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Kontrolle der Mitarbeiter: Vertrauen ist gut …


GB Gärtnerbörse - epaper ⋅ Ausgabe 9/2018 vom 01.09.2018

Das Wort „Kontrolle“ hat für Mitarbeiter oft einen negativen Beigeschmack. Es bedeutet „Fehlersuche, Misstrauen, Überwachung“. Mitarbeiter klagen gelegentlich, dass sie zu häufig kontrolliert werden, und betrachten das als Einmischung in ihr Aufgabengebiet. Besonders die qualifizierten Mitarbeiter fühlen sich schnell überkontrolliert, während neue Mitarbeiter mehr Verständnis für Kontrollmaßnahmen des Chefs haben.


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Bildquelle: GB Gärtnerbörse, Ausgabe 9/2018

Kontrollen dienen auch der Einhaltung festgelegter Vorgaben in der Produktion


Kontrollen sollen den Mitarbeitern die Verantwortung nicht entziehen, sie nicht entmündigen. Sie bekommen eine ...

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... Rückmeldung, ob das Arbeits - ergebnis optimal ist, und können Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsablauf feststellen. Bei der Kontrolle geht es um die Einhaltung festgelegter Vorgaben bei der Produktion und bei den Terminen. Kontrollen sind ein Signal dafür, dass die Tätigkeit des Mitarbeiters einen Wert hat – was nicht überprüft wird, hat auch keine Bedeutung. Ein Prüfvorgang gibt jedem das Gefühl, etwas Wichtiges zu tun, er wird sich deshalb anstrengen.

Eigen- oder Fremdkontrolle

„Fremdkontrolle“ heißt, dass der Chef die Kontrolltätigkeit selbst vornimmt. Bei der „Eigenkontrolle“ arbeitet der Mitarbeiter eigenverantwortlich, er kontrolliert sich anhand der Vorgaben selbst. Er kann Mängel selbst feststellen und sie beheben, bevor der Chef sich einschaltet. Eigenkontrolle zeigt das Vertrauen des Vorgesetzten. Das stärkt die Selbstverantwortung des Mitarbeiters, verursacht aber Erfolgsdruck, denn jeder trägt zumindest intern Verantwortung für sich selbst.

Wie intensiv die Kontrolle erfolgt, hängt vom Leistungspotenzial des einzelnen Mitarbeiters ab. Zur Mischform zwischen Eigen- und Fremdkontrolle kommt es, wenn die Tätigkeiten der Mitarbeiter miteinander verzahnt sind, ineinander übergreifen. Markante Kontrollpunkte, „Meilensteine“, werden dem Mitarbeiter genannt, damit er weiß, worauf es ankommt.

„Eigenkontrolle“ ist bei Saisonkräften in der Anlernphase riskant, denn letztlich trägt der Chef die Verantwortung für jeden Einzelnen und kann bei Fehlern nicht argumentieren, dass sich jemand in der Einarbeitung befindet.

Zu wenig – zu viel Kontrolle?

Wer selten kontrolliert, kann Arbeitsergebnisse seiner Mitarbeiter erst bei auftretenden Fehlern feststellen. Für Vorgesetzte ist Kontrollieren genauso unangenehm wie für die Mitarbeiter, denn das Unterordnungsverhältnis kann dabei deutlich zum Ausdruck kommen. Art und Häufigkeit der Kontrolle richten sich nach dem Entwicklungsstand und den Fähigkeiten des Mitarbeiters. Kontrollen erfolgen zu vereinbarten Zeiten und in Anwesenheit des Mitarbeiters.

Bewährt hat sich die Methode AUGE: A = Abweichung von Vorgaben bei der Kontrolle feststellen, U = Ursache der Abweichung ermitteln, G = Gespräch zur Verbesserung führen, E = Erreichen der Zielvorgaben prüfen.

Lückenlos oder Stichprobe

Treten über eine längere Zeit keine Fehler auf, kann man die Kontroll-Intervalle ändern oder nur Stichproben machen, statt lückenlos zu prüfen. Wenn Eigenständigkeit bei Mitarbeitern spürbar ist, kann man auf lückenloses Kontrollieren verzichten. Der Aufwand einer Kontrolle muss ver - tretbar sein, denn der Chef hat auch andere Aufgaben.

