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digital@M: MÜNCHEN setzt auf eigenständige DIGITALTOCHTER


CIO - epaper ⋅ Ausgabe 4/2020 vom 07.02.2020

Mit digital@M hat die Stadt München als erste öffentliche Verwaltung Deutschlands eine eigene IT-Beratung gegründet. Geschäftsführer und CIO Peter Janze soll helfen, die Digitalisierung der Kommune voranzutreiben.


Artikelbild für den Artikel "digital@M: MÜNCHEN setzt auf eigenständige DIGITALTOCHTER" aus der Ausgabe 4/2020 von CIO. Dieses epaper sofort kaufen oder online lesen mit der Zeitschriften-Flatrate United Kiosk NEWS.

Bildquelle: CIO, Ausgabe 4/2020

Peter Janze (3. von links) mit Teammitgliedern von digital@M


„Die Idee hinter digital@M ist, digitales Know-how im kommunalen Bereich aufzubauen und zu bündeln,“ erklärt Peter Janze. Engagiere die Stadt externe Berater für Projekte, müssten die sich meist erst in die Besonderheiten der Kommune einarbeiten. Zudem gehe die erarbeitete Kompetenz möglicherweise wieder verloren, wenn Ansprechpartner ...

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„Die Idee hinter digital@M ist, digitales Know-how im kommunalen Bereich aufzubauen und zu bündeln,“ erklärt Peter Janze. Engagiere die Stadt externe Berater für Projekte, müssten die sich meist erst in die Besonderheiten der Kommune einarbeiten. Zudem gehe die erarbeitete Kompetenz möglicherweise wieder verloren, wenn Ansprechpartner den Dienstleister verlassen. Beide Probleme soll digital@M lösen. Zugleich will die Stadt so die externen Beratungskosten senken.

Ausschreibungspflichten für Projekte und isoliert arbeitende IT-Abteilungen in den Referaten hindern behördliche IT-Entscheider oft daran, Vorhaben schnell umzusetzen. Die Stadt München gründete daher 2018 ein zentrales IT-Referat unter der Leitung von CIO Thomas Bönig, in dem die IT-Kompetenzen der Stadt zusammenfließen. Ziel ist es, das vorhandene IT-Wissen bestmöglich zu nutzen und Prozesse End-to-End zu steuern. Die Referate sind nun sozusagen die Kunden der IT-Abteilung.

Im nächsten Schritt gründete die Stadt Anfang 2019 die digital@M GmbH als 100-prozentiges Tochterunternehmen. Dieses bildet zwar eine von drei Säulen des neuen IT Referats, ist jedoch nicht direkt in der städtischen Organisation verankert. Vielmehr können Peter Janze und sein Team als eigenständiger Dienstleister agieren. Die Hauptaufgabe von digital@M ist, wichtige Digitalisierungsmaßnahmen der Stadt mit Beratung und Fach-Know-how zu unterstützen. Die beiden anderen Säulen des Münchner IT-Referats sind IT@M, zuständig für IT-Services, Infrastruktur und Betrieb, sowie der Bereich STRAC (IT-Strategie, IT-Steuerung & IT-Controlling).

Agilität statt Amtsschimmel

Janze kennt sich aus mit kommunalen Prozessen. Schon vor seinem Einstieg bei der Stadt München schaffte er es im Wettbewerb CIO des Jahres 2018 unter die Finalisten in der Kategorie Public Sector. München sei die erste Stadtverwaltung Deutschlands, die eine eigene Digitaltochter gegründet hat, so der Manager. „Kommt die Stadt mit einem Auftrag auf uns zu, können wir gleich anfangen zu arbeiten, ohne langwierige Vorlauf- oder Einarbeitungszeit“. Das sei gerade in komplexen und übergreifenden Projekten wichtig, in denen häufig auch politische Prioritäten eine Rolle spielten.

München ist momentan der einzige Auftraggeber von digital@M. Die Stadt will jedoch weiterhin auch andere externe Berater über Ausschreibungen beauftragen. Die Digitaltochter agiert eigenständig und muss wirtschaftlich auf eigenen Beinen stehen können. „Als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer GmbH sind wir nicht vollständig den umfassenden Regularien und Formalitäten wie in Behörden unterworfen; so können wir unabhängiger und agiler arbeiten“, erläutert Janze. „Wir haben das Unternehmen auf der grünen Wiese und ohne klassische Abteilungsstruktur aufgebaut. Methoden wie Scrum und Design Thinking sind Teil unserer täglichen Arbeit, um neue Ideen und Ansätze zu fördern.“

