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MEETINGS: RAUS AUS DEM BÜRO


Harvard Businessmanager - epaper ⋅ Ausgabe 12/2019 vom 19.11.2019

Viele Offsite-Meetings sind pure Zeitverschwendung. Das ist ärgerlich – denn hier könnten Manager einmal richtig groß denken. Sechs Tipps helfen, das Beste aus dem Event zu machen.


Artikelbild für den Artikel "MEETINGS: RAUS AUS DEM BÜRO" aus der Ausgabe 12/2019 von Harvard Businessmanager. Dieses epaper sofort kaufen oder online lesen mit der Zeitschriften-Flatrate United Kiosk NEWS.

Bildquelle: Harvard Businessmanager, Ausgabe 12/2019

Machen wir uns nichts vor: Offsite-Meetings, in denen sich Führungsteams irgendwo außerhalb der Büroräume zur Strategieentwicklung treffen, sind teuer und zeitaufwendig. Zwar bieten solche Events ein großartiges Umfeld zur Teamentwicklung und Ausrichtung auf ein gemeinsames Ziel. Aber oft ist ihre Wirkung nur von kurzer Dauer und verliert sich wieder, sobald die Teammitglieder in ihren Arbeitsalltag zurückkehren.

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... vergangenen 20 Jahren haben mein Team und ich eng mit CEOs zusammengearbeitet, um jährliche Strategie-Offsites für Führungsteams zu planen und durchzuführen. Wer solche Meetings moderiert, trägt auch die Verantwortung dafür, dass sie nachhaltig wirken. Wir haben gelernt, was es braucht, damit die Ergebnisse der Offsites haften bleiben – dass sie also auch dann eine anhaltende Wirkung auf das Geschäft haben, wenn die Teams schon längst wieder zurück an ihrem Arbeitsplatz sind.

Egal ob Sie ein Offsite-Meeting für ein kleines Führungsteam ausrichten oder für eine größere Gruppe – die folgenden sechs Tipps werden Ihnen helfen, eine langfristige Wirkung zu erzielen.

1. Formulieren Sie Ihre Ziele unmissverständlich

Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass Sie und Ihr Team sich völlig darüber einig sind, was Sie mit dem Event erreichen und wie Sie den Erfolg anschließend messen wollen. Hier einige beispielhafte Ziele:
• Zusammenarbeit bei der Entwicklung klar abgegrenzter strategischer Prioritäten und erwünschter messbarer Ergebnisse, zu denen sich das Team voll und ganz verpflichtet;
• Entwicklung eines Plans, mit dem sich nachverfolgen lässt, dass die Verantwortlichen diese Ziele nach dem Event tatsächlich erreichen;
• Moderieren einer strukturierten und durchdachten Diskussion darüber, wie das Team seine Leistung verbessern kann.

Wenn Sie Ihre Ziele formulieren, stellen Sie sich bitte folgende Fragen: Was sollen die Teilnehmer verstehen, worauf sollen sie sich einigen, wofür sollen sie zusammenstehen und wonach sollen sie letztlich handeln? Wie sollen sie sich nach dem Meeting fühlen, und was können Sie selbst tun, um das zu ermöglichen?

Tipp: Vervollständigen Sie folgende Aussage: „Ich wäre sehr froh, wenn wir am Ende des Offsite-Meetings [hier Ziele eintragen].“ Diese Klarheit wird Ihnen helfen, in vorbereitenden Diskussionen mit Ihrem Team Erwartungen und Ziele zu formulieren. Sie kann auch die Zuversicht der Teammitglieder stärken und ihr Engagement steigern, weil sie ihnen eine gründliche Vorbereitung auf die Diskussionen ermöglicht.

2. Überlegen Sie genau, wer wirklich dabei sein muss

Unserer Erfahrung nach machen Führungskräfte oft den Fehler, zu viele Menschen zu ihren Offsite-Meetings einzuladen. Wenn Sie also Ihre Teilnehmerliste erstellen, sollten Sie sich noch einmal genau Ihre Ziele anschauen und sich fragen: Ist eine große Gruppe sinnvoll, oder sollten es besser nur wenige Schlüsselpersonen sein, die eng zusammenarbeiten, um eine Strategie zu entwickeln? Mit einer größeren Gruppe können Sie zwar mehr Menschen erreichen, es ist aber möglich, dass die Produktivität Ihres Meetings darunter leidet.

