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Hochkonjunktur für Remote-Audits


DOK.magazin - epaper ⋅ Ausgabe 5/2020 vom 28.10.2020

#Qualitätsmanagement, #Managementsysteme, #Rollen-und Rechtesystem, #Anforderungskataloge, #Zertifizierung


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Bildquelle: DOK.magazin, Ausgabe 5/2020

Johannes Woithon ist Geschäftsführer bei der orgavision GmbH. Das Unternehmen brachte 2009 seine gleichnamige Software-Lösung für Qualitätsmanagement, Organisation und Zusammenarbeit auf den Markt. Der Fokus der Anwendung liegt u.a. auf der Unternehmensdokumentation, der Organisationsentwicklung, sowie der Stärkung der internen Kommunikation für Unternehmen unterschiedlicher Branchen.

www.orgavision.com

Im Zuge der Corona-Krise steigt branchenübergreifend die Nachfrage nach der Durchführung von ...

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... Remote-Audits. Auf den erhöhten Bedarf haben sowohl die offiziellen Organe und Prüfgesellschaften als auch die Auditoren selbst schnell reagiert. Innerhalb kürzester Zeit legten Sonderregelungen das Verfahren eines Remote-Audits in der Krisenzeit fest. Viele davon haben noch Bestand.

Ob und inwieweit sich die Auditierungen aus der Ferne auch nach der Pandemie behaupten, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab – mit Sicherheit zählen die Qualität, die Effizienz und Nachhaltigkeit der Prüfungsvorgänge dazu. Einen wesentlichen Beitrag können hier Softwarelösungen leisten, die die Zertifizierungsanwärter kontinuierlich für ihr Qualitätsmanagement nutzen. Jene sorgen dann auch in einem Remote-Audit unter anderem für das schnelle Auffinden prüfungsrelevanter Dokumente.

Neue Regelungen definieren Handlungsrahmen

Möglich sind und waren die erfolgreichen Zertifizierungen aus der Ferne während der C19-Krise auch dank der hohen Reaktionsgeschwindigkeit aller Beteiligten – angefangen bei den zu auditierenden Unternehmen bis hin zur Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS). Die innerhalb kürzester Zeit getroffenen Sonderregelungen gaben Allen Gewissheit über den Handlungsrahmen.

So ist zum Beispiel auf der Webseite des TÜV-Nord nachzulesen, dass normalerweise die Remote-Audit-Zeit nicht mehr als 50 Prozent der gesamten Auditzeit betragen solle. Auch dies habe sich in der aktuellen Situation geändert, schreibt man weiter. So könnten Audits – mit Ausnahme von Zertifizierungsaudits – in begründeten Ausnahmefällen bis zu 100 Prozent remote durchgeführt werden. Dies gelte dann, wenn beispielsweise den Auditoren aufgrund von Schutzmaßnahmen der Zugang verwehrt werden müsse oder der Prüfkandidat in einem C19-Hotspot-Gebiet beheimatet sei [1].

Auch zu den technischen Voraussetzungen gibt der TÜV-Nord Hinweise: Er empfiehlt als Grundlage Computer oder Notebook mit Internetzugang sowie die Nutzung von einschlägigen Videoplattformen (z. B. WebEx oder Skype) [2]. Schauen die Auditoren und ihre Ansprechpartner auf Unternehmensseite auch noch auf dieselbe Managementsoftware, die alle erforderlichen Dokumente lückenlos in ihrer aktuellsten Form übersichtlich bereithält, steht einem effizienten Remote-Audit nichts mehr im Wege.

Ohne Managementsystem geht es nicht

Gerade für große Konzerne, die von mehreren Auditoren überprüft werden, eröffnen sich mit der Durchführung von Remote-Audits neue Möglichkeiten. So könnten beispielsweise ein oder zwei Auditoren den Mandanten vor Ort überprüfen und die anderen Kollegen oder Fachexperten verfolgen das Audit virtuell und prüfen in der Zeit die Dokumente. Auf diese Weise lässt sich für alle Beteiligten viel Zeit und Geld sparen. Voraussetzung für ein Remote-Audit ist jedoch der Einsatz einer prozessunterstützenden Managementsoftware, die alle erforderlichen Dokumente enthält.