Die mittlerweile fast 30 Mitarbeiter von digital@M vereinen Aspekte der modernen Arbeitswelt mit den Anforderungen der öffentlichen Verwaltung. Der Frauenanteil liegt bei über 50 Prozent, das Alter zwischen 20 und 50 Jahren. Neben Beratern sind beispielsweise auch Experten für kommunale Fachverfahren Teil des Teams. „Diese Kollegen“, so Janze, „sprechen einen anderen Personenkreis an als klassische Berater. Sie kennen die Welt der Stadtverwaltung und können mit den städtischen Mitarbeitern auf Augenhöhe sprechen.“ Sie brächten nicht nur das technische Know-how mit, sondern auch Soft Skills und Empathie, um eventuelle Konflikte zu lösen. So könne sein Team auf allen Ebenen und quer durch die Organisation der Stadt agieren.

Ohne Marketing keine Innovation

Solche sozialen Kompetenzen sind für Peter Janze wichtig, um die Digitalisierung in Behörden voranzutreiben. „Viele Mitarbeiter in öffentlichen Verwaltungen sind Veränderungen gegenüber skeptisch eingestellt,“ beobachtet er. „Wir müssen ihnen vermitteln, dass ihnen niemand ihre Aufgaben und Tätigkeiten wegnehmen möchte.“ Es gehe darum, gemeinsam neue Arbeitsweisen zu entwickeln, um Aufgaben besser, schneller und in höherer Qualität zu erledigen. Dafür brauche es Feingefühl und die richtige Sprache.

Wichtig ist für den Geschäftsführer auch, Marketing für die Digitalisierung zu machen. Hierzu hat die Stadt eine Digitalstrategie bis 2025 erarbeitet. Darin sind auch Informationsmaßnahmen für Verwaltungsangestellte und Bürger beschrieben.

Besonders wichtig ist den Verantwortlichen auch die „Digital Charta“ unter dem Motto „Der Münchner Weg der Digitalisierung für und mit den Menschen“. Darin legt die Stadt unter anderem Rahmenbedingungen fest, die sie im Transformationsprozess berücksichtigt. In der Charta steht beispielsweise, dass für Mitarbeiter intern Perspektiven geschaffen werden sollen, wenn Aufgaben wegfallen. Weiterbildung und erworbene Qualifikationen müssten mit einer adäquaten Aufwertung und anspruchsvolleren Tätigkeiten einhergehen.

S/4 HANA und Windows 10

Eines der größten Projekte, in denen digital@M die Stadt München unterstützt, ist die Migration der SAP-Anwendungen auf S/4 HANA. Davon sind vor allem die Bereiche Finanzen, Personal, Logistik und Immobilien betroffen. Die Migration der bisherigen LiMux Client-Systeme auf Windows 10 ist ein weiteres Großprojekt. Weitere Vorhaben, darunter eine E-Invoicing-Plattform, Drohnen für den Feuerwehreinsatz oder „Pepper“-Roboter für Services in den Bürgerbüros werden laut Peter Janze ebenfalls geprüft.

Eines der größten Projekte, in denen digital@M die Stadt München unterstützt, ist die Migration der SAP-Anwendungen auf S/4 HANA. Davon sind vor allem die Bereiche Finanzen, Personal, Logistik und Immobilien betroffen. Die Migration der bisherigen LiMux Client-Systeme auf Windows 10 ist ein weiteres Großprojekt. Weitere Vorhaben, darunter eine E-Invoicing-Plattform, Drohnen für den Feuerwehreinsatz oder „Pepper“-Roboter für Services in den Bürgerbüros werden laut Peter Janze ebenfalls geprüft. auf Datenschutzaspekte könnte etwa die europäische Cloud-Initiative Gaia-X oder eine sehr enge Zusammenarbeit mit dem Freistaat für die Stadt eine Alternative sein.

Peter Janze Geschäftsführer und CIO der digital@M GmbH


„Wir haben das Unternehmen auf der grünen Wiese und ohne klassische Abteilungsstruktur aufgebaut.“


Ein wichtiges Thema für Janze ist auch künstliche Intelligenz beziehungsweise Machine-Learning. Er kann sich verschiedene Einsatzbereiche vorstellen, beispielsweise die automatische Dokumentenerkennung bei Anträgen, eine intelligente Verkehrssteuerung oder Smart-City-Initiativen. Noch aber fehle es an Grundlagen wie automatisierten Fachverfahren.

Jens Dose [redaktion@cio.de]


Fotos: digital@M GmbH