An größeren Gruppen müssen Sie mehr Menschen beteiligen, was womöglich dazu führt, dass Diskussionen oberflächlich sind. Wenn Kollegen der unterschiedlichsten Hierarchiestufen und Fähigkeiten um einen Tisch sitzen, besteht eher die Gefahr, dass Firmenpolitik, Angst oder persönliche Interessen Sie von Ihrem Kurs abbringen. Das kann die Teilnehmer von jenen wichtigen Gesprächen ablenken, die notwendig sind, um die Ziele Ihres Offsites zu erreichen. Laden Sie dagegen nur eine kleine Anzahl von Schlüsselpersonen ein, werden Sie diese Gespräche viel leichter führen können.

Tipp: Schneidern Sie ihre Teilnehmerliste auf Ihre Ziele zu und treffen Sie die schwierige Entscheidung, wen Sie unbedingt einbeziehen müssen. Meist ist es sinnvoll, erst einmal nur das Topmanagement einzuladen. Bringen Sie die Kollegen auf Kurs. Sobald das Kernteam an einem Strang zieht, setzen Sie Zeit dafür an zu diskutieren, mit welchen Maßnahmen Sie idealerweise die nächste Mitarbeiterebene an Bord holen, wenn alle zurück im Büro sind.

3. Erstellen Sie eine detaillierte Tagesordnung

Sobald Sie eine klare Liste mit Zielen und eine Teilnehmerliste haben, ist es Zeit für die Tagesordnung. Planen Sie für jeden Diskussionspunkt 45 Minuten bis maximal zwei Stunden ein. So können Sie sicherstellen, dass einzelne Themen weder zu kurz kommen noch verwässern, weil ihnen zu viel Zeit zugestanden wird. Mit diesen Richtlinien im Hinterkopf sollten Sie in der Lage sein, vier bis sechs Themen pro Tag abzudecken. Ihre Agendaplanung sollte folgende Punkte enthalten:
• Diskussionsthema (zum Beispiel „Präsentation des Geschäftsführers zur Unternehmensvision“, „SWOT-Analyse“, „Zielpriorisierung“, „Diskussion der Teamleistungen“).
• Spezielle Ziele für jedes Thema (zum Beispiel „Strategische Ausrichtung verstehen“, „Einigung über SWOT erzie- len“, „Verpflichtung auf drei strategische Ziele“, „drei Dinge, die das Team verbessern kann“).
• Aktivitäten oder Methoden, die Sie einsetzen möchten (zum Beispiel „Arbeitstreffen in Kleingruppen“, „moderierte Diskussion in großer Runde“, „Brainstorming“, „Fachpräsentation“, „Podiumsdiskussion“, „Frage-und-Antwort- Runde“, „Spiele“).
• Zeit, die für den Tagesordnungspunkt zur Verfügung steht.
• Plan zur Vorbereitung, die vor dem Offsite notwendig ist – von Ihnen selbst, dem Organisator oder dem gesamten Team.

Tipp: Wenn Sie den Entwurf für Ihre Tagesordnung fertig haben, überprüfen Sie ihn noch einmal anhand Ihrer Ziele. Dabei sollten Sie in der Lage sein, jeden Tagesordnungspunkt und jede Aktivität einem Ihrer Ziele zuzuordnen. Vergewissern Sie sich, dass alles passt, bevor Sie die Agenda fertigstellen. Dafür müssen Sie sie vielleicht ein paar Mal überarbeiten. Auch könnten Sie versuchen, die Arten der Präsentation zu variieren. Das erhält die Energie des Teams aufrecht und hilft den Teilnehmern, während des Offsites bei der Sache zu bleiben.

