Karten verwenden, um zusammenzuarbeiten, Dokumente anzuhängen und Kommentare zu ihren Aufgaben hinzuzufügen. Sie können zudem Befehle in natürlicher Sprache verwenden, um Aufgaben zu automatisieren. Trello kann über das Web, die Desktop-Apps für Windows und MacOS sowie die mobilen Apps für Android und iOS genutzt werden. Das Tool lässt sich mit Dutzenden von Drittanbieter- Apps und -Diensten integrieren, darunter GitHub, Slack, Jira, Google Drive, OneDrive und mehr.

Wimi – Sicherheit First

Ein Projektmanagement- und Kollaborationstool, das sowohl on-Premises als auch in der Cloud eingesetzt werden kann, ist Wimi. Auch Wimi hilft Teams, effizienter zu arbeiten, indem es den Mitgliedern ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen, den Projektfortschritt zu überwachen und Fristen zu verfolgen. Dabei punktet das Tool mit einem hohen Sicherheitslevel.

Wimi bietet Messaging-Kanäle, Dateien, Aufgaben, Kalender und Videokonferenzen, um Teams bei der Zusammenarbeit an Projekten über mehrere Apps und Geräte in einem Online-Bereich zu unterstützen. Es lässt sich mit anderen Produktivitätsanwendungen und -diensten wie Evernote, Microsoft 365, Google Workspace und Dropbox integrieren.

Wrike – den Arbeitstag einfach organisieren

Die Kollaborationssoftware Wrike, die inzwischen Citrix gehört, bietet eine benutzerfreundliche Navigation und flexible Projektansichten. In-App-Benachrichtigungen helfen, alle Mitglieder eines Teams auf dem Laufenden zu halten und über die neuesten Projektaktualisierungen zu informieren. Die Beteiligten können Projekte mit Kanban-Boards, Gantt- Diagrammen oder den vorgefertigten Workflow-Vorlagen von Wrike verfolgen.

Das Tool bietet die Integration mit einer Reihe von Unternehmensanwendungen wie Salesforce, Tableau und Slack sowie einen Offline- Modus, damit Teams Wrike auch dann nutzen können, wenn sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Wrike ist über das Web, Desktop- Apps für macOS und Windows sowie über mobile iOS- und Android-Apps verfügbar.

Miro – ein Whiteboard für alle

Mit einem großen virtuellen Whiteboard (plus Post-its) und einem breiten Funktionsumfang, darunter Mindmaps, Kanban Boards und einem Wireframe-Baukasten für das Webdesign, punktet Miro. Arbeitsgruppen schätzen die intuitive Bedienbarkeit und die Möglichkeit, für die Zusammenarbeit eine Reihe anderer Tools inte grieren zu können.

Zur passiven Teilnahme an einem Miro-Board können auch Mitarbeiter ohne Konto per E-Mail eingeladen werden. Miro bietet viele Vorlagen wie Grids, Diagramme, Templates und mehr.

MS Project for the Web

Während „MS Project Online“ in vielen Betrieben als ausgereifte Projekt-Management-Lösung gesetzt ist, hat das Unternehmen mit „MS Project for the Web“ auch eine einfache Einstiegssoftware für cloudbasierte Zusammenarbeit und Projekt-Management im Angebot. Mit Task Management, Kanban Board und Zeitleiste werden wichtige Basisfunktionen geboten. Der eigentliche Vorteil liegt aber in der tiefen Integration in das Microsoft-Ökosystem (Teams, Power BI, SharePoint etc.).

Wer tiefergehende Features – etwa in den Bereichen Projekt- Controlling, Ressourcenverwaltung, Finanzmanagement oder Programm- und Portfolio-Management - braucht, wird allerdings nicht glücklich und sollte Project Online oder eine andere, professionellere Lösung in Betracht ziehen. Microsoft-Kunden können MS Project for the Web möglicherweise längst nutzen, weil es im Rahmen ihrer Lizenzvereinbarungen freigeschaltet ist. Prüfen lässt sich das unter project.microsoft.com.