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Microsoft-Teams: Die zehn besten neuen Meeting-Features


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Computerwoche - epaper ⋅ Ausgabe 6/2022 vom 04.02.2022

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Microsoft hat die Oberfläche des Whiteboards in Teams überarbeitet und neue Funktionen integriert.

Im Laufe des vergangenen Jahres hat Microsoft seinem Chat- und Videokonferenz-Hub Teams eine Reihe neuer Funktionen hinzugefügt, um Videomeetings mit Mitarbeitern und anderen Kollegen zu verbessern. User sollten sich vor Augen halten, dass die Web- und Mobil-Apps, aber auch die Consumer- und Gratis-Version von Teams nicht alle Funktionen der Collaboration-Software unterstützen.

1. Breakout Rooms

Breakout Rooms sind im Grunde genommen Mini-Besprechungsräume, die mit einer größeren Besprechung verbunden sind. Jeder Breakout Room verfügt über die meisten der üblichen Besprechungsfunktionen, einschließlich Audio- und Videoübertragungen der Teilnehmer, einen Chat-Bereich und die Möglichkeit, seinen Bildschirm freizugeben.

Wenn Sie ein kleines Team haben, das in einer Besprechung sprechen und präsentieren muss, kann es von Vorteil sein, wenn es sich in einem separaten Gruppenraum vorbereiten und besprechen ...

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... kann, während die Hauptbesprechung stattfindet. Ein anderes Szenario ist, dass alle Besprechungsteilnehmer auf Breakout Rooms verteilt werden, um Diskussionen in kleinen Gruppen zu ermöglichen, bevor alle wieder in die Hauptbesprechung zurückkehren.

Um Gruppenräume einzurichten, müssen Sie ein Organisator oder Moderator eines Meetings mit der Berechtigung „Breakout Room Manager“ sein. Während einer Besprechung können Sie auf diese Funktion zugreifen, indem Sie oben rechts im Besprechungsfenster auf das Symbol für Gruppenräume, ein kleineres Quadrat über einem größeren Quadrat, klicken. Daraufhin wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie einen oder mehrere Nebenräume erstellen und die Teilnehmer der Besprechung entweder manuell zuweisen oder die Zuweisungen automatisch vornehmen lassen können. Alternativ können Sie auch vor einer Besprechung Breakout Rooms einrichten, indem Sie die Besprechungseinladung in Teams öffnen und „Breakout Rooms > Räume erstellen“ auswählen.

Breakout Rooms Manager können Breakout Rooms auch umbenennen, Zeitlimits für Meetings in ihnen festlegen, verschiedene Nebenräume betreten und verlassen, Ankündigungen senden und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie auf der Support-Seite von Microsoft zum Einrichten und Verwalten von Breakout Rooms.

2. Verbessertes Whiteboard

Teams ist seit langem mit der Whiteboard-App von Microsoft integriert, sodass Besprechungsteilnehmer in Echtzeit an einem gemeinsamen virtuellen Whiteboard zusammenarbeiten können. Teammitglieder sind so in der Lage, Text, Bilder, Diagramme, Notizen, Skizzen und vieles mehr zu einem Board hinzufügen. Die kürzlich überarbeitete Version dieser App bietet eine Vielzahl von Verbesserungen, darunter mehr als 40 neue Vorlagen, die Möglichkeit, Bilder und Dokumente einzufügen, Reaktionssymbole und zahlreiche Erweiterungen der Tintenwerkzeuge.

Um die Whiteboard-App während einer Besprechung zu starten, klicken Sie oben rechts im Meeting-Fenster auf das Symbol „Inhalt freigeben“, der Pfeil nach oben. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie dann auf „Microsoft Whiteboard“. Außerhalb einer Besprechung können Sie die Whiteboard-App zu jedem Ihrer Teams-Kanäle hinzufügen. Öffnen Sie den Kanal und klicken Sie auf das Plus(+)-

Symbol am oberen Rand des Kanals. Klicken Sie im Fenster „Registerkarte hinzufügen“, das sich öffnet, auf das Whiteboard-Symbol. Ein weiterer Bereich wird geöffnet, in dem Sie einen Namen für das Whiteboard eingeben können. Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Speichern“, und Ihr neues Whiteboard wird zu diesem Kanal hinzugefügt.