4. Bereiten Sie Logistik, Kommunikation, Materialien und Vorlagen vor

Um die grundlegende Logistik – Anreise, Essen, Übernachtung, gesellschaftliche Veranstaltungen, Tagungsort – wird sich jemand aus Ihrem Team kümmern. Das sollte Sie aber nicht davon abhalten, eine sehr viel strategischere Aufgabe anzugehen: die Details zu planen, dank deren das Besprochene haften bleibt und umgesetzt wird. Nehmen Sie sich lange vor der Veranstaltung Zeit, um an folgenden Punkten zu arbeiten:
Durchdachte Kommunikation. Wie wollen Sie Ihre Ziele und Erwartungen für das Offsite-Meeting kommunizieren, sowohl vorher als auch währenddessen? Wie wollen Sie die Tagesordnung formulieren? Wenn Sie die Teilnehmer bitten, sich vorzubereiten, wie wollen Sie Sinn und Bedeutung dieser Arbeit kommunizieren?
Hochwertige, geprüfte Materialien. Welche Präsentationen oder Informationspapiere brauchen Sie für die geplanten Arbeitsrunden? Wer muss beteiligt werden? Wie ist der Zeitplan für die Fertigstellung, bevor das Offsite beginnt?
Sorgfältig gestaltete Vorlagen. Welche Dokumente müssen vorbereitet werden, damit die Arbeit im Offsite-Meeting reibungslos läuft?

Tipp: Gehen Sie die Tagesordnung durch, um zu entscheiden, welche Vorlagen Sie benötigen. Das kann ein SWOT-Raster sein, ein Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen, eine Scorecard zur Erfassung strategischer Ziele und messbarer Ergebnisse oder eine Vorlage für geplante Nachfassund Follow-up-Meetings. Wir empfehlen zudem, dass Sie als Organisator des Meetings eine durchdachte Kick-off-Präsentation erstellen, die Sie am Anfang des Offsites halten. Damit stellen Sie Ihr Team darauf ein, sich im Anschluss in die Arbeit zu knien. Planen Sie für Ihre Präsentation etwa 45 bis 75 Minuten ein, je nachdem wie umfangreich Ihre Ziele sind. Beziehen Sie andere darin ein, die Präsentation vorzubereiten oder Ihnen vorab Feedback zu geben. Versuchen Sie, mögliche Fragen aus dem Publikum vorherzusehen, oder sammeln Sie schon vorher Fragen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie nach der Präsentation eine feste Zeit für Fragen einplanen. Betrachten Sie das als Chance, Ihr Team und seine Erwartungen auf Kurs zu bringen – sowohl für die Zeit im Offsite- Meeting als auch für die Geschäfte im Allgemeinen.

5. Konzentrieren Sie sich im Offsite auf die Arbeit am, nicht im Geschäft

Gut geplante Offsites mit nachhaltigen Ergebnissen bewegen sich jenseits des Tagesgeschäfts und konzentrieren sich auf das Gesamtbild. Betrachten Sie die Zeit außerhalb der Geschäftsräume als Chance, genau das zu tun. Konzentrieren Sie sich auf strategisches Denken und wichtige Themen, für die Sie im Büro keine Zeit hatten. Schalten Sie Ihre Smartphones aus und lassen Sie Ihre Laptops zu, damit Sie nicht wieder in die Alltagsarbeit hineingezogen werden.

So können Sie diese Zeit nutzen, um Entscheidungen zu treffen, vor denen Sie sich bislang gedrückt haben oder für die Ihnen nicht ausreichend Ressourcen zur Verfügung standen. Das könnte beispielsweise die Entscheidung sein, eine nicht profitable Produktlinie auslaufen zu lassen, die Diskussion über eine zu geringe Kundenbindung, die Verbesserung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit oder ein großer Wurf wie die Expansion in andere Regionen der Erde.

Wenn Sie beginnen, gemeinsam mit Ihrem Team Feedback, Entscheidungen oder Ziele aufzuschreiben, verwenden Sie bitte kein Flipchart. Nutzen Sie lieber einen Adapter, um den Bildschirm Ihres Rechners auf eine große Leinwand zu übertragen, und notieren Sie alles live mit Ihrem Team. Diese Visualisierung hilft den Teilnehmern, Informationen zu verarbeiten, und gewährleistet, dass direkt nach dem Meeting druckbare Notizen für alle zur Verfügung stehen. Noch bevor die Teilnehmer zurück im Büro sind, haben sie die Dokumente in ihrem Mail- Postfach und können sich sofort daranmachen, die vereinbarten Pläne in die Tat umzusetzen.

