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KISSCAL


Tattoo Kulture Magazine - epaper ⋅ Ausgabe 4/2021 vom 01.06.2021

LEMMI

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kissCal hat es sich zur Aufgabe gemacht, Tätowierern den Zugang zu gutem Controlling so einfach wie möglich zu gestalten. Als IT Profis mit jahrelanger Erfahrung in verschiedenen Bereichen zeichnen sich Lemmi und sein Bruder als Experten auf diesem Gebiet aus.

Welche Hürden ein Tätowierer bei der digitalen Terminkoordination überwinden muss und welchen Effekt die von Lemmi entwickelte Lösung auf ein Tattoo Studio hat, verrät er uns in diesem Interview.

Text: Sabrina Fotos: Markus Edgar Ruf

Hallo Lemmi, stell dich doch mal kurz den Lesern vor... Welchen Background hast du in Sachen Tattooing?

Eigentlich komme ich ja aus dem IT-Bereich. Ich hatte während meines Studiums eine eigene Firma für Individual-Software und war später viele Jahre bei Daimler verantwortlich für das IT-gestützte Kunden-Beziehungs-Management (sog. CRM-Systeme).

Mitte der 90er hatte ein sehr alter Freund von mir die Idee, ...

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... Tätowierer zu werden. Da musste ich dann regelmäßig zu Übungszwecken herhalten: erst kam die Schweinehaut, dann der Lemmi. Dieser Freund gründete später ein recht bekanntes Studio in Mannheim. Zu der Zeit war die Tattoo-Szene noch immer Sub-Kultur und man nahm es nicht so genau mit den behördlichen Auflagen. Meinen Hinweis, auch er müsse ein Kassenbuch führen, hatte er in den Wind geschlagen („Das macht bei uns keiner!“). Das holte ihn bei einer Steuerprüfung ein. Er wurde geschätzt und musste 30.000 Euro Steuern nachzahlen. Das war doppelt ärgerlich, denn es wäre so einfach zu vermeiden gewesen. Das ist im Übrigen kein Einzelfall, nur leider reden die Leute nicht oder nur ungern darüber.

Einige Jahre später lernte ich dann meine bessere Hälfte Tara kennen, die drei Jahre in oben genanntem Studio arbeitete. Als sie 2008, also vor 13 Jahren, ihr eigenes Studio eröffnete, war es für mich klar, ihr zu helfen. Insgesamt bin ich somit seit über 20 Jahren der Tattoo- und Piercing-Szene verbunden.

Kommen wir gleich zur Sache: Was bedeutet und was ist kissCal?

Der Name kissCal setzt sich zusammen aus „kiss“ für „keep it simple and smart“ und „Cal“ für „calendar“, wobei es viel mehr ist, als nur ein Kalender. Alles, was in einem Tattoo-/Piercing-Studio tagtäglich an Organisation und Papierkram anfällt, haben wir mit kissCal in einer Lösung zusammengefasst: die Erfassung von Kundendaten, den Terminkalender, eine Möglichkeit zur Beschreibung der Tattoo-Projekte mit Vorlagen-/Foto-Mappe, sowie einer Übersicht der Folgetermine. Außerdem viele hilfreiche bzw. erforderliche Formulare, eine automatische Terminerinnerung, Anzahlungslisten, die Service-Funktion Online Termine zu vereinbaren sowie Online-Gutscheine und vieles mehr. Natürlich alles mit automatischer täglicher Datensicherung.

Dazu bieten wir ein Sorglospaket Verträge (AGB, EVE, Datenschutzvereinbarung, Platzmietverträge etc.) sowie einen Organisations-Leitfaden mit wichtigen Infos, Tipps und Tricks aus insgesamt über 100 Jahren Erfahrung zahlreicher etablierter Studios.

Und seit kurzem auch das neue kissSign: komplett papierlose Einverständniserklärungen mit rechtssicheren digitalen Unterschriften (nach eIDAS Norm) und voll automatischer Ablage zu Kunden und Terminen.

Wie ist die Idee KissCal überhaupt entstanden?

Eigentlich aus der Not heraus. Tätowierer sind eher kreative Menschen und haben es in der Regel nicht so mit Organisation, Formalitäten und geordneter Ablage. Das kann ich verstehen: Wem macht sowas schon Spaß? Doch der alte Spruch „wer schreibt, der bleibt“ stimmt leider. Ich habe im Laufe der Jahre einige Künstler kennengelernt, die aufgrund fehlender oder mangelhafter Formalitäten sehr viel Geld zahlen mussten (Steuer, Betriebsprüfung, Klagen von Kunden…). Einige von ihnen kamen finanziell nie wieder auf die Beine.

