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ECM als Multitalent. Raffiniert verknüpft & integriert


DOK.magazin - epaper ⋅ Ausgabe 5/2019 vom 25.10.2019

#Software-Verknüpfung, #Integrations-Tools, #Datenaustausch, #Offene-Schnittstellen, Virtual-File-System-Technologie

Artikelbild für den Artikel "ECM als Multitalent. Raffiniert verknüpft & integriert" aus der Ausgabe 5/2019 von DOK.magazin. Dieses epaper sofort kaufen oder online lesen mit der Zeitschriften-Flatrate United Kiosk NEWS.

Bildquelle: DOK.magazin, Ausgabe 5/2019

Dr. Michael Duhme ist Pressesprecher derwindream GmbH , dem Hersteller des ECM-Systems windream. Die Lösung ist seit 2003 weltweit patentgeschützt und gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit 95 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, ...

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Dr. Michael Duhme ist Pressesprecher derwindream GmbH , dem Hersteller des ECM-Systems windream. Die Lösung ist seit 2003 weltweit patentgeschützt und gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office-Bereich als auch im SAP-Umfeld. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit 95 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika und Afrika.

www.windream.com

Die Integration, d.h. die Verbindung bzw. die Verknüpfung von Software-Lösungen, kann – je nach vorhandener Infrastruktur und den im Unternehmen eingesetzten Applikationen – ein schwieriges Unterfangen sein. Insbesondere dann, wenn die funktionalen Voraussetzungen der zu integrierenden Anwendungen so unterschiedlich sind, dass eine sinnvolle und effizient arbeitende Integration nur mit hohem Programmieraufwand zu realisieren ist. „Integration“ im engeren Sinne bedeutet, dass ein bidirektionaler Datenaustausch zwischen beiden miteinander verbundenen Software-Systemen möglich sein muss. Dies wird oft schon durch die unterschiedlichen technischen Plattformen verhindert, auf der die Anwendungen basieren. Wie kann man diese Hürden überwinden?

„Offene“ Systeme bieten Integrations-Vorteile

Mit einem „offenen“ ECM-System sind Anwender deutlich im Vorteil. „Offen“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Entwicklern Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden, die „angezapft“ werden können, um ein ECM-System mit anderen Anwendungen zu verbinden. Ein Software Development Kit (SDK) etwa bietet Programmierern häufig eine genaue und sehr detaillierte Beschreibung des Objektmodells der Software und repräsentiert allein aufgrund dieser Tatsache eine sehr gute und häufig nachgefragte Möglichkeit, ein ECM-System so zu modifizieren und anzupassen, dass es mit den Produkten anderer Anbieter nahtlos kooperiert. Gleiches gilt dann natürlich auch für die umgekehrte Richtung, sofern der Hersteller der jeweils anderen Anwendung ein SDK anbietet.

So beruht beispielsweise das ECM-System windream auf einer patentierten Virtual-File-System-Technologie (VFS). Sie ermöglicht es, dass Fremdanwendungen grundsätzlich und ohne Einschränkungen auf die Inhalte des ECM-Systems, das sich als Laufwerk in den Windows Explorer integriert, zugreifen und enthaltene Daten für eigene Zwecke nutzen können. Gleiches gilt auch für das ECM-System selbst, denn es kann ebenfalls Daten aus Drittprodukten empfangen und zum Beispiel für die Indizierung von Dokumenten nutzen. Durch offene Schnittstellen und eine entsprechende System-Modifikation ist es letztlich sogar möglich, ein ECM-System so in eine andere Anwendung zu integrieren, dass der Anwender es als Applikation gar nicht mehr wahrnimmt, da das ECM-System vollständig „remote“ im Hintergrund einer Arbeitsplatzumgebung läuft und beispielsweise nur von einer dem Anwender vertrauten Fachanwendung heraus angesprochen wird.

Informations- und Datenaustausch per ECM-Anbindung

Eine Integration im Kontext eines ECM-Systems umfasst typischerweise die Realisierung der folgenden Anforderungen:

Übergabe von Dokumenten aus einer Drittanwendung an das ECM-System via Tools: Dokumente können über verschiedene Software-Tools an ein ECM-System übergeben werden. Dazu wird unter anderem der XML-Importmanager angeboten. Er ist in der Lage, Dokumente in das ECM-System zu übertragen und sie um Metadaten zu erweitern. Die Informationen aus den Metadaten werden dabei aus einer vorliegenden XML- oder TXT-Datei bezogen. Diese Daten werden nach dem Import des Dokuments zum Beispiel als Indizes oder generell für die Beschreibung der Eigenschaften des Dokuments genutzt und bilden häufig die Grundlage für gezielte Abfragen im Recherche-Modul des Systems.

