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Digitalisierung: Fangen Sie einfach bei der Rechnung an


TASPO GARTEN-DESIGN - epaper ⋅ Ausgabe 5/2019 vom 05.07.2019

Kein Tag vergeht ohne neue Meldungen, wie die Digitalisierung die Zukunft verändern wird. In der Praxis ist der Weg in die digitale Welt für GaLaBau-Betriebe weit weniger aufregend – aber enorm hilfreich. Es geht zunächst um die Speicherung von Informationen in digitaler Form und deren Verarbeitung. Unternehmerin Jana Vielsack wagte diesen Schritt, begleitet von Unternehmensberater Alexander Tockuss.


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Bildquelle: TASPO GARTEN-DESIGN, Ausgabe 5/2019

Vor der Umstellung hatten die Rechnungen auch im Betrieb der Firma Akzente eine lange Reise vor sich. Die neue digitale Welt ist einfacher, so jedenfalls erlebt es Jana Vielsack vom GaLaBaubetrieb Akzente ...

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... nach der Umstellung.


Fotos: Imago/privat

Immer verfügbar, allzeit erreichbar, Shoppen rund um die Uhr, die Lieferung der Wunschliste über Nacht – vielleicht sogar bald per Drohne – so sieht unser digitalisiertes Leben zurzeit aus. Der Schlüssel, damit dies alles reibungslos funktionieren kann, liegt in der Vernetzung von Daten - und das in Echtzeit. Wir stehen an der Schwelle zur vierten industriellen Revolution mit Dienstleistungs-Robotern, 3D-Druckern, autonomen Fahrzeugen, künstlicher Intelligenz und Möglichkeiten, an die wir im Moment noch gar nicht denken. Nicht alles davon muss man begrüßen, aber: „Trotz aller Skepsis ist es enorm wichtig, sich als Betrieb der digitalen Welt zu öffnen und die Vorteile für das eigene Unternehmen zu analysieren“, fordert Unternehmensberater Alexander Tockuss auf. Denn digitale Vernetzung bedeute im täglichen Arbeitsablauf meist weniger Arbeitsschritte, eine geringere Fehleranfälligkeit, eine höhere Qualität sowie einen besseren und schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen.

Prozesse digital vernetzen

Der GaLaBau ist eine Branche, die sich zwischen Dienstleistung, Handwerk und Baugewerbe bewegt, entsprechend hoch ist die Vielfalt der Unternehmen. Dennoch haben alle Betriebe zwingend eine Buchhaltung zu führen, im eigenen Haus oder aber über einen Steuerberater. Für Tockuss ist dies der ideale Einstieg in die Digitalisierung, weil sich an das Buchhaltungssystem viele weitere Schnittstellen andocken lassen.

Eine erfolgreiche Umsetzung bedarf am Anfang eines „Mind- Change“. Damit ist die Einstellung zur Digitalisierung und die damit verbundene Veränderungsbereitschaft gemeint. „Neue digitale Prozesse müssen für eine erfolgreiche Umsetzung zuerst bis ins Detail durchdacht und strukturiert werden. Dieser anfängliche zeitliche Mehraufwand ist vom Unternehmen einzukalkulieren.“ Die Digitalisierung ist die Vorstufe der Automatisierung, also die Weitergabe und Bearbeitung aller Informationen ohne einen Systembruch.

Die lange Reise einer Rechnung

Vor der Umstellung hatten die Rechnungen auch im Betrieb der Firma Akzente in Kämpfelbach eine lange Reise vor sich: Frisch aus dem Briefumschlag entnommen, erfolgte der Eingangsstempel, danach die formelle Prüfung und im Anschluss die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Nach der Freigabe gab es eine Kopie für den Lieferantenordner und eine weitere für die Bauakte. Das Originaldokument landete in der Buchhaltung oder im sogenannten Pendelordner für den Steuerberater, den dieser in der Regel erst nach Ablauf des Monats erhielt. Bis zur Rückgabe dieses Ordners vergingen häufig zwei bis vier Wochen. Danach kam das Original ins Ablagesystem des Unternehmens. Das bedeutet, auch die Zahlen der betriebswirtschaftlichen Auswertung lagen häufig erst zwei bis vier Wochen nach Monatsende vor und – falls keine Kopien gezogen wurden – war ein Zugriff auf die letzten Monatsrechnungen in dieser Zeit sogar unmöglich.