Daher konnte ich mir irgendwann das kreative Chaos meiner Freundin Tara nicht mehr mit anschauen und meinte: „Lass mich da mal was bauen und du schaust, ob es dir hilft.“ Das war Anfang 2014, als ich ihr einen ersten Terminkalender mit ein paar Extras programmierte. Den ersten Monat hat sie noch alles parallel geführt, weil sie dem Ding nicht traute, aber das war ihr dann doch recht bald zu lästig. Ein paar Wochen später zogen dann auch die anderen in unserem Studio nach. Vieles wurde dadurch schlicht einfacher (vorausgefüllte Formulare, weniger Terminausfälle durch die automatischen Terminerinnerungen, gezielte Rundschreiben bei kurzfristigen Terminausfällen, Wartelisten…).

Die Idee, daraus ein Produkt zu machen, kam dann durch unsere Gast-Tätowierer, die meinten, dass das echt super wäre und sicherlich auch vielen anderen helfen würde. Ende 2015 konnte ich meinen Bruder Max mit ins Boot holen und wir brachten im Mai 2017 die erste Web-Version von kissCal auf den Markt. Nix installieren, Browser auf und gleich loslegen.

Mein Bruder hat viele Jahre Software für Banken entwickelt. Das kommt uns sehr zugute bei den Themen 100 prozentige Daten-Sicherheit (Ende-zu-Ende Verschlüsselung), Daten-Sicherung (gespiegelte Server, automatische Backups) und Skalierbarkeit des Systems (stabile Geschwindigkeit bei zunehmenden Datenmengen).

Welche Vorteile bietet kissCal?

Wenn Du mich das in diesen chaotischen Zeiten fragst (derzeit im vierten Lockdown): Bei einem Studio mit sechs Arbeitsplätzen würde ich ohne kissCal durchdrehen. Jeder in unserer Branche kennt das: Man möchte für einen Terminausfall mit dem Kunden einen Ersatztermin vereinbaren, kann ihn aber telefonisch nicht erreichen. Also schickt man ihm zwei, drei Vorschläge. Einige Stunden (oder Tage) später kommt dann die Antwort und er hat sich für einen Termin entschieden, der mittlerweile aber schon wieder vergeben ist. Also schickt man neue Vorschläge. Und so weiter und so weiter. Und das ganze jetzt für durchschnittlich 2 Termin am Tag, sechs Arbeitsplätze, fünf Monate Lockdown… Nein Danke!

Mit kissCal informiere ich alle betroffenen Kunden mit wenigen Klicks per SMS oder Email und zwar individuell und persönlich. Und wenn es wieder losgeht, erhalten die betroffenen Kunden noch vor allen anderen eine entsprechende Nachricht und können sich sofort ihre Ersatztermine buchen, online, rund um die Uhr. Mit minimalem Aufwand für mich.

Wir sehen es übrigens in unserer Verantwortung, auch über die Software hinaus mittels eines Newsletters regelmäßig über aktuelle Themen und Entwicklungen zu informieren. Das hier angesprochene Thema mit den Terminen haben wir beispielsweise in unserem Infoletter vom 25.4.2021 ausführlicher Beschrieben (siehe https://kissCal. tattoo/infoletter/#inhalte).

Mit kissCal verfolgen wir zwei große Ziele:

1. RECHTLICHE UND FORMALE ANFORDERUNGEN SINNVOLL IN DEN TAGESABLAUF INTEGRIEREN, MIT MINIMALEM AUFWAND FÜR DEN KÜNSTLER

2. MEHR SERVICE FÜR DIE KUNDEN, MIT MINIMALEM AUFWAND FÜR

DEN KÜNSTLER

Ein Beispiel: Viele stöhnen z.B. über die lästige Einverständniserklärung und die vielen Gesundheitsfragen, die man sich vom Kunden unterschreiben lassen muss. Ich hingegen habe bei meiner Thekenarbeit im Studio gelernt, dass es ausgesprochen gut ankommt, wenn man sich etwas Zeit für die Aufklärung des Kunden nimmt („Oh, das finde ich aber gut! Das macht auch nicht jeder…!“). Lästig fand ich aber immer: Kunden-Name und -Daten jedes Mal aufs Neue ausfüllen, alles abheften, sodass man es auch wiederfindet, wenn man es mal braucht und die ganze Zettelwirtschaft an sich. Ganz zu schweigen von dem Platz, den die ganzen Ordner einnehmen.

