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Kleine Helfer


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IT Administrator - epaper ⋅ Ausgabe 4/2022 vom 01.04.2022

macOS 12 mit Kurzbefehlen automatisieren

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Bildquelle: IT Administrator, Ausgabe 4/2022

Die Prinzipien "Low-Code" oder noch besser "No-Code" liegen im Trend. Gemeint sind Produkte, die Anwender auch ohne Programmieren oder Skripte in die Lage versetzen sollen, kleinere Aufgaben zu automatisieren und so lästige manuelle Arbeiten zu vereinfachen. Dazu hat Apple für seine Betriebssysteme passende Werkzeuge im Angebot.

Unter iOS und iPadOS sind die Kurzbefehle bereits alte Bekannte. Mussten Anwender die gleichnamige App früher noch manuell aus dem App Store herunterladen, ist sie schon seit Version 14 von Apples mobilen Betriebssystemen fester Bestandteil des Systems. Mit macOS Monterey 12 hat Apple nun auch dem hauseigenen Desktop-Betriebssystem die Kurzbefehle spendiert.

Fast identisch unter i(Pad)OS und macOS

Die Arbeit mit den Kurzbefehlen auf iPhone und iPad hatten wir bereits in einem früheren Beitrag vorgestellt [1]. Neulingen hilft Apple mit ...

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... einer kurzen Einführung [2]. Haben Sie sich bereits auf den mobilen Geräten mit der App vertraut gemacht, werden Sie sie auch unter macOS sofort wiedererkennen.

Die Apps nutzen auf beiden Plattformen Apples GUI-Framework SwiftUI und teilen sich eine gemeinsame Code-Basis.

Sie speichern Ihre individuellen Kurzbefehle in der iCloud, sodass viele Ihrer Automatisierungen übergreifend auf beiden Plattformen nutzbar sind – sofern Sie Aktionen verwenden, die es sowohl für macOS als auch für iOS gibt. Reicht Ihnen der Funktionsumfang nicht aus, können Sie unter macOS die Kurzbefehle um AppleScript, JavaScript for Automation (JXA) oder Shell-Skripte erweitern, doch dazu später mehr.

Automator-Abläufe importieren

Die Kurzbefehle sind nicht Apples erster Anlauf, macOS zu automatisieren. Die App Automator ist bereits ab Mac OS X 10.4 (Tiger), veröffentlicht im Jahr 2005, fester Bestandteil des Betriebssystems. In den letzten Jahren hat Apple diese Anwendung allerdings eher stiefmütterlich behandelt und kaum weiterentwickelt. Im direkten Vergleich zu den Kurzbefehlen wirkt die Bedienoberfläche eher veraltet und die Lernkurve ist steiler. Im Moment koexistieren beide Apps, doch es steht zu erwarten, dass Apple nicht dauerhaft zwei Automatisierungstools parallel unterstützen wird.

Haben Sie bereits Workflows in Automator erstellt, können Sie diese in eine Datei vom Typ "*.workflow" exportieren und versuchen, sie in der Kurzbefehle-App wieder zu importieren [3]. Das ist allerdings nicht immer von Erfolg gekrönt. In unserem Test hatten wir einen vermeintlich simplen Workflow erstellt, der Dateien umbenennt und dabei durchnummeriert. Die Kurzbefehle wollten diesen Ablauf allerdings nicht übernehmen und verrieten uns mangels aussagekräftiger Fehlermeldung auch nicht, woran es scheiterte.

Wer neu in die Automatisierung von macOS einsteigt, darf getrost direkt zu den Kurzbefehlen greifen, da diese viele der für das Betriebssystem spezifischen Aktionen sowie die Integration von Skripten vom Automator übernehmen.

Teilen über die iCloud

Starten Sie die Kurzbefehle aus dem Launchpad, präsentiert Ihnen die App ein zweigeteiltes Layout mit einer Navigationsleiste zur Linken und einem Hauptbereich, der die verfügbaren Kurzbefehle als Kacheln anzeigt. Bevor wir uns der Arbeit mit den Kurzbefehlen zuwenden, werfen wir zunächst einen Blick auf die globalen Optionen im Menü "Kurzbefehle / Einstellungen". Im Bereich "Allgemein" ist die iCloud-Synchronisierung standardmäßig aktiv. Diese sorgt dafür, dass Sie Ihre Kurzbefehle auf allen Ihren Geräten nutzen können.