Aufgetretene Fehler bei Kontrollen können auch bedeuten, dass die Einweisung des Mitarbeiters nicht optimal war oder es wegen seiner Überlastung zu mangelnder Sorgfalt kam.

Einen Fehler zu machen ist dem Betreffenden selbst peinlich und wirkt wie eine Last auf seinen Schultern. Allerdings: wer Angst hat vor Fehlern, die bei der Kontrolle festgestellt werden, begeht den größten Fehler.

Kontrollen sollen nicht nur Fehler aufdecken, sondern zu Anerkennung führen, wenn alles „im grünen Bereich“ ist. Sollten Kontrollen positive Resultate haben, erwartet jeder eine kurze Bestätigung, vor allem dann, wenn er seine Leistung im Vergleich zu früher deutlich gesteigert hat. Insoweit wird auch das Bedürfnis des Mitarbeiters nach Anerkennung berücksichtigt.

Ergebnis oder Verhalten

„Verhaltenskontrollen“ sind unbeliebter als „Ergebniskontrollen“. Es ist ein Unterschied, ob der Vorgesetzte sich Arbeitsergebnisse ansieht oder den Mitarbeiter während der Arbeit beobachtet und sein Verhalten prüft. Erfahrungsgemäß lehnen viele Mitarbeiter die Verhaltenskontrolle ab – sie mögen es nicht, wenn man ihnen zusieht. Das führt bei jüngeren Mitarbeitern zu Lampenfieber und kann verunsichern.

Tendenziell sind Ergebniskontrollen im Gartenbau für Mitarbeiter angenehmer. Sie machen sich auch untereinander auf falsches Verhalten, zum Beispiel umständliches Arbeiten, aufmerksam. Bemerkt jemand die umständliche Arbeitsweise des Kollegen, greift er gleich ein. Vorteil der Ergebniskontrollen: sie fördern die Motiva - tion des Mitarbeiters.

Kontrollen durchführen

Aus Zeitnot wird manchmal auf Kontrollen verzichtet. Mitarbeiter legen das als Desinteresse aus und können enttäuscht reagieren. Werden Fehler bei der Kontrolle festgestellt, besteht Handlungsbedarf und der Einstieg in ein Feedbackgespräch beginnt.

Im Gegensatz zur Kritik wird beim Feedback der Fehler nur beschrieben, nicht bewertet. Feedback sollte zeitnah erfolgen, dabei dürfen keinesfalls alte Vorfälle zum x-ten Mal besprochen werden. Ein konstruktives Feedback erleichtert den Mitarbeitern die Einsicht, dass Kontrollen nötig sind und dass sie sich verbessern müssen.

So führt man Kontrollen durch:
• Offenheit: offen kontrollieren, nicht „hintenherum“; Ergebnisse transparent machen; Gleichberechtigung garantieren
• Klarheit: Kontrollen müssen sich auf klare Anweisungen beziehen; die Aufgabenabgrenzung muss eindeutig sein
• Sachlichkeit: Kontrollen dürfen nicht zur Fehlersuche ausarten; Ergebniskontrollen den Verhaltenskontrollen vorziehen
• Takt: Persönliche Kontrolle soll nicht verletzen; Selbstkontrolle ist die beste Möglichkeit

Gerechtigkeit

Oberstes Prinzip ist die Gleichbehandlung, sodass jeder in gleichem, angemessenem Umfang beobachtet wird. Leistungsschwache dürfen nicht durch auffällig häufiges Einmischen bloßgestellt und abgewertet werden. In solchen Fällen ist es besser, einen Kollegen zur Mithilfe aufzufordern. Bei der Einarbeitung eines Neuen ist Kontrolle als Einweisung, Anleitung und Hilfestellung anzusehen.

CHECKLISTE: SO KONTROLLIEREN SIE OPTIMAL


Foto: Heinrich Dreßler