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Projektmanagement nach Covid: Was PMs jetzt können müssen


Computerwoche - epaper ⋅ Ausgabe 35/2021 vom 16.08.2021

Das vergangene Jahr hat die Art und Weise wie wir arbeiten, massiv verändert. Vor der Pandemie verrichteten laut einer Studie von Pew Research etwa 20

Prozent der erwerbstätigen Erwachsenen ihre Arbeit von zuhause aus. Heute sind es 71 Prozent – bei vielen wird das auch in Zukunft so bleiben. Die Pandemie hat für eine massive Verlagerung hin zu dezentralen verteilten Arbeitsplatzinfrastrukturen gesorgt – wovon jeder der weltweit 1,25 Milliarden Wissensarbeiter betroffen ist. Vor diesem Hintergrund müssen nicht nur Projektmanager neue Strategien entwickeln, um ihre Projekte auf Kurs und ihre Teams gesund und produktiv zu halten. Laut der Asana-Studie „Anatomy of Work“ verbringen wir 60 Prozent unserer Zeit damit, zu koordinieren.

Wie verändern sich vor diesem Hintergrund die Regeln des Projektmanagements? Welche Fähigkeiten brauchen Projektmanager jetzt, um erfolgreich zu sein? Projektmanagement- ...

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Von Christina Wood, sie schreibt als freiberufliche Autorin für die COMPUTERWOCHE-Schwesterpublikationen CIO.com sowie für InfoWorld.com und CSO Online.
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Burns vergleicht die Situation in vielen Unternehmen mit einem Land, in dem die verschiedenen Bundesländer völlig unterschiedlich agieren: „Die Leute wissen nichts voneinander oder darüber, was sie tun. Egal, ob es sich um ein Tool, eine Methodik oder was auch immer handelt – man wird nie alle glücklich machen können.“ Der Rat des Managers: „Wählen Sie einfach eine aus und sorgen Sie dafür, dass sie funktioniert.“

3. Asynchron ist Standard

Eine Sache, die uns das vergangene Jahr – oft genug auf die harte Tour in Form von verpassten Terminen und verlorengegangener Produktivität – gelehrt hat, ist, dass synchrone Kommunikation ein kostbares Gut ist. Denn in der neuen Arbeitswelt kann man sich nicht mehr darauf verlassen, dass die Leute zur gleichen Zeit an ihren Schreibtischen sitzen.

Es gibt auch keine Gewähr, dass sie sich in der gleichen Zeitzone befinden. Einige arbeiten vielleicht spät abends, andere früh morgens.

Darüber hinaus könnten die Betreuung der Kinder oder andere Aufgaben zu berücksichtigen sein. All dies führt zu einer brutalen Erkenntnis in Sachen Teamwork: Es ist aufwendig, alle für ein Meeting zusammenzubringen, und es wird zwangsläufig zu Unannehmlichkeiten wie Überlastung und Burnout führen.

„Die Kosten für synchrone Kommunikation sind im Zuge des Remote-Work-Umschwungs in die Höhe geschnellt. Und diese Kosten werden nicht sinken, wenn wir uns in eine hybride Arbeitsumgebung bewegen“, meint Asana-CPO Hood. Projektmanager sollten daher auf Tools setzen, die nicht nur Klarheit schaffen, sondern auch asynchrone Kommunikation besser abbilden.

4. Projektplan-Debugging

Die Erstellung eines komplexen Projektplans bedeutet eine Menge Arbeit. Dabei kann ein Fehler leicht ein ganzes Projekt oder einzelne Teile davon in Schieflage bringen und ein Vermögen kosten. Die Wahrscheinlichkeit, dass jemand diesen Fehler bemerkt, bevor ein Termin verpasst wird oder alles aus dem Ruder läuft, geht gegen null – wenn niemand den Projektplan regelmäßig überprüft.

„Für einen Menschen ist es rein mathematisch nicht möglich, die Komplexität eines Großprojekts zu bewältigen, ohne kritische Fehler zu machen“, weiß Mike Psenka, CEO von Moovila. „Unsere Untersuchungen zeigen, dass über 98 Prozent der Projektpläne – erstellt von erfahrenen Projektmanagern auf Senior-Level – kritische Fehler aufweisen. Das war schon immer so, denn Projektpläne werden nie auf Fehler untersucht.“ Sobald ein Plan erstellt ist, wird er unter der Annahme befolgt, dass er fehlerfrei ist. Selbst dann, wenn er komplex und teuer ist und eine große Anzahl von beweglichen Teilen, Mitwirkenden, Meilensteinen und Ergebnissen beinhaltet. „Jeder Programmierer auf dieser Welt debuggt seinen Code. Tun sie das nicht, würden sie Müll produzieren. Aber bei großen Projektplänen mit Tausenden von Aufgaben wird darauf vertraut, dass jeder es beim ersten Mal perfekt hinbekommt“, ärgert sich Psenka.