Empfehlenswert ist es, auf eine Anwendung zu setzen, die den Anforderungen eines integrierten Managementsystems genügt und gleichzeitig die Bereiche QM-Dokumentation sowie den Auf- und den Ausbau eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) unterstützt. Neben einer ausgeprägten Nutzerfreundlichkeit, die stets als Grundvoraussetzung für eine breite Anwendung innerhalb eines Unternehmens gelten muss, und technischen Selbstverständlichkeiten, wie etwa einem individuell konfigurierbarem Rollen- und Rechtesystem, muss eine Lösung auch funktional überzeugen. Der Anbieter orgavision beispielsweise setzt in seinem vielfach genutzten System im ersten Schritt auf die Einführung eines Qualitätsmanagement-Handbuchs – als Einstieg für alle Mitarbeitenden und Auditoren. Auf diese Weise erhalten alle einen schnellen Überblick über das komplette QM-System.

Darüber hinaus sind ein dokumentiertes Verfahren und das normgerechte Lenken von Dokumenten für eine QM-Software unverzichtbar. Wichtig sind hier vor allem die normgerechte Versionierung und die individuelle Festlegung seitens des Anwenderunternehmens hinsichtlich der einzelnen Freigabeschritte auf dem Weg zur Veröffentlichung.

Komfortable Voraussetzungen schaffen

Um in einem Remote-Audit zu überzeugen und eine echte Zeitersparnis zu erreichen, benötigen entsprechende Anwendungen natürlich auch einige Standardfunktionalitäten, die aktiv im Zuge der eigentlichen Prüfung unterstützen. Mit einer Auditierungsfunktion beispielsweise kann das Handbuch anhand eines Kriterienkatalogs geprüft und Feststellungen können dokumentiert werden. Sollte im Zuge des Audits eine Abweichung sichtbar werden, lässt sich sofort eine Maßnahme zur Beseitigung definieren und im System speichern. Gleiches gilt auch für Anmerkungen der internen oder externen Auditoren.

Zudem sollten Kriterienkataloge ohne großen Aufwand importiert und die Dokumentenstruktur für ein Audit dementsprechend aufgebaut und verknüpft werden können. Moderne Lösungen wie beispielsweise orgavision übernehmen beispielsweise auch automatisch den Versand von nachgelagerten Aufgaben an die richtigen Personen. Mit Hilfe von Kommentaren und dem Ereignismanagement erfüllen Anwender auch die von der DIN EN ISO 9001 und anderen Qualitätsmanagementnormen gefragten Anforderungen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).

Insgesamt sollten Audits sich mit Hilfe der eingesetzten Software optimal seitens der jeweiligen Organisation zertifizierungskonform vorbereiten lassen, indem bereits bestehende Anforderungskataloge übernommen und importiert werden. Bewähren wird sich in diesem Kontext auch die digitale Verknüpfung von relevanten Dokumenten.

Remote-Audits als Standard?

Die Hoffnung ist groß, dass auch die C19-Krise vorbeigeht und alle zum „normalen“ Alltag zurückkehren können. Doch muss das nicht unbedingt für Remote-Audits gelten. So ist auch in der DIN EN ISO 19011 – der Richtlinie zum Auditieren von Managementsystemen – erstmalig von Remote-Auditmethoden die Rede. Auf Behördenebene wird hier zurecht sehr genau beobachtet, und auch Auditoren und Zertifizierungsstellen werden ihre positive Rückmeldung an die DAKKS weitergeben.

Wenn sich Remote-Audits in dieser besonderen Zeit als Grundlage bewähren, können sie auch künftig überzeugen. Mitunter wird es häufiger hybride Varianten geben, in denen ein Teil remote und ein Teil persönlich vor Ort abgeprüft wird. Auch diese Kombination kann und wird einen echten Zeitgewinn und eine spürbare Kostenreduktion bedeuten, denn es macht naturgemäß einen Unterschied, ob ein Audit in den Räumen der jeweiligen Organisation mehrere Tage stattfinden muss oder nur wenige Stunden – weil der Rest aus der Ferne, idealerweise sogar zeitgleich, kontrolliert werden kann.

Fazit

Die Corona-Krise könnte sich für die Durchführung von Remote-Audits als Sprungbrett erweisen. Dass die Auditierung aus der Ferne das Potenzial zur Dauerlösung hat, beweist sie inzwischen seit mehreren Monaten. Sind alle Voraussetzungen – von der Internetverbindung über einen funktionsbereiten Computer bis hin zur bewährten Managementsoftware erfüllt – stehen die Chancen gut, dass auch künftig alle Beteiligten von den Vorteilen der Remote-Auditierung profitieren: nämlich von einem Effizienzgewinn auf allen Ebenen.

Referenzen
[1] [2]https://www.tuev-nord.de/de/unternehmen/zertifizierung/info-center/remote-audits