Weiterhin haben Sie via iCloud auch die Möglichkeit, Ihre Werke mit der Welt zu teilen. Dabei generiert die Kurzbefehle-App jeweils einen iCloud-Link, den Sie auf beliebigen Wegen, etwa per AirDrop, E-Mail oder Kurznachricht, weitergeben können. Doch Obacht, es handelt sich in diesem Fall um einen öffentlichen Link. Jeder, der diesen erfährt, kann Ihren Kurzbefehl im Browser Safari herunterladen und verwenden.

Alternativ dazu speichern Sie einen Kurzbefehl über das Menü "Ablage / Exportieren" als Datei mit der Endung ".shortcut", die Sie wahlweise jeder Person oder nur Personen, die Sie kennen, weiterreichen [4]. In letzterem Fall müssen sich die Kontaktinformationen der jeweiligen Personen unter macOS in Ihren Kontakten befinden. Das Importieren eines solchen Kurzbefehls bringt uns zurück zu den allgemeinen Einstellungen, denn dort muss dazu die Option "Privat teilen" aktiviert sein [5].

Kurzbefehle in Ordnern organisieren

Der Bereich "Seitenleiste" der Einstellungen steuert, welche Unterordner Sie unter "Meine Kurzbefehle" sehen. Neben den dynamischen Verzeichnissen für kürzlich geänderte oder ausgeführte Befehle bietet die App Ordner für Befehle, die auf der Apple Watch funktionieren, und solche für das Share-Sheet. Gemeint ist damit das Teilen-Icon – allerdings nur unter iOS und iPad-OS. Wenngleich auch der Finder und Safari unter macOS ein Teilen-Icon anbieten, erscheinen Kurzbefehle aus dieser Kategorie dort nicht. Damit sind unter macOS vor allem die Optionen "Schnellaktionen" für den Finder und das Dienste-Menü sowie die "Menüleiste" interessant. Alternativ dazu können Sie Kurzbefehle über die Spotlight-Suche oder Siri starten.

Reichen Ihnen die grundlegenden Aktionen der Kurzbefehle nicht, ist in den Einstellungen der Bereich "Fortgeschritten" von Nutzen. Aktivieren Sie hier die Option "Ausführen von Skripten erlauben", um Ihre Kurzbefehle um AppleScript, JavaScript sowie Shell-Skripte zu erweitern. Außerdem können Sie Kurzbefehlen hier das Löschen ohne Bestätigung sowie Teilen und Löschen großer Datenmengen gestatten. Allerdings verrät Apples Dokumentation nicht, ab welchem Maß genau eine Datenmenge als groß gilt.

In der Navigation erzeugen Sie unter "Ordner" per Rechtsklick in den freien Bereich individuelle Ordner , um Ihre Kurzbefehle zu strukturieren. Zu guter Letzt sei noch ein Unterschied zwischen den mobilen Betriebssystemen und macOS erwähnt: Unter iOS und iPadOS finden Sie in der Navigation den zusätzlichen Ordner "Automation". Mit solchen Automationen können Sie abhängig von Zuständen oder Ereignissen Kurzbefehle lokal auf iPhone und iPad sowie mittels Apple HomeKit ausführen. Das passiert etwa zu einer bestimmten Tageszeit, bei Betreten oder Verlassen eines bestimmten Ortes oder auch bei systemnahen Ereignissen. Dazu gehören WLAN-oder Bluetooth-Verbindungen, Batteriestatus oder Netzbetrieb, App-Ereignisse sowie Wechsel der Fokus-Einstellungen. Unter macOS fehlt dieser Bereich leider komplett, doch dafür bietet das Desktop-Betriebssystem zahlreiche zusätzliche Aktionen, die den mobilen Begleitern fehlen.