Die neue digitale Welt ist einfacher, so jedenfalls erlebt es Jana Vielsack nach der Umstellung. Sie führt zusammen mit ihrem Vater die Geschäfte der Firma Akzente. Als Mitglied hatte sie beim Verband Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau nach einem Berater nachgefragt. Sie wagte den Schritt in die Digitalisierung, als sie den Steuerberater wechselte.

„Alexander Tockuss hat uns gemeinsam mit dem Steuerberater und dessen positiver Erfahrung schnell von den Vorteilen der digitalen Buchhaltung überzeugt“, erzählt Vielsack. Heute scannt sie Eingangsrechnungen im Papierformat ein und leitet diese zusammen mit den bereits in digitaler Form erhaltenen Eingangsrechnungen jeden Tag an das Steuerbüro weiter. „Das geht im Büroablauf nebenher und ist kaum ein Mehraufwand. Für die Bestückung des Pendelordners habe ich mir früher immer mindestens einen Vormittag pro Monat freigehalten und es war nicht mein Lieblingsgeschäft“, erinnert sich Vielsack.

Das Steuerbüro bearbeitet die Eingänge heute tagesaktuell. So können Zahlungsvorschläge aus dem Buchhaltungssystem generiert und durch die Verknüpfung mit dem Banksystem ganz einfach durch den Betrieb zur Zahlung freigegeben werden. „Sehr komfortabel finde ich, dass ich die Rechnungsdateien gleich in die entsprechenden digitalen Ordner verschieben kann“, so die Unternehmerin. Die Software erkennt den Kreditor, weiß den richtigen Skontobetrag und so ist alles blitzschnell auf den Weg gebracht. „Ich bin kein Computercrack, aber die Handhabung ist wirklich einfach. Ich musste noch kein einziges Mal beim Steuerberater um Hilfe bitten“, erklärt sie stolz.

Kein Luxus: Tagesaktuelle Daten

Was die junge Unternehmerin besonders beeindruckte ist die Tatsache, dass die Daten der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) tagesgenau vorliegen: „Ich bin nicht mehr auf die Öffnungszeiten des Steuerbüros angewiesen und kann mir jederzeit die aktuelle BWA ansehen.“ „Wir haben durch die Digitalisierung einen Zugriff in Echtzeit erreicht. Zudem erhöht sich die Qualität der unterjährigen Buchhaltung, denn diese kann viel mehr auf eine abschlussorientierte Monatsauswertung ausgerichtet werden“, so der Unternehmensberater. Auf Knopfdruck stehen täglich passgenaue Auswertungen zur Verfügung. Das vereinfacht die laufende Plan-Ist-Abstimmung in den Betrieben und erhöht die Möglichkeiten des Controllings. „Ein weiterer Aspekt ist die zeitliche Entlastung in allen Bereichen. Das schafft freie Kapazitäten bei den Mitarbeitern und auch beim Chef“, erklärt Tockuss. Diese können dann beispielsweise für eine bessere Baustellenplanung oder ein verbessertes Baustellencontrolling genutzt werden. Bereiche, in denen der Berater erhebliche Ertragssteigerungsmöglichkeiten sieht.

Selbst Vermerke auf digitalen Rechnungen sind durch Zusatzanwendungen machbar. Ein „Smart-Login“ ermöglicht dem Unternehmer den Zugriff völlig ortsungebunden über sein Smartphone. So sind baustellenrelevante Rückfragen oder Unklarheiten rasch gelöst.

Für Tockuss ist die Buchhaltung der ideale Einstieg fürjedes Unternehmen in das digitale Zeitalter, denn hier treffen sich alle Daten. „Stellt der Unternehmer beispielsweise fest, dass die Energiekosten in diesem Monat weit über dem sonst üblichen Betrag liegen, kann er durch seinen Online-Zugang auf dem Konto Energiekosten alle verbuchten Aufwendungen einsehen.”