Sie können ein Whiteboard auch zu einem Chat hinzufügen. Öffnen Sie dazu den Chat. Möglicherweise ist das Whiteboard bereits als Registerkarte am oberen Rand des Chat-Fensters aufgeführt. Falls nicht, müssen Sie auf „Mehr“ klicken, um ein kleines Menü zu öffnen, in dem das Whiteboard aufgeführt ist. Wenn Whiteboard als Registerkarte aufgeführt ist, klicken Sie darauf, um die Whiteboard-App im Chat zu starten. Wenn es nirgendwo oben im Chat aufgelistet ist, klicken Sie auf das +-Symbol und befolgen Sie die oben genannten Schritte zum Hinzufügen eines Whiteboards zu einem Kanal.

3. Live-Transkription

Teams bietet seit langem Text-Transkripte von aufgezeichneten Besprechungen an, nachdem die Besprechungen beendet sind. Eine weitere nützliche Funktion ist die KI-gesteuerte Textuntertitelung, die anzeigt, was die Besprechungsteilnehmer in Echtzeit sagen. Ein neues Feature wiederum kombiniert diese beiden Funktionen und bietet eine Transkriptions-Seitenleiste, die alles anzeigt, was in einer Besprechung gesagt wurde, einschließlich der Sprecherzuordnung.

Live-Transkriptionen sind eine große Hilfe für Personen, die nicht gut hören oder die Sprache, die in der Besprechung gesprochen wird, nicht vollständig beherrschen. Aber auch verspätete oder abgelenkte Teilnehmer einer Besprechung profitieren von der Funktion: Durch Zurückblättern in der Seitenleiste des Transkripts bringen Sie sich schnell auf den aktuellen Stand. Die vollständige Abschrift ist nach der Besprechung für eingeladene Teilnehmer, die die Besprechung verpasst haben, oder für Teilnehmer, die das Gesagte nachlesen möchten, verfügbar.

Um die Live-Transkription in einer Besprechung zu starten, klicken Sie auf das Drei- Punkte-Symbol „Weitere Aktionen“ oben rechts im Besprechungsfenster, und im daraufhin angezeigten Menü auf „Transkription starten“. Die Besprechungsteilnehmer erhalten eine Benachrichtigung, dass die Besprechung transkribiert wird.

Wenn Sie eine Besprechung aufzeichnen (klicken Sie auf das Symbol „Weitere Aktionen“ und wählen Sie „Aufzeichnung starten“), wird gleichzeitig automatisch die Live-Transkription aktiviert. Die Besprechungsteilnehmer erhalten eine Benachrichtigung, dass die Besprechung aufgezeichnet und transkribiert wird.

Teams unterstützt derzeit die Live-Transkription in 28 Sprachen. Wenn alle Teilnehmer der Besprechung eine andere Sprache sprechen, können Sie den transkribierten Text in die Sprache ändern, die Sie sprechen. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben in der Seitenleiste der Mitschrift, wählen Sie „Gesprochene Sprache ändern“, wählen Sie eine andere Sprache aus und klicken Sie auf „Bestätigen“. Nach der Besprechung steht das Transkript im Besprechungsereignis im Kalender zum Download bereit. Die Live-Transkription muss von Ihrem Teams-Administrator genehmigt werden.

4. Personen hervorheben

Besprechungsorganisatoren und Moderatoren können bestimmte Besprechungsteilnehmer in den Mittelpunkt stellen, zum Beispiel bei einer Besprechung für das gesamte Unternehmen, bei der einige Führungskräfte häufig aufgerufen werden. Wenn Sie eine Person ins Rampenlicht rücken, wird ihr Videofeed im Besprechungsfenster für alle Teilnehmer an prominenter Stelle auf dem Bildschirm angezeigt.

Es können bis zu sieben Personen gleichzeitig hervorgehoben werden.