Und genau da setzt kissCal an: Der Kunde bucht seinen Termin online im Voraus und gibt seine Daten dabei selbst in mein System ein. Er schickt ggf. Bilder mit und überweist – ebenfalls online - seine Terminkaution. Im Studio schicke ich dann mit ein, zwei Klicks das Aufklärungs-Formular an mein Tablet, wobei alle Kunden- und Termindaten auto- matisch übernommen werden. Wenn ich jetzt das Aufklärungsgespräch mit dem Kunden führe, kreuze ich nur noch ein paar Felder an und lasse den Kunden direkt auf dem Tablet unterschreiben. KissCal (bzw. das neue kissSign) bettet die Unterschrift(en) verschlüsselt in das Formular ein und legt alles rechtssicher und Datenschutzkonform zu Kunde und Termin in unserer Cloud ab. Fertig.

Ich konzentriere mich auf den Kunden und die Beratung. Den Rest macht kissCal, komplett Papierlos. Wir haben in unserem Studio die Kunden- und Terminordner der Artists abgeschafft. Alles ist an einem Ort, in kissCal, und so jederzeit und überall mit wenigen Fingertipps greifbar.

Wie steht es denn im allgemeinen um die Digitalisierung im Tattoo Bereich? In welcher Phase denkst du bewegt sich das ganze Momentan?

Bedingt durch Corona, dem massiven Wachstum des Online-Handels, Click&Meet sowie der Digitalisierungsförderung der Länder befinden wir uns derzeit in einer enormen Wachstumsphase der Digitalisierung. Diese schlägt insbesondere in der Tattoo- und Piercing-Brache durch, da diese in der Vergangenheit eher, sagen wir, Old-School unterwegs war.

Noch nie war die Akzeptanz der Kunden auch in unserer Branche für z.B. Online-Termine so groß und zwar in allen Altersschichten. In unserem Studio werden mittlerweile 95% der Neukunden-Termine online gebucht.

Es ist ja auch für den Kunden viel praktischer: Er kann Abends in Ruhe auf dem Sofa nochmal seinen Schichtplan checken (oder den Stundenplan der Kinder), sich seinen Wunschtermin raussuchen und direkt buchen. Er muss keine Email schicken und hoffen, dass er irgendwann einmal eine Antwort bekommt. Auch Folgetermine bei größeren Tattoo-Projekten buchen sich unsere Kunden mittlerweile lieber selbst.

Zudem ist das ganze Thema Umweltschutz täglich in den Medien. Auch da liegen die Digitalisierung und alle papierlosen Abläufe voll im Trend.

Wo liegt deiner Meinung nach die Grenze einer Digitalisierung in einem Tattoo-Shop?

Die Grenz ist noch nicht einmal in Sicht. Wer hätte noch vor 10 Jahren geglaubt, dass der überwiegende Teil der Tätowierer einmal ihre Entwürfe digital auf einem Tablet erstellt (Stichwort Procreate)? Und die Branche ist da selbst ein Treiber, vielleicht ohne es zu wissen: Große Studios mit 40 Arbeitsplätzen und mehr, Studio-Ketten, zunehmend ausländische Tätowierer mit wechselnden Guest-Spots. All das verändert die Abläufe, schafft stärkere Dynamiken und treibt somit Innovationen.

Wie wurde das ganze Projekt überhaupt technisch entwickelt?

Wichtiger noch als die technische Entwicklung, finde ich den organisatorischen Background. Wir hatten uns in unserer Gründungsphase überlegt, ob wir Investoren mit ins Boot holen sollen, haben uns aber dagegen entschieden. Denn Investoren schauen immer auch auf den Return On Investment. Sie wollen in absehbarer Zeit mit ihrer Investition Gewinn machen. Da wird man dann schon mal genötigt, Wege einzuschlagen, die man eigentlich nicht gehen wollte. Wir können uns so zum Beispiel den Luxus erlauben, in unseren Nutzungsvereinbarungen die kommerzielle Nutzung der Daten klar auszuschließen. Die Daten gehören den Studios und Artists und das soll so bleiben.

Die Tattoo- und Piercing-Branche ist entgegen dem allgemeinen Image eher konservativ und nicht so einfach für Veränderungen zu gewinnen. Wir wollten uns daher nicht unter Druck setzen und haben unser Firmenkonzept langfristig angelegt: Minimale laufende Kosten, maximaler Atem. Keine eigenen Geschäftsräume (virtuelles Office), keine Angestellten (wir kaufen nach Bedarf ein). Das kam uns gerade jetzt in der Corona-Krise sehr zugute. Wir waren von staatlichen Unterstützungen vollkommen unabhängig und konnten trotzdem allen betroffenen Kunden ihr Abo zum Mindest-Satz von 10 Euro (bzw. kostenlos für die Kollegen aus Bayern) weiterlaufen lassen.

