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ORDNUNG FÜR DIE PRIVATEN UNTERLAGEN


plus Magazin - epaper ⋅ Ausgabe 8/2021 vom 07.07.2021

Artikelbild für den Artikel "ORDNUNG FÜR DIE PRIVATEN UNTERLAGEN" aus der Ausgabe 8/2021 von plus Magazin. Dieses epaper sofort kaufen oder online lesen mit der Zeitschriften-Flatrate United Kiosk NEWS.

Bildquelle: plus Magazin, Ausgabe 8/2021

Aufräumen fängt immer mit Aufraffen an“ – Dani Parthum muss lächeln, als sie diesen Satz sagt. „Ich weiß, dass es zu den ungeliebten Aufgaben im Haushalt gehört, Ordnung in die Dinge zu bringen“, sagt die Finanz-Expertin aus Hamburg, „und doch ist das von Zeit zu Zeit notwendig. Denn die eigenen Papiere aufzuräumen und zu ordnen ist ein Stück Eigenfürsorge.“

Hunderte Male hat Parthum anderen schon beim Sortieren geholfen und beim Abwägen, was wegkann und was unbedingt aufbewahrt werden muss. Sie empfiehlt deshalb auch, Schritt für Schritt vorzugehen. „Also nicht sich alle Ordner an einem Sonntagnachmittag vorzunehmen, sondern zuerst einen Ordner und sich dafür eine Stunde Zeit zu nehmen“, erzählt sie. Diese Häppchen-Strategie habe einen doppelten Zweck: „Man überfordert sich nicht, schiebt es aber auch nicht auf die lange Bank.“ Stück für Stück gewinne man dann wieder Kontrolle über die eigenen ...

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... Angelegenheiten, so Parthum.

Mut zum Wegwerfen

Und dies ist vielfach äußerst wichtig. Denn sowohl ein Rentenantrag (siehe auch S. 14) wie auch die jährliche Steuererklärung klappen schnell und einfach, wenn man weiß, wo sich was befindet, und wenn die Unterlagen auch vollständig sind.

„Doch genau das ist einer der schlimmsten Fehler, den viele bei den eigenen Unterlagen machen“, sagt die Effizienz-Trainerin Andrea Kaden, „es wird generell zu viel aufbewahrt. Mut zum Weg- schmeißen ist deshalb der erste und wichtigste Schritt, um Ordnung in die eigenen Unterlagen zu bekommen.“

Doch was kann man beruhigt wegwerfen? Fast alles. Denn eine gesetzliche Pflicht zum Aufbewahren gibt es für Privatpersonen nicht. Zu den wenigen Ausnahmen gehören z. B. Rechnungen von Handwerkern, die zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. „Die entscheidende Frage ist nicht: ‚Wozu bin ich verpflichtet?‘, sondern ‚Wovon habe ich etwas, weil ich es irgendwann wieder brauchen könnte‘“, sagt Andrea Kaden. Dass man persönliche Dokumente – von der Geburtsurkunde bis zum Diplom – aufbewahre, verstehe sich von selbst. Aber auch viele andere Unterlagen sollten abgeheftet werden, um Ansprüche belegen zu können: bei der Rente, Versicherungen, Zahlungen aus einem Bank-Sparvertrag. Viel wichtiger aber ist, welche Dinge brauche ich ein Leben lang, welche nur für eine bestimmte Zeit.

„Nur wer Ordnung in den privaten Finanzen hat, sieht auch, wofür Geld ausgegeben wird bzw. ob und wo gespart werden kann

Dani Parthum, Finanz-Coach für Frauen, Hamburg

Dani Parthum zählt einige Unterlagen auf, die man sofort entsorgen kann: „Anschreiben aller Art, wenn darin keine relevanten Informationen stehen; alte Verträge, wenn sie komplett abgerechnet sind: Miet- oder Arbeitsverträge, aber auch Verträge mit Fitness-Centern oder Energie-Versorgern, die man gewechselt hat.“ Aber auch Unterlagen zu alten Kfzoder sonstigen Versicherungen benötige man nicht mehr und bei laufenden Versicherungen könne man auf alte Nachträge verzichten. „Es reicht, jeweils die letzten beiden Nachträge aufzubewahren“, erklärt Parthum. Deshalb sei der erste Schritt zu einer neuen Ordnung der privaten Unterlagen das konsequente Ausmisten von alten, nicht mehr benötigten Dingen.