In diesem Beispiel war dem Chef die Heizöllieferung entgangen. „Er hatte sie einfach nicht mehr im Gedachtnis und mit nur wenigen Schritten ersparte er sich langere Grübelei”, erlautert Tockuss ein einfaches Praxisbeispiel.

Durch die Nutzung weiterer Schnittstel- len können „Doppelstrukturen” abge- schafft werden. Es ist möglich, fast jede gangige Branchensoftwarean dasvon 95 Prozent aller Steuerberater benutzte DATEV-System zu koppeln, so dass sich selbst Daten im Excel-Format übertra- gen lassen. Ausgangsrechnungen können somit aus dem Rechnungspro- gramm der Branchensoftware oder aus dem Warenwirtschaftssystem an die On- line-Buchhaltung transferiert werden - ohne Zwischenschritt. „Mittlerweile gibt es viele kleine Zusatzprogramme oder Softwareanwendungen, die in individua- lisierter Version die perfekten Helferlein sind und praktische Automatismen bei der Speicherung oder Zuordnung über- nehmen”, weifi Tockuss. Füreine Kopplung an das DATEV-System spricht für den Berater auch, dass dort alle eingescannten Dokumente revisi- onssicher archiviert werden. Das Re- chenzentrum verfüge über Sicherheits- stufen, die sich kein GaLaBaubetrieb leisten könne. „Aus meinerSicht lohntes sich, die Archivierung und somit den Schutz vor existenzbedrohenden Viren den Profis zu überlassen”, so Tockuss.

Die Vorarbeiter der Firma Akzente sind inzwischen mit Tablets ausgestattet, in die sie die Tagesberichte eingeben und digital ins Büro und in die Lohnbuchhal- tung übermitteln. Im analogen Zeitalter war mit dieser Informationsübertragung eine Vielzahl von fehleranfalligen sowie zeit- und arbeitsintensiven Arbeits- schritten verbunden. „Wir im Büro prü- fen die Eingange lediglich noch kurz und ordnen sie direkt den Baustellen zu. Da- mit alles reibungslos und schnell funk- tioniert, haben wir in einen neuen Server investiert”, erlëutert Vielsack.

Mittlerweile sind alle Firmenfahrzeuge mit GPS-Sendern ausgestattet, die nicht nur eine Ortung bei Diebstahl zulassen, sondern auch eine konkrete Verbuchung der Fahrzeugkosten auf die einzelnen Baustellen ermöglichen. „Der Fairness- Faktorden Kunden gegenüberistextrem hoch, da alles überprüfbar vorliegt”, so die Jungunternehmerin

Einen weiteren digitalen Wunsch gibt es bereits: „Unser Landschaftsarchitekt hëtte gern eine Drohne, die in der Lage ist, Aufmafie aus der Luft zu erledigen. Doch diese Investition muss noch ein bisschen warten.”

Mehr unter: www.rwt-gruppe.de

Ein zertifiziertes Rechenzentrum verfügt über Si- cherheitsstufen, die sich kleinere Unternehmen sonst nicht leisten könnten. Grafik: Bitkom

VORTEILE FÜRS BÜRO

Die digitale Buchhaltung bringt einige Vorteile, die über den reinen Kampf gegen die Papierflut hinausgehen:

• Entlastung von Routinetätigkeiten & Schaffung zusätzlicher Kapazitäten
• Pendelordner zur Steuerkanzlei wird überflüssig
• Vermeidung von „Doppelstrukturen“
• Nutzung von digitalen Schnittstellen
• Zugriff auf BWA und Unternehmensdaten in „Echtzeit“
• Höhere Qualität der unterjährigen Buchhaltung
• Revisionssichere Archivierung der Belege

AUTOR

Alexander Tockuss

unterstützt in betriebli- chen Veran- derungspro- zessen. Tockuss ar- beitet seit über 20 Jahren als betriebswirtschaftlicher Berater und ist langjahriger Geschafts- führer der RWT Unternehmens- beratung GmbH in Reutlingen. Er ist Partner des Verbandes Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau Baden-Württem- berg e.V., betriebswirtschaftlicher Wegbegleiter verschiede- ner Mitgliedsunternehmen und Leiter mehrerer ERFA-Gruppen.