Befehle aus der Galerie laden

Unabhängig von der Plattform finden Sie in der Navigation zuoberst den Bereich "Galerie". Dort können Sie unterteilt nach verschiedenen Kategorien fertige Kurzbefehle in Ihre persönliche Bibliothek herunterladen und entweder sofort verwenden oder zuvor passend zu Ihrem Bedarf anpassen. Auch im Internet halten Blogs und Foren mehr oder minder nützliche Beispiele bereit, die Sie aber sorgfältig prüfen sollten, bevor Sie diese ausführen.

Fürs Erste ist die Galerie ein guter Einstiegspunkt. Laden Sie einige Beispiele herunter, um sich mit deren Funktion und Aufbau sowie der Arbeit mit dem Editor vertraut zu machen. Sobald Sie einen Kurzbefehl geladen haben, finden Sie ihn in Ihrer Sammlung wieder. Fahren Sie mit dem Cursor darüber, können Sie ihn mittels des kleinen Play-Icons oben rechts auf der Kachel sofort ausführen. Ein Doppelklick auf die Kachel öffnet den jeweiligen Kurzbefehl im Editor.

Beginnen wir mit zwei einfachen Befehlen, die sowohl unter iOS als auch unter mac-OS funktionieren. Der Kurzbefehl "2 Apps im Splitscreen öffnen" besteht aus lediglich einer einzigen Aktion, die genau das tut, was der Name verspricht. Die Aktion erwartet dazu zwei Variablen für die zu startenden Apps. Sie können bereits beim Herunterladen zwei Apps fix hinterlegen.

Alternativ wählen Sie bei jedem Start neu, welche beiden Apps der Befehl starten soll. Im Editor können Sie Ihre Wahl auch nachträglich noch ändern.

Der Kurzbefehl "GIPHY durchsuchen und Funde teilen" besteht bereits aus zwei miteinander verknüpften Aktionen. Die erste Aktion öffnet ein Freitext-Feld zur Eingabe eines Suchbegriffs und präsentiert anschließend das Ergebnis in der Teilen-Aktion, aus der Sie einen der Funde an eine andere App weiterreichen können.

Erste Orientierung im Editor

Im Editor finden Sie die Navigation auf der rechten Seite. Die Leiste ist unterteilt in die Aktionsbibliothek und die Kurzbefehldetails. Zwischen beiden Bereichen wechseln Sie mittels der Icons ganz oben. Die Aktionsbibliothek ist wiederum untergliedert in zwei Register. Hier sehen Sie die grundlegenden Aktionen auf der Registerkarte "Kategorien" sortiert nach ihrem jeweiligen Anwendungszweck. Die Registerkarte "Apps" listet sämtliche Anwendungen auf, die Aktionen anbieten.

Leider finden sich hier aktuell fast ausschließlich Apps von Apple und kaum Drittanbieter wieder. Mit SiriKit, das die Intents-und IntentsUI-Frameworks zusammenfasst, bietet Apple zwar eine passende Schnittstelle an. Die müssten Entwickler allerdings auch aktiv nutzen und in ihre Anwendungen einbauen. Es bleibt zu hoffen, dass mehr Drittanbieter künftig die Kurzbefehle für sich entdecken. Bis dahin helfen die fortgeschrittenen Techniken, um Apps außerhalb von Apples Ökosystem anzusteuern. Doch auch die bereits vorhandenen Aktionen erweisen sich als praktisch.

Kommandos im Betriebssystem verankern

Bevor wir komplexere Kurzbefehle aufbauen, sehen wir uns noch die Kurzbefehldetails an. Das erste Register in diesem Bereich bestimmt, wo sich der jeweilige Kurzbefehl verankert. Für macOS sind die obersten Optionen relevant. "In Menüleiste anpinnen" stellt den Befehl in der Menüleiste des Betriebssystems am oberen Bildschirmrand bereit. "Als Schnellaktion verwenden" verankert den Befehl im Menü "...\ Dienste" des Finders. Mittels der zu-sätzlichen Option "Finder" erreichen Sie den Befehl auch über den Menüpunkt "Schnellaktionen" im Kontextmenü von Ordnern und Dateien.