Sofort entsorgen

„Dann folgt der zweite Schritt“, ergänzt Andrea Kaden, „das Neu- Sortieren.“ Deshalb empfiehlt Dani Parthum auch, sich sieben neue Ordner zuzulegen und dann neu zu sortieren. „Mehr als diese sieben Ordner (siehe vorige Seite) werden nicht benötigt“, ergänzt sie, „am wichtigsten sind die Ordner mit den persönlichen und beruflichen Dokumenten. Wenn die Bude anfängt zu brennen, sind das die beiden Ordner, die ich mir greifen muss – alles andere ist letztlich verschmerzbar.“

Von diesen wichtigsten Unterlagen sollte man auch digitale Kopien erstellen – also einscannen und digital ablegen (siehe oben). Das heißt, die Daten nicht bloß auf der Computer-Festplatte oder einem USB-Stick abspeichern, sondern sicher verschlüsselt in der Cloud – also bei einem Anbieter von digitalem Speicherplatz auf einem externen Server. So sind die wichtigsten Unterlagen selbst verfügbar, falls der Computer geklaut oder die Wohnung durch einen Wasserschaden zerstört werden sollte.

Bei den meisten Dokumenten reicht – juristisch – inzwischen auch eine digitale Kopie als Beleg, zumal immer mehr Unterlagen ohnehin digital zugesandt werden. Dani Parthum ergänzt: „Alles, was digital vorhanden ist, sollte gar nicht erst ausgedruckt werden – zumal die Schriftform ausdrücklich nur bei Darlehensverträgen, Bürgschaften und Schuldversprechen vorgeschrieben ist.“

Doch wie schafft man es, dass die schöne neue Ordnung auch erhalten bleibt und sich nicht nach kurzer Zeit wieder ein Papierstapel oder eine volle Schublade bildet? Dani Parthum grinst: „Am einfachsten ist, Sie legen einen festen Platz an für alle Unterlagen, die eingehen. Aber nicht neben dem Fernseher, auf der Couch oder in der Küchen-Schublade, sondern ganz traditionell in einem Ablagekorb“, erklärt die Finanz-Expertin, „und dann nehmen Sie sich vor, einmal pro Woche diese Ablage abzuarbeiten (siehe vorige Seite). Der Vorteil: Die Ablage ist immer in kürzester Zeit getan und Sie sind ruck, zuck mit Ihrer neuen Ordnung vertraut!“

Traditioneller Ablagekorb

Wie sicher sind Ordner im Internet?

Wer nicht alles auf Papier abheften will, kann auch scannen und speichern – in einer Cloud. Sinnvoll ist dann aber, auf die Daten-Sicherheit zu achten.

Wer einen Internet-Zugang hat, erhält darüber meist auch Zugang zu einem virtuellen Speicher, zum Beispiel über Microsoft („OneDrive“), Google („Google Drive“) oder Apple („iCloud“). Aber diese Dienste haben einen entscheidenden Nachteil: Die Daten werden auf Servern außerhalb der EU abgelegt und unterliegen daher nicht den strengeren europäischen Datenschutz-Vorgaben.

Experten raten deshalb, Daten (also z. B. gescannte Dokumente) lieber bei einem Anbieter zu speichern, der europäischen Standards entspricht bzw. für den sogar die deutsche Datenschutzverordnung gilt. Bei einigen Tarifen von Vodafone und Deutsche Telekom ist Cloud-Speicherplatz (auf Servern im Inland) als Inklusivleistung enthalten. Alternativ sind diese Cloud-Anbieter empfehlenswert, weil sie alle auch dem EU-Recht unterliegen: Your Secure Cloud, Leitz Cloud oder luckycloud.

WIE ORDNEN?

Ob digital oder traditionell auf Papier – entscheidend ist nicht die Art, sondern die Klarheit.

Jeder sollte private Unterlagen ablegen – entscheidend ist, dass ein System gewählt wird. Wer die Papier-Form, wie die meisten Menschen, wählt, sollte auch konsequent dabei bleiben. Also auch Rechnungen oder Versicherungsverträge, die immer häufiger per E-Mail kommen, ausdrucken und abheften.

Wer lieber alles digital speichert, hat zwar den Vorteil von E-Mails, muss aber dann klassische Post einscannen und abspeichern. Spezielle Software ist nicht nötig.

Nur eines sollte man vermeiden: zwei Systeme – also Papier und digital.

Wichtig ist zudem: Paare sollten das Ordnungssystem abstimmen – es bringt nichts, wenn eine Technik-affine Frau alles digital machen möchte, ein eher traditioneller Ehemann dann aber nichts in klassischen Ordnern findet.

Ob digital oder Papier – notwendig sind immer sieben Ordner (siehe vorige Seite).

Innerhalb der Ordner die einzelnen Abteilungen durch Trennblätter teilen; im Computer innerhalb der sieben Ordner Unter-Ordner für die einzelnen Abteilungen anlegen.

Ob jeder neue Eingang sofort eingeordnet wird oder nur einmal pro Woche oder Monat, hat nur mit persönlichen Vorlieben zu tun. Wichtiger: Jeder neue Vorgang (z. B. eine neue Beitragsrechnung) führt automatisch dazu, dass der vorjährige Beleg weggeworfen bzw. gelöscht wird. Auf diese Weise wachsen die Ordner nicht an.