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Keine Mails, keine Meetings – ein junges Unternehmen geht neue Wege


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Computerwoche - epaper ⋅ Ausgabe 47/2021 vom 15.11.2021

Wenn Sie Mitarbeitende fragen, was sie an ihrem Job am liebsten ändern würden, steht vermutlich die Reduzierung von Anrufen, E-Mails und Meetings ganz oben auf der Liste. Daran hat auch die Pandemie nichts verändert, im Gegenteil. Führungskräfte verbringen im Mittel 23 Stunden pro Woche in Meetings, und 71 Prozent der Manager sind der Meinung, dass diese unproduktiv und ineffizient sind – egal ob digital oder im Besprechungsraum vor Ort. Um dieses Problem zu lösen, gäbe es einen einfachen und konsequenten Schritt: Meetings abschaffen! Diesen Ansatz hat das internationale Online-Medienunternehmen The Soul Publishing gewählt, indem es seine No-Meetings-Richtlinie einführte und interne E-Mails untersagte.

Warum Meetings meist ineffizient sind

Anstatt Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen, nutzen die meisten Unternehmen das Instrument des Meetings im Übermaß. Das kann aber schnell ...

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... zu einer „Eile-mit-

Wie wäre es also, wenn sich Mitarbeiter nicht mehr an einen von Meetings vorgegebenen Zeitplan halten müssten. Sie könnten ihren eigenen Rhythmus finden, ihre To-do-Listen selbst verwalten und insgesamt Dinge effizienter abarbeiten. Unternehmen, die den Mut haben, auf eine sogenannte asynchrone Kommunikation umzustellen, werden langfristig mehr Erfolg haben.

Wie man Meetings abschafft

Den Mut, alle Meetings abzuschaffen, hatte das global tätige Medienunternehmen The Soul Publishing, als es seine „No-Meetings“- Policy einführte. Das geschah allerdings nicht unbedingt freiwillig: Bei The Soul ergab sich aus der Unternehmensstruktur und den internen Arbeitsabläufen heraus die Notwendigkeit, eine alternative Art der Zusammenarbeit zu etablieren.

Den Grund beschreibt Patrik Wilkens, Vice President Operations bei The Soul Publishing, wie folgt: „80 Prozent unserer weltweit 2.200 Mitarbeiter arbeiten nicht in unseren Studios und Büros, sondern schalten sich remote zu. Unser Arbeitsumfeld ist sehr vielfältig und dynamisch, es erstreckt sich über 70 Länder, verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg.“ Wenn zwischen den Teams bis zu neun Stunden Zeitdifferenz lägen, sei eine zeitlich synchrone Zusammenarbeit einschließlich persönlicher Meetings nicht möglich. Mindestens ein Mitarbeiter müsste sich sonst immer außerhalb seiner Arbeitszeit zuschalten.

Mehr Erfolg lässt sich mit der Umstellung auf eine asynchrone Kommunikation erzielen – eingebettet in einen allgemeinen Projektzeitrahmen. Asynchrone Kommunikation innerhalb einer Belegschaft bedeutet den Verzicht auf regelmäßige Meetings. Außerdem müssen alle akzeptieren, dass E-Mails und andere Benachrichtigungen zeitverzögert beantwortet werden. Die Mitarbeiter haben so die Kontrolle darüber, wann sie mit ihren Kollegen kommunizieren.

Diese Form der Zusammenarbeit ist vor allem für dezentrale Organisationen perfekt. Aber auch Unternehmen, deren Mitarbeiter in derselben Zeitzone arbeiten, können von der asynchronen Kommunikation profitieren. Damit das Modell funktioniert, bedarf es laut Wilkens bestimmter Voraussetzungen und Vorarbeiten. „Ein Schlüsselprinzip, auf das wir neben der asynchronen Kommunikation setzen, ist radikale Transparenz“, sagt Wilkens. In einer stark dezentralisierten Arbeitswelt sei es unerlässlich, die Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, autonom Entscheidungen zu treffen. Dafür müssen sie ausreichend Zugang zu allen wichtigen Informationen haben.

Jedem Mitarbeiter einen ausreichenden Kontext über den Ablauf von Projekten im gesamten Unternehmen zur Verfügung zu stellen, war für The Soul Publishing ein wichtiger Schritt.

„Deshalb haben wir auch interne E-Mails verboten. Denn E-Mails sind das Gegenteil von Transparenz“, meint der Medienmanager. Jeder, der Zugang zu Informationen benötige, solle sie bekommen können – um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Projekte werden schriftlich verwaltet

Daher werden bei The Soul Publishing die meisten Projekte schriftlich verwaltet. Es besteht also kaum Notwendigkeit für Zoom-Sitzungen oder eine persönliche Kommunikation via Mail oder Telefon. Die meisten Interaktionen laufen über gemeinsam genutzte Tools und Plattformen, die allen am Projekt Beteiligten zur Verfügung stehen. Jeder hat den gleichen Zugang und ist sofort auf dem neuesten Stand.

Obwohl es einfach klingt, erfordert die Einführung eines Meeting-Verbots Weitsicht und Planung. Ein solches Vorgehen muss eingebettet in die Unternehmenskultur sein. „Ein Team zu haben, das nach diesem Modell arbeiten kann, beginnt schon mit der Rekrutierung: Man muss agile Mitarbeiter einstellen, die bereit sind, diese alternativen Ansätze zu übernehmen und die alte Arbeitsweise aufzugeben“, so Wilkens.