Technisch ist kissCal sowas wie ein Cloud-System mit verschiedenen Web-Services (kissCal, dessen Online-Termine und -Gutscheine, kissSign für digitale Unterschriften), läuft also in jedem beliebigen Browser auf jedem beliebigen Gerät. Wir haben uns aus guten Gründen gegen eine App für Smartphones entschieden. Vielmehr sind unsere Services an den Stellen responsive, d.h. auch passend für Smartphones, gestaltet, wo es Sinn macht: an der Schnittstelle zu den Kunden, wie z.B. bei den Online-Terminen. Natürlich kann jeder Tätowierer und Piercer seine Termine auch unterwegs auf dem Handy (Appel/Android) nachsehen über unser Google-Interface.

Was waren die größten technischen Herausforderungen?

Die größte Herausforderung war, die Komplexität vieler Themen für den Anwender einfach umzusetzen. Ein Termin ist nämlich unter Umständen etwas mehr, als nur Datum und Uhrzeit. Man muss viel mehr berücksichtigen:

• Wie sind die Arbeitszeiten des jeweiligen Artists? Hat sich da nicht gerade erst was geändert, weil die Tochter in die Schule gekommen ist?

• Muss ich einen gesetzlichen Feiertag berücksichtigen?

• Ist der Artist an dem Tag im Studio oder auf Convention oder evtl. bei einem Guest-Spot?

• Und bei Guest-Artists: Ist er an dem Tag überhaupt im Studio?

• Ist denn die Terminkaution zu dem Termin schon da?

• welche Allergien hatte der Kunde nochmal?

• Wie verschiebe ich den Termin schnell und einfach?

• Und bei der Terminerinnerung sollte man den Kunden nochmals daran erinnern, dass er zur Convention kommen soll und nicht ins Studio.

Damit kissCal eine Erleichterung und eine echte Lösung für das Studio und den Artist ist, muss es sich um all das und noch viel mehr kümmern und zwar voll automatisch. Denn für den Anwender sollte ein Termin einfach nur ein Termin sein.

Welche Funktionen umfasst kissCal heute und welche Funktionen sind noch wünschenswert?

KissCal ist ein umfassendes Studio-Management System, das wir aufgrund des aktuellen Trends der Branche (kleine Einzel-Ateliers auf der einen Seite, Studio-Ketten auf der anderen) skalierbar gestaltet haben: Man kann sich die Funktionen, die man gerne hätte, über unsere Assistenten einfach dazuschalten bzw. ausblenden. Einen kleinen Überblick der Funktionen könnt ihr den Bildern zu kissCal und kissSign entnehmen.

Das einfachste ist, man probiert es einfach mit unserem Test-Abo aus. Das gibt es kostenlos für einen Monat mit vollem Funktionsumfang und ohne automatische Verlängerung, also komplett unverbindlich.

Was die Weiterentwicklung von kissCal angeht, haben wir schon wieder ein paar, wie wir glauben, echte Knaller in Arbeit. Ich bitte aber um Verständnis, dass ich hier nicht konkreter werde.

Wie haben sich die Downloadzahlen von kissCal in den letzten Jahren entwickelt?

Wir haben mittlerweile knapp 500 Studios in unserer Cloud. Covid hat unserem Wachstum leider einen deutlichen Knick verpasst. Da gab es schließlich viele Einzelschicksale, die durch das Netz der staatlichen Hilfen gefallen sind. Gleichzeitig war und ist diese Zeit aber auch eine echte Motivation und ein echter Motor für uns: Dieses ständige Auf-Zu-Auf-Zu-Auf-Zu hat bei vielen deutlich spürbar gemacht, wieviel Zeit die Terminorganisation frisst und wie mühsam das sein kann. Insbesondere im Piercing-Bereich ist das bei den aktuellen Corona-Auflagen (nur mit Termin!) eine echte Herausforderung. Da haben viele die Zeit im Lockdown genutzt, ihre Abläufe endlich umzustellen. Wir konnten so die Abo-Verluste durch Corona mehr als auffangen.

Was uns sehr gefreut hat sind die vielen positiven Rückmeldungen über die Erleichterungen durch unser System, insb. in dieser nicht wirklich leichten Zeit für unsere Branche. Das ist die definitiv die beste Motivation, unsere Lösungen immer weiter zu entwickeln.

Möchtest du am Ende noch etwas los werden? Leute, bleibt gesund und haltet durch! Irgendwann, in naher Zukunft, ist der Spuk vorbei. Nutzt die Zeit, denn wenn es wieder losgeht, habt ihr keine mehr, versprochen!

À

KISSCAL

www.kisscal.tattoo