Um eine Person hervorzuheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Video der Person (oder auf Ihr eigenes) und wählen Sie im sich öffnenden Menü die Option „Hervorheben“ aus. Wenn das Video von mindestens einer anderen Person bereits im Rampenlicht steht, lautet diese Option „Rampenlicht hinzufügen“. Alternativ können Sie auch auf das Symbol „Teilnehmer anzeigen“ (mit zwei Personen darauf) am oberen Bildschirmrand klicken, um eine Liste aller an der Besprechung teilnehmenden Personen anzuzeigen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen einer Person und wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü die Option „Spotlight“.

Um eine Person aus dem Spotlight zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihr Video und wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü die Option „Spotlighting beenden“.

Sie können das Spotlighting für alle Personen in der Liste Teilnehmer anzeigen beenden.

Beachten Sie, dass die Spotlight-Funktion nicht verfügbar ist, wenn Ihre Ansicht der Video-Feeds aller Teilnehmer auf den Modus „Große Galerie“ oder „Gemeinsam“ eingestellt ist. Wenn Ihre Besprechung aufgezeichnet wird, wird das Video einer Person, die im Scheinwerferlicht steht, in der endgültigen Aufzeichnung nicht im Scheinwerferlicht angezeigt.

5. PowerPoint-Rasteransicht und mehr

Es gibt eine verbesserte Möglichkeit, ein PowerPoint-Dokument in einer Besprechung zu präsentieren, bei der Sie bestimmte Folien anzeigen können und nicht durch alle Folien blättern müssen.

Klicken Sie oben rechts im Meeting-Fenster auf das Symbol „Inhalt freigeben“ (Pfeil nach oben). Führen Sie im nächsten Fenster einen Bildlauf zum Abschnitt „PowerPoint Live“ durch, und klicken Sie auf „OneDrive durchsuchen“ oder „Meinen Computer durchsuchen“, je nachdem, wo sich das PowerPoint-Dokument befindet, das Sie präsentieren möchten.

Nach dem Laden des PowerPoint-Dokuments wird die Folie, die den Besprechungsteilnehmern präsentiert wird, im Hauptbereich des Bildschirms angezeigt, und am unteren Rand des Fensters befindet sich ein Streifen mit Miniaturansichten anderer Folien. Sie können auf eine beliebige Miniaturansicht klicken, um direkt zu dieser Folie zu wechseln. Unter der Folie, die gerade präsentiert wird, befindet sich ein Symbol für die Rasteransicht (mit mehreren Quadraten). Wenn Sie auf dieses Symbol klicken oder die Taste „G“ drücken, werden die Miniaturansichten der Folien in einem Raster (Grid View) angeordnet. Sie können auf eine dieser Miniaturansichten klicken, um sie den Teilnehmern der Besprechung zu präsentieren.

Besprechungsteilnehmer, die eine PowerPoint- Live-Präsentation in Teams ansehen, verfügen ebenfalls über ein Symbol für die Rasteransicht. Sie können damit zu einer beliebigen Folie im Deck springen und dann auf das Symbol „Mit Präsentator synchronisieren“ klicken, um zu der gerade präsentierten Folie zurückzukehren. Neu ist auch die Möglichkeit, die Präsentation eines PowerPoint-Dokuments zu unterbrechen und später in derselben Besprechung an der Stelle fortzufahren, an der Sie aufgehört haben – praktisch, wenn Sie eine lange Präsentation mit einem anderen Präsentator oder einer anderen Aktivität unterbrechen möchten.

6. Präsentationsmodus

Mit dieser Funktion werden Ihr Video-Feed und das Dokument oder Bild, das Sie präsentieren, für die anderen Teilnehmer der Besprechung auf eine von drei Arten angezeigt:

→ „Standout“ entfernt den Hintergrund hinter Ihnen und ersetzt ihn durch den Inhalt, den Sie präsentieren.

→ „Reporter“ platziert den Inhalt über Ihrer rechten Schulter in einem Layout, wie Sie es aus den Fernsehnachrichten kennen, wenn ein Moderator auf dem Bildschirm zu sehen ist.

→ Bei „Nebeneinander“ werden einfach Ihr Video-Feed und der von Ihnen präsentierte Inhalt nebeneinander angeordnet.