Mitarbeiter brauchen Zeit, um zu verstehen

Bei The Soul Publishing hat man schnell festgestellt, dass es ein längerer Onboarding-Prozess ist, bis sich neue Mitarbeiter an die unkonventionelle Unternehmenskultur gewöhnt haben.

Den Einsteigern wird als erstes beigebracht, wie die Beschäftigten untereinander kommunizieren. Es gibt bei jedem eine Lernkurve, und jeder neue Mitarbeiter braucht Zeit, um das zu verdauen, bevor er in den Arbeitsprozess einsteigen kann. Wenn ein Mitarbeiter nicht darauf trainiert ist, auf diese Art und Weise zu arbeiten, wäre wahrscheinlich das erste, was er tun würde, ein Meeting zur Klärung dieses Problems mit jemandem zu vereinbaren.

Auch bei der Digitalagentur gibt es Ausnahmen von der Regel, in besonderen Fällen sind Treffen erlaubt. Zu diesem Zweck gibt es ein Verfahren, wie eine Besprechung einzuberufen ist. Zunächst muss der Beschäftigte versuchen, das Problem mithilfe der Projektmanagement-Software zu lösen. Gelingt das nicht, muss mindestens 24 Stunden im Voraus eine Einladung mit einer Tagesordnung verschickt werden, und zwar nur an die Personen, die wirklich an der Besprechung teilnehmen müssen. Standardvor- gabe ist die Begrenzung auf zwei Personen und eine maximale Dauer von 30 Minuten. Nach der Sitzung muss der Inhalt dokumentiert und auf der Projektmanagement-Plattform veröffentlicht werden. Dieser nicht ganz so angenehme Vorbereitungsprozess solle die Leute dazu motivieren, Dinge ohne eine Besprechung zu lösen.

Die Abschaffung von Besprechungen hat zahlreiche Vorteile. Das Hauptziel besteht darin, die Effizienz und Produktivität zu steigern und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Zeit mit dem verbringen, was sie am besten können, anstatt sich in einen Prozess zu verstricken, der keinen Mehrwert bringt.

Asynchrone Kommunikation trägt dazu bei, die Konzentration aufrechtzuerhalten und gibt den Mitarbeitenden Zeit, klare Botschaften in schriftlicher Form zu formulieren. Dadurch werden Ablenkungen auf ein Minimum reduziert, und alle Mitarbeiter sind produktiv und können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren.

Vorteile des Verbots von Meetings

„Wir haben von neuen Mitarbeitern das Feedback bekommen, dass unser Modell ohne Meetings anfangs ungewohnt und etwas stressig ist. Aber sobald sie sich daran gewöhnt haben, fühlen sie sich befreit, und ihre Produktivität schießt in die Höhe. Wir haben so ein Umfeld geschaffen, in dem die Beschäftigten in kürzerer Zeit eine unglaubliche Produktivität erreichen können“, so Wilkens.

The Soul Publishing ist deswegen aber kein „unmenschliches“ Unternehmen geworden. Den sozialen Austausch mit den Kollegen gibt es nach wie vor. Schließlich sollen die Menschen den Kontakt zu ihren Arbeitskollegen nicht verlieren. Auch wenn in diesem Unternehmen alles, was für die Arbeit wichtig und notwendig ist, auf der Kollaborationsplattform gespeichert und geteilt wird, finden trotzdem noch das Gespräch und der soziale Austausch mit Kollegen statt.

Zu diesem Zweck hat das Medienunter nehmen soziale Plattformen eingerichtet, wie Buchclubs, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich austauschen können. Der Schwerpunkt liegt darauf, die Barrieren bei der Arbeit abzubauen. „Arbeit muss Spaß machen, und wir ver suchen die Prozesse so zu gestalten, dass sie Freude machen und gleichzeitig effizient sind, damit sich die Leute auf das konzentrieren, was sie am besten können. Sobald sie an fangen, mehr von dem zu tun, was sie gut können, werden sie im allgemeinen auch glück licher“, so Wilkens.

Eines der Kriterien, nach denen sein Unternehmen die Leistung von Teams bewertet, ist, wie gut sie Informationen über ihre Projekte und ihre Erfolge weitergeben und wie offen und transparent sie kommunizieren.

„Radikale Transparenz ist für die Menschen normalerweise unangenehm. Und genau hier kommt die Unternehmenskultur ins Spiel. Diesen Ansatz zu fördern, mit gutem Beispiel voranzugehen und den Mehrwert zu demonstrieren, ist die größte Herausforderung, der wir uns im Management stellen,“ so Wilkens.

Ohne Vorbereitung geht es nicht

Das Beispiel von The Soul Publishing zeigt, dass Führungskräfte nicht einfach über Nacht einen Schalter umlegen können, sondern dass sie zunächst transparente und asynchrone Kommunikationsprozesse im Unternehmen etablieren müssen. „Es reicht nicht aus, Meetings einfach abzuschaffen – man muss parallel auch interne E-Mails abschaffen, ein Projektmanagement auf Teamebene etablieren und eine Kultur herstellen, in der dieser Ansatz klar kommuniziert und gelebt wird. Erst wenn diese Schritte erfolgreich umgesetzt sind, können Sie erwarten, dass Ihr No-Meetings-Ansatz zu positiven Ergebnissen führt“, fasst Wilkens die Erfahrungen zusammen.

(hk)