Sie interessieren sich für das Thema Projektmanagement? Dann finden Sie auf der Website der COMPUTERWOCHE viele weitere nützliche Informationen: Die richtige Projektmanagement-Methode finden www.cowo.de/3545546 IT-Projektmanagement – Ihr Weg zum Dreamteam www.cowo.de/3549486 Projektmanagement- Aufgaben – wie PMs sich selbst belügen www.cowo.de/3548727

5. Jeder ist jetzt PM

Kausikram Krishnasayee, Director of Project Management bei Kissflow, beobachtet einen Trend, dass Nicht-Projektmanager das Projektmanagement in die Hand nehmen. „Diese Mitarbeiter kommen aus verschiedenen Bereichen und managen am Ende große und kleine Projekte. Dabei sind sie sich der alten Regeln des Projektmanagements entweder nicht bewusst oder rebellieren dagegen. Im Wesentlichen agieren sie auf der Basis von Bauchgefühl und Erfahrung.“

In der Vergangenheit bezogen Projektmanager Faktoren wie Budget, Ressourcen und grobe Schätzungen ein, um zu bestimmen, wie lange eine Aufgabe dauern könnte. Eine neue Gruppe von Managern mit Fingerspitzengefühl stützt sich auf Erfahrung, Vertrautheit mit den Menschen, die die Arbeit erledigen, und das Wissen über die mentale Leistung. „Sobald man anfängt, die Menschen zu verstehen und sie als Menschen und nicht als Ressourcen zu betrachten – und versucht, Wege zu finden, um Probleme und Unsicherheiten von Fall zu Fall zu umgehen –, funktionieren die Dinge deutlich besser als mit alten Projektmanagement-Praktiken“, zeigt sich Krishnasayee überzeugt.

6. Der PM als Verhandlungskünstler

Projekte werden immer komplexer, und Unternehmen konzentrieren sich darauf, nachhaltiges Wachstum in einem neuen Klima zu schaffen. Der Projektmanager ist deshalb längst nicht mehr nur der, der die Pläne erstellt, sondern auch ein Verhandlungsführer. Dieser sollte in der Lage sein, konkurrierende Fraktionen, hybride Arbeitsteams, verteilte Stakeholder und Interessengruppen zusammenzubringen, um das Projekt voranzubringen.

„Die Rolle des Projektmanagers entwickelt sich weiter, und Verhandlungsgeschick wird immer wichtiger“, sagt Jill Lyons, Executive Vice President of Delivery bei Hawkeye. „Es gibt Teams, die mit Kunden zu tun haben, Teams, die intern arbeiten, und Projektmanager, die sich um technische Belange kümmern oder nach Vertriebskanälen oder Leistungen eingeteilt sind. Der Projektmanager wird zum Schnittpunkt zwischen all diesen Teams.“

7. Emotionale Intelligenz

Isoliertes Arbeiten im Home-Office kann zu einer unausgewogenen Work-Life-Balance führen. Nicht jeder im Team fühlt sich in der neuen verteilten Arbeitswelt wohl: Laut Pew Research tun sich vor allem jüngere Arbeitnehmer und Eltern schwer. Um Projekte wieder auf Kurs zu bringen, müssen sich Projektmanager auch um solche Aspekte kümmern.

„Emotionale Intelligenz ist eine elementare Fähigkeit, die Projektmanager jetzt brauchen“, sagt Janetta Ekholm, Managerin bei Futurice. „Wenn wir uns selbst als Menschen verstehen und wissen, woher unsere Emotionen kommen, verstehen wir auch andere.“ Der Projektleiter müsse dem Team psychologische Sicherheit vermitteln, damit sich die Leute wohlfühlen sowie Ideen und unterschiedliche Standpunkte ohne Angst teilen.

Projektmanager müssen also als eine Art Therapeut agieren, der Stress erkennt und den Teammitgliedern dabei hilft, diesen zu verarbeiten, Prioritäten zu setzen und Ressourcen oder einen geeigneten Zeitplan zu finden, damit sie sich bei der Arbeit sicher fühlen und zur Arbeit kommen können. „Indem sie diese Moderationsfähigkeiten einsetzen, können Führungskräfte erheblichen Einfluss ausüben“, weiß Ekholm.

(fm)