Tipp: Im Laufe des Meetings sollten Sie immer wieder auf die Idee der „Arbeit am Geschäft“ hinweisen, wenn sich die Teilnehmer wieder einmal im Klein- Klein des Tagesgeschäfts verstricken. Fragen Sie regelmäßig: Welches Problem wollen wir wirklich lösen? Auf welcher Ebene müssen wir es angehen? Was müssen wir tun, damit wir garantiert am Ball bleiben, wenn das Offsite vorüber ist?

6. Erarbeiten Sie zum Abschluss gemeinsam einen Follow-up-Plan

Um sicherzugehen, dass die Erkenntnisse und Strategien aus dem Offsite-Meeting später auch umgesetzt werden, sollten Sie zum Ende der Veranstaltung ein wenig Zeit einplanen. Diskutieren Sie im Team, was jeder Einzelne zu tun hat, um den vereinbarten Plan voranzutreiben. Sehen Sie für die Zukunft ausreichend Termine vor, an denen Sie gemeinsam die Fortschritte überprüfen. Solche Follow-up-Meetings sind – abgesehen von den qualitativ hochwertigen Ergebnissen Ihres Offsites – der wichtigste Faktor, um zu gewährleisten, dass das Besprochene möglichst lange haften bleibt.

Wenn Sie Ihren Follow-up-Plan ausarbeiten, fragen Sie in die Runde:

• Auf welche Weise wollen wir uns gegenseitig rechenschaftspflichtig machen, damit wir die beim Meeting vereinbarten Pläne und Entscheidungen auch wirklich umsetzen?
• Welche Termine müssen in den Kalender?
• Wer muss zu den notwendigen Follow-up-Terminen anwesend sein – und was steht dann auf der Tagesordnung?
• Wie oft sollten diese Treffen stattfinden, und wie viel Zeit brauchen wir, um die Ziele auf der Tagesordnung zu erreichen?
• Lassen sich die Meetings auch virtuell abhalten, oder müssen alle persönlich anwesend sein?

Wenn eines der Ergebnisse aus Ihrem Offsite beispielsweise darin besteht, die Arbeitsbeziehungen zwischen Vertrieb und Lieferdienst zu verbessern, dann brauchen Sie regelmäßige, wöchentliche Meetings der beiden Abteilungen. Nur so lässt sich das gewünschte Ergebnis erzielen.

Tipp: Planen Sie schon während des Offsites, wie Sie sicherstellen können, dass die Ergebnisse auch wirklich umgesetzt werden. Terminieren Sie die ersten Follow-up-Meetings mit der Gruppe, während alle anwesend sind. Das hilft den Teilnehmern, die vereinbarten Maßnahmen durchzuhalten. Zudem gibt es Ihnen die Gelegenheit, noch einmal die gemeinsam erarbeiteten Ziele vorzustellen. Und es ermöglicht Ihnen, den Kurs – falls notwendig – noch einmal zu korrigieren. Seien Sie nicht überrascht, wenn Ihr Team auf die Idee weiterer Meetings zunächst mit Widerstand reagiert. Diesem können Sie entgegentreten, indem Sie die absolute Notwendigkeit der Nachfolgetermine betonen – und gleichzeitig Ihr Entgegenkommen bei der Frage signalisieren, wie viele Meetings es sein müssen, wie lange sie dauern und wer alles dabei sein sollte. Versuchen Sie, einen Plan auszuarbeiten, der auf Ergebnisse ausgerichtet ist, aber nicht die Zeit der Anwesenden vergeudet.

Fazit

Wer sicherstellen will, dass ein Offsite-Meeting dauerhaft in den Köpfen bleibt und somit sein Geld wert ist, braucht zweierlei: eine umsichtige Planung und eine achtsame Follow-up-Strategie. Wenn Ihr Team das Offsite verlässt, wird es engagierter sein, weitgehend an einem Strang ziehen und besser darauf vorbereitet sein, die Beschlüsse umzusetzen. Vielleicht sind die Teilnehmer sogar dankbar für die gemeinsam verbrachte Zeit. Und – noch wichtiger: Die Gesundheit des Unternehmens profitiert und es wird erfolgreicher sein.

Autorin

MELISSA RAFFONI
ist CEO von The Raffoni Group, einem Beratungsunternehmen mit Sitz in Boston und Philadelphia, das sich auf die Unterstützung von CEOs spezialisiert hat.


ILLUSTRATION: LENNART GÄBEL FÜR HARVARD BUSINESS MANAGER