Klicken Sie oben rechts im Besprechungsfenster auf das Symbol „Inhalt teilen“ (Pfeil nach oben). Klicken Sie oben im sich öffnenden Fenster unter der Überschrift „Präsentationsmodus“ auf das Symbol für den von Ihnen bevorzugten Präsentationsmodus. Um Ihre Präsentation zu starten, wählen Sie im Bedienfeld ein Element unter „Bildschirm“ oder „Fenster“ aus. Der Präsentationsmodus funktioniert derzeit nicht mit PowerPoint-Live-Präsentationen, soll laut Microsoft aber in Zukunft verfügbar sein.

7. Inhalte mit der Kamera teilen

Mit dieser Funktion wird das Bild eines Objekts im Raum, zum Beispiel eines Whiteboards, eines Buchs oder eines Papierdokuments, so optimiert, dass die Teilnehmer der Teams-Besprechung es besser sehen können. Es gibt auch einen speziellen Effekt, der Sie leicht transparent erscheinen lässt, wenn sich Ihr Körper, Ihr Arm oder Ihre Hand vor der Tafel oder einem anderen Objekt oder über dem Dokument befinden.

Klicken Sie oben rechts im Besprechungsfenster auf „Inhalt freigeben“, das Pfeil-Symbol nach oben. Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf „Inhalt von Kamera“ und wählen Sie Whiteboard, Dokument oder Video. In einem Vorschaufenster werden Sie angewiesen, die Kamera Ihres Geräts oder eine angeschlossene externe Kamera auf die Pinnwand oder das Dokument zu richten.

Wenn Ihr Whiteboard oder Dokument scharf gestellt wird, verbessert diese Funktion die Lesbarkeit der Wörter und Bilder darauf. Sie können dann auf die Schaltfläche „Freigeben“ klicken, um es den anderen Teilnehmern in Ihrer Besprechung zu präsentieren.

8. Anruf- und Sprachqualität überwachen

Wenn die Audio- oder Videowiedergabe Ihrer Besprechung unzureichend ist, können Sie prüfen, woran das liegen könnte. Klicken Sie am oberen Rand des Anruffensters auf das Symbol mit den drei Punkten für weitere Aktionen. Klicken Sie in dem sich öffnenden Menü auf „Anrufstatus“. Auf der rechten Seite wird eine Seitenleiste eingeblendet, die den technischen Status von Netzwerk, Audio, Video und Bildschirmfreigabe anzeigt. Weitere Informationen zum Lesen der Anrufstatus-Statistiken finden Sie auf der Support-Seite von Microsoft zur Überwachung der Anrufund Besprechungsqualität in Teams.

9. Tastaturkürzel für virtuelles Handheben

Mit der Funktion „Hand heben“ von Teams können Besprechungsteilnehmer dem Gastgeber signalisieren, dass sie eine Frage oder einen Kommentar haben, ohne den Sprecher zu unterbrechen. Teams stellt dazu in der Menüleiste einen Button zur Verfügung. Im Jahr 2021 fügte Microsoft außerdem ein Tastaturkürzel hinzu, um diesen Vorgang zu beschleunigen.

Um Ihre Hand zu heben oder zu senken, beziehungsweise zu sehen, wer seine Hand gehoben hat, drücken Sie „Strg-Umschalt-K“ unter Windows oder „Schleifenquadrat-Umschalt-K“ unter dem Apple-System macOS. Wenn Ihr Screen Reader die Liste präsentiert, klicken Sie auf Strg-Umschalt-L unter Windows oder Schleifenquadrat-Umschalt-L unter macOS.

10. Besprechungszusammenfassungen

Nach dem Ende eines Meetings finden Sie in der Chat-Gruppe, die automatisch für die Besprechung erstellt wird, eine Zusammenfassung. Klicken Sie in der linken Seitenleiste der Teams-App auf das Chat-Symbol. Suchen Sie in der zweiten Spalte nach dem Titel der beendeten Besprechung und klicken Sie darauf.

Die Zusammenfassung enthält den Chat-Text, die Notizen und die während der Besprechung geteilten Dateien sowie eine Videoaufzeichnung und eine Transkription, falls diese erstellt wurden. Wenn Sie der Organisator der Besprechung sind, wird auch ein Anwesenheitsbericht angezeigt, der als CSV-Datei heruntergeladen werden kann.