Benötigen Befehle lokal oder im Netzwerk Zugriff auf Ressourcen, fordern sie diesen bei der ersten Verwendung an. Sie finden einmal erteilte Berechtigungen im Register "Datenschutz" der Kurzbefehldetails wieder und können dort einzelne Berechtigungen entziehen oder den Datenschutz komplett zurücksetzen. Im dritten und letzten Register "Konfiguration" können Sie Ihre Eigenkreationen mittels Fragen für die Weitergabe und den Import durch andere Nutzer vorbereiten. Der Kurzbefehl "2 Apps im Splitscreen öffnen" macht hiervon Gebrauch.

Noch besser erschließen sich die Möglichkeiten des Editors aber beim Kreieren eigener Kurzbefehle und so wollen wir im Folgenden ein paar Befehle für Einsteiger und Fortgeschrittene aufbauen. Unsere Beispiele finden Sie der Einfachheit halber auch online, allerdings ohne Haftung oder Gewähr für korrekte Funktion [6].

Dateien und Ordner zippen

Unser erster Kurzbefehl soll Ordner oder Dateien aus dem Finder einlesen, zu einem ZIP-Archiv schnüren und dieses in einem Zielordner ablegen. Rufen Sie den Menüpunkt "Ablage / Neuer Kurzbefehl" auf, startet der Editor mit einer leeren Arbeitsfläche. Wählen Sie in der Kopfzeile des Fensters einen sprechenden Namen und ein passendes Icon. Aktivieren Sie nun bei den Kurzbefehldetails die Option "Als Schnellaktion verwenden" und optional auch die Integration im Finder (Bild 1). Auf der Arbeitsfläche erscheint daraufhin die erste Aktion, die zunächst beliebigen Input entgegennimmt. Per Klick auf den Tag "Beliebig" grenzen Sie den akzeptierten Input auf Medien und Dokumente ein und legen fest, was der Befehl tun soll, wenn es keine passende Eingabe gibt.

Suchen Sie nun in der Aktionsbibliothek nach der Aktion "Archiv erstellen" aus der Kategorie "Dokumente" und ziehen Sie diese auf die Arbeitsfläche. Die Aktion verbindet sich automatisch mit der vorherigen, nimmt also den Input zur weiteren Verarbeitung entgegen. Neben ZIP stehen weitere Archivformate zur Wahl. Nun müssen Sie dem Befehl noch sagen, wie er mit dem Archiv weiter verfahren soll. Ziehen Sie dazu die Aktion "Datei bewegen" auf die Arbeitsfläche. Diese verwendet standardmäßig den Ordner "Shortcuts" als Ziel. Klicken Sie auf den entsprechenden Tag, wählen Sie aus dem Kontextmenü "Ersetzen..." und legen Sie einen Ordner Ihrer Wahl als Ziel fest.

Markieren Sie nun im Finder Ordner oder Dateien und wählen Sie aus deren Kontextmenü den Punkt "Schnellaktionen". Falls Ihr neuer Kurzbefehl sich hier noch nicht zeigt, aktivieren Sie ihn einmalig im Unterpunkt "Anpassen...". Nun erscheint der Befehl bei den Schnellaktionen und verpackt die übergebenen Dateien oder Ordner ins ZIP-Archiv am gewünschten Ziel.

Möchten Sie den Befehl zur Weitergabe an andere Nutzer vorbereiten, fügen Sie im Bereich "Kurzbefehldetails / Konfiguration" eine Importfrage hinzu. Das Hauptfenster des Editors ändert sich und Sie können auswählen, welches Element der Befehl beim Import erfragen soll. Bestimmen Sie hier den "Ordner" aus der Aktion "Datei bewegen". Wenn Sie den Befehl nun via iCloud oder als Shortcut-Datei teilen und ein anderer Nutzer ihn importiert, wird er aufgefordert, einen individuellen Zielordner auszuwählen.