PDF-COLD: Das PDF-COLD-Tool (die Abkürzung „COLD“ stand ehemals für „Computer Output on Laser Disc“) extrahiert Metadaten aus einem Druckdatenstrom, indem es die an einen Drucker geschickten Meta-Informationen eines zu druckenden Dokuments ausliest und an das ECM-System weiterreicht. Die Daten werden typischerweise in Form von PCL-Druckerbefehlen an das Ausgabegerät verschickt. Übergabe von Dokumenten aus einem ECM-System an eine Drittanwendung: Die eingesetzte und patentierte VFS-Technologie ermöglicht es Anwendern, mit jeder Client-Applikation als Drittprodukt ohne jegliche Integration auf das windream-Netzlaufwerk zuzugreifen, durch das das ECM-System repräsentiert wird. Dokumente können dadurch direkt im ECM-System abgelegt werden. Das Abrufen von Dokumenten, die sich im ECM-System befinden, durch eine Drittanwendung ist einfach. Wenn die Fremdanwendung grundsätzlich in der Lage ist, Dateien zu verarbeiten, dann kann sie auch die Inhalte von Netzlaufwerken verarbeiten. Die VFS-Technologie ermöglicht es, das windream-Netzlaufwerk wie jedes andere Netzlaufwerk zu adressieren.

Zugriff auf und Modifikation von Metadaten: Der Zugriff und die Möglichkeit der Modifikation von Metadaten in einem ECM-System erfordert normalerweise einen gewissen Programmieraufwand. Die windream GmbH geht in diesem Kontext einen anderen Weg, indem sie Anwendern den Application Connector zur Verfügung stellt. Der Konnektor ist in der Lage, zum Beispiel Metadaten in das ECM-System zu importieren oder sie zu aktualisieren, nachdem die entsprechenden Daten in der Drittanwendung geändert wurden.

Zugriff, Recherche und Datenaustausch: Die Recherche nach Dokumenten und beschreibenden Eigenschaften aus Drittanwendungen kann durch die Verwendung des Application Connectors ebenfalls sehr effizient durchgeführt werden.

Darstellung einer gelungenen ECM-Integration


Der Connector lässt sich so konfigurieren, dass ein Hotkey bzw. eine Tastenkombination ein spezielles Skript oder Tool aufruft und startet. Der Connector ist dadurch etwa in der Lage, Feldinhalte aus Drittanwendungen ohne Integration zu lesen. Dadurch ist eine Suche nach dem jeweiligen Dokument beispielsweise zu einem bestimmten Kunden oder Lieferanten einfach realisierbar.
So können etwa Mitarbeiter in der Buchhaltung nach Aufruf eines Buchungssatzes sofort alle mit dem jeweiligen Buchungssatz verbundenen Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen sichten, ohne dafür die eingesetzte Fachapplikation verlassen zu müssen. Auch zu Reisekostenabrechnungen – um ein weiteres Beispiel zu nennen – lassen sich die verknüpften Dokumente wie Quittungen und andere Belege ohne zeitliche Verzögerung aufrufen. Auf diese Art können beliebige Fachanwendungen, insbesondere aber ERP-, CRM- und Finanzbuchhaltungssysteme, mit dem Application Connector kooperieren. Generell sorgt der Konnektor für eine deutliche Zeitersparnis, wenn es darum geht, Dokumente mit Vorgängen zu verbinden, die innerhalb einer Fachanwendung ausgeführt werden.

Zugriff auf Metadaten in der Drittanwendung: Die Möglichkeit des Zugriffs auf Metadaten in der Drittanwendung hängt stark von der (offenen) Struktur der Fremdanwendung ab. Es ist möglich, auf vorhandene Daten in einer Datenbank der Drittanwendung zuzugreifen, wobei jedoch die Nutzung eines SDKs vorzuziehen ist, sofern ein SDK von dem entsprechenden Hersteller der Software zur Verfügung gestellt wird.
Das ECM-System windream unterstützt auch diese Art des Datenaustauschs, zum Beispiel durch das Tool DocMon (Document Monitor). Dabei handelt es sich um ein Dienstprogramm, das regelmäßig im Hintergrund eines Clients oder Servers gestartet wird, um eine vordefinierte Suchanfrage im ECM-System aufzurufen und dann ein Skript zu starten, das wiederum die gewünschten Informationen aus der Drittanwendung übernimmt. Der Document Monitor unterstützt sowohl eine Recherche anhand der Suche über Indizes als auch über die Dokumenttypen, anhand derer die Dokumente innerhalb des ECM-Systems klassifiziert worden sind.

Fazit

Reine Insellösungen sind in der vernetzten Welt nicht mehr gefragt: Um im Software-Markt weiterhin wettbewerbsfähig zu sein, kommt es vielmehr darauf an, die Vielzahl der verfügbaren Software-Lösungen so miteinander zu verbinden, dass sich im Rahmen der bestehenden IT-Infrastruktur eines Unternehmens eine Systemlandschaft „aus einem Guss“ ergibt. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Komponenten verfügbar sein, die genau dazu in der Lage sind.

In diesem Kontext spielt ein ECM-System eine zentrale, wenn nicht gar führende Rolle − geht es doch primär immer um die Erfassung, Erweiterung, Verwaltung und Archivierung des gesamten Unternehmenswissens. Mit den hier vorgestellten Tools zur Integration können Anwender sicherstellen, dass ein Datenaustausch zwischen ECM-, Office- und beliebigen weiteren Fachanwendungen wie ERP-, CRM- oder auch Buchhaltungssystemen möglich ist.

20. und 21. November 2019, Bochum

www.events.windream.com