Freigabe verbinden und wieder trennen

Das Ganze funktioniert grundsätzlich auch, wenn als Ziel eine SMB-Freigabe dient. Doch um die Möglichkeiten der Kurzbefehle zu demonstrieren, wollen wir den Befehl nun duplizieren und so umbauen, dass er zu Anfang explizit einen Server per SMB verbindet, das ZIP-Archiv in dessen Freigabe schreibt und anschließend die Verbindung zum Server wieder trennt.

Ziehen Sie dazu die Aktion "Mit Servern verbinden" an die zweite Position auf die Arbeitsfläche und tragen Sie als Ziel den Pfad zu Ihrer Freigabe in der Form smb:// <Server>/<Freigabe> ein. Die letzte Aktion "Datei bewegen" unserer Befehlsfolge soll das Ziel nun dynamisch übernehmen. Das erreichen Sie per Rechtsklick auf den Namen des Zielordners im letzten Baustein. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die "Magische Variable". Die Anzeige im Editor verändert sich daraufhin und Sie können weiter oben im Ablaufplan auf den Punkt "Mit Server verbunden" klicken.

Das machen wir uns ein zweites Mal zunutze. Ziehen Sie als letzten Baustein die Aktion "Medium auswerfen" auf die Arbeitsfläche. Verwenden Sie hier wiederum eine magische Variable, die dynamisch die Ausgabe einer vorherigen Aktion und damit den Rückgabewert "Mit Server verbunden" einliest. Im Finder können Sie sich von der Arbeitsweise des Kurzbefehls überzeugen, der nun Kontakt mit Ihrem Server aufnehmen, das ZIP-Archiv dorthin schreiben und anschließend die Verbindung wieder kappen sollte. Mit Hilfe von magischen Variablen greifen Sie also flexibel auf die Rückgabewerte von früheren Aktionen zu.

E-Mail mit Apple Mail versenden

Für das nächste Beispiel duplizieren wir noch einmal unseren ersten Kurzbefehl und wollen ihn nun so abwandeln, dass er das ZIP-Archiv nicht ins Dateisystem schreibt, sondern stattdessen per E-Mail versendet. Löschen Sie dazu die letzte Aktion und ziehen Sie stattdessen die Aktion "E-Mail senden" aus der Kategorie "Teilen" auf die Arbeitsfläche. Die Aktion nimmt automatisch das Archiv aus der vorherigen Aktion als Eingabe entgegen und verfügt über zwei weitere Parameter.

Zum einen können Sie den Betreff der neuen E-Mail und zum anderen den Empfänger vorbelegen. Hier erweist sich allerdings als Nachteil, wie eng die Kurzbefehle mit dem Ökosystem von Apple verbandelt sind. Ohne Weiteres lässt sich nur ein Empfänger bestimmen, den Sie zuvor als Kontaktkarte in der Kontakte-App von macOS angelegt haben. Möchten Sie stattdessen eine E-Mail-Adresse als Freitext verwenden, die nicht in Ihren Kontakten existiert, geht das mit einem einfachen Trick. Ziehen Sie eine weitere Aktion vom Typ "Text" an die vorletzte Position des Ablaufplans, in die Sie die gewünschte Zieladresse eintragen. In der letzten Aktion verwandeln Sie dann das Empfängerfeld in eine magische Variable und lesen den Text aus der vorherigen Aktion ein.

Wenden Sie die Aktion nun im Finder auf Dateien oder Ordner an, sollte sich automatisch eine E-Mail mit dem ZIP-Archiv als Anhang öffnen. Mithilfe des Textes und der magischen Variablen haben wir uns zwar aus der Abhängigkeit von Apples Kontakte-App befreit, doch die Kurzbefehle möchten von Haus aus lediglich Apples native Mail-App für den Versand nutzen.

Für Fortgeschrittene: Skripte einbinden

Was aber, wenn Sie stattdessen lieber Microsoft Outlook verwenden möchten? Auch diese Hürde können wir meistern. Duplizieren Sie dazu noch einmal unseren ursprünglichen Kurzbefehl und löschen Sie wiederum die letzte Aktion. An deren Stelle ziehen Sie nun die Aktion "AppleScript ausführen" aus der Kategorie "Skript". Den Skriptblock entnehmen Sie dem Code aus Bild 2. Wenden Sie nun diesen Befehl im Finder auf Dateien oder Ordner an, öffnet sich automatisch eine passend parametrisierte E-Mail mit ZIP-Anhang in Outlook.

In ähnlicher Weise integrieren die Kurzbefehle auch Shell-Skripte. Erzeugen Sie einen weiteren Kurzbefehl, den Sie in der Menüleiste anpinnen. Dieser Befehl soll nun den Stromsparmodus des Betriebssystems ausschalten, falls er eingeschaltet ist, und umgekehrt. Ziehen Sie dazu die Aktion "Shell-Skript ausführen" auf die Arbeitsfläche. Als Shell konfigurieren Sie die bash und aktivieren die Aktion "Als Admin ausführen". Im Textfeld tragen Sie den Code aus dem Listing-Kasten ein.

Über das Kurzbefehl-Icon in der Menüleiste des Betriebssystems erreichen Sie daraufhin Ihren neuen Befehl und wechseln so mit nur zwei Klicks den Stromsparmodus Ihres Geräts.

Schleifen ausführen

Der nächste und letzte Kurzbefehl unseres Workshops soll Bilder entgegennehmen, skalieren und das geänderte Bild in einen

Zielordner schreiben. Erzeugen Sie hierzu wiederum einen neuen Befehl zur Verwendung als Schnellaktion und grenzen Sie den Input auf Bilder ein. Ziehen Sie die Aktion "Bilder aus Eingabe abrufen" auf die Arbeitsfläche.

Nun benötigen wir als neues Konstrukt eine Schleife, die jedes übergebene Bild verarbeitet. Wählen Sie aus dem Menü "Bearbeiten / Programmablauf / Wiederholen mit jedem". Es erscheint ein Schleifenblock, der automatisch die abgerufenen Bilder entgegennimmt. Ziehen Sie die Aktion "Bildgröße ändern" in den Schleifenblock. Sie dürfen zwischen einem fixen Wert für Breite, Höhe oder die längste Kante oder alternativ einer Prozentangabe wählen. Als weiteren Baustein befördern Sie die Aktion "Datei bewegen" in die Schleife und schreiben das jeweilige Bild in den gewünschten Zielordner. Übergeben Sie daraufhin im Finder einige Bilder an den Befehl, um sich von seiner Funktion zu überzeugen (Bild 3).

Die Kurzbefehle kennen darüber hinaus mit dem einfachen "Wiederholen" noch ein weiteres Schleifenkonstrukt mit einer wählbaren Anzahl von Durchläufen sowie den Baustein "Wenn", eine simple If-Else-Abfrage, die eine konfigurierbare Bedingung prüft und in Abhängigkeit davon die eine oder andere Aktion ausführt.

Fazit

Die Kurzbefehle-App ist ein nützliches Werkzeug, um repetitive Aufgaben im Alltag zu automatisieren und die Arbeit mit macOS zu vereinfachen. Erfahrene Admins und Programmierer, die den Komfort einer ausgewachsenen Entwicklungsumgebung gewohnt sind, mögen enttäuscht sein. So verfügen die Kurzbefehle etwa nicht über einen Step-Debugger und liefern auch keine besonders aussagekräftigen Fehlermeldungen zurück, wenn etwas nicht funktioniert. Aus Sicht eines Endanwenders erweisen sie sich trotzdem als praktisch, solange die Aufgabenstellung nicht zu komplex gerät. Wir wünschen uns lediglich, dass mehr Drittanbieter ihre Anwendungen für die Kurzbefehle anpassen mögen. Wer mehr möchte, kann bis dahin immerhin zu den Skriptaktionen greifen und den Funktionsumfang so erweitern.

(ln)

Link-Codes

[1] IT-Administrator 03/2021: iOS-Automatisierung mit Kurzbefehlen m4zc1

[2] Einführung in die App "Kurzbefehle" m4zc2

[3] Importieren von Automator-Abläufen m4zc3

[4] Teilen von Kurzbefehlen m4zc4

[5] Anpassen der Datenschutzeinstellungen m4zc5

[6] Beispiele für macOS-Kurzbefehle m4zc6