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SAP-Dokumentenverwaltung : DOKUMENTE FOLGEN DER WERTSCHÖPFUNGSKETTE


SAP & Dokumente - epaper ⋅ Ausgabe 6/2019 vom 25.06.2019

Wenn Dokumente in Beziehung zum Prozess stehen, vereinfachen sie die Arbeit.Dennoch ist Dokumentverwaltung selten ein Thema, das die Herzen höherschlagen lässt, denn hier vermuten die Anwender viel Aufwand und große Fehlerquellen. Entsprechend unbeliebt sind die Diskussionen zur Einführung neuer Dokumentenverwaltungssysteme.


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Bildquelle: SAP & Dokumente, Ausgabe 6/2019

Alle Anwender operieren im gleichen SAP-System und können unter Berücksichtigung der berechtigungstechnischen Vergaben auf verschiedenste Dokumente im Prozessnutzungskontext zugreifen. Dabei ist in Bezug auf Sicherheit, Transparenz und Effizienz die vollständige Integration entscheidend.


SAP-Benutzer können sich langwierige Diskussionen um die Dokumentenverwaltung ersparen.Denn ihr System hat eine vollständige Dokumentenverwaltung im Bauch. Gewusst wie, wird sie zu einem wirksamen Verwaltungswerkzeug, das die Dokumente dynamisch, schnell und nutzbringend in den Wertschöpfungsprozess mit einbringt.

Vier Merkmale für eine gute Dokumentenverwaltung
► Jedes Dokument ist einzigartig und ist
nur ein Mal abgelegt.
► Die Dokumente sind eigenständig und jederzeit eindeutig identifizierbar. Damit werden sie auffindbar, sind erkennbar, können ausgegeben, gebündelt und archiviert werden.
►Die Dokumente sind beziehungsfähig und mit dem jeweiligen Prozess verknüpfbar. Auf dieser Weise können sie im Kontext der Wertschöpfung zusammen mit dem Geschäftsprozess von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz mitfließen. Das Dokument ist zu jeder Zeit an jedem Ort und in jedem Zusammenhang aufrufbar.
►Die Dokumente sind interaktionsfähig und können parallel zu den verknüpften Prozessen verändert oder bearbeitet werden. Spezifische Versionen, Ausprägungen, Status sind ohne Aufwand verfügbar. Das Dokument hat immer die richtige Form und ist damit jederzeit gültig.

Vinzenz Hanke ist Head of SAP Competence Center, Cendres+Métaux, Biel, Schweiz;Dr. Matthias Flury ist Geschäftsführer der joinApps, Thalwil, Schweiz

Alle diese Eigenschaften erfüllt das SAP DVS. Mit wenigen Zusatzfunktionen ist auch die Dokumentenausgabe aus dem SAP heraus gezielt, automatisch und einfach möglich. Und zwar gleichgültig, ob geordnet als Handbuch, gebündelt als Personalmappe, als Anleitung für das Internet oder für eine Bestellung per E-Mail.

Systemübergänge können holprig sein
Im Vergleich zum SAP DVS mögen externe Dokumentenmanagementsysteme attraktivere Oberflächen haben. Tatsache bleibt, dass die Dokumente vom externen System erst in das SAP übertragen werden müssen, um dort für den Wertschöpfungsprozess nutzbar zu werden. Dieser Grenzübergang von System zu System birgt Holprigkeiten:
► Anlagen an die Dokumente sind im Kontext des Prozesses nicht zu erkennen
► Übertragen und Replizieren von Daten bedeutet zusätzliche Wege und Aufwand
► Es entstehen redundante Daten, da zwingende Prozessdaten in zwei Systemen parallel zu erfassen sind
►Zusätzliche Schnittstellen erhöhen Komplexität und Störungspotential Die Folge einer externen Dokumentenverwaltung sind demnach erhöhter Aufwand und Komplexität.

Dokumente sind Beziehungswesen
Es ist ganz klar – der Inhalt eines Dokuments ohne Absender oder Empfänger ist immer wertlos.Denn ein Dokument steht immer in Beziehung zu seinem Kontext. Das sind zum Beispiel Material, Kunden, Lieferant oder Prozesse. Diese Beziehungen sind zu pflegen, dafür gibt es keine Alternative. Aber die Pflege ist viel einfacher, wenn alle Daten und Systeme die gleiche Sprache – also „SAP“ – sprechen. Da es SAP DVS ermöglicht, Dokumente aus dem Geschäftsprozess heraus einzubringen, starten die Unterlagen ihren Weg immer aus dem richtigen Kontext heraus.

Potenziale einer integrierten Dokumentenverwaltung
Ab dem Moment, in dem Dokumente aus dem Prozess heraus genutzt, verarbeitet und ausgegeben werden, wandeln sie sich vom lästigen Zusatz zum hilfreichen Player im Wertschöpfungsprozess. Dafür gibt es viele Beispiele:
► Drucken von Zeichnungen in der Fertigung
► Beliefern des Lieferanten mit Spezifikationen aus der Einkaufsbestellung
► Ausliefern des Handbuches mit dem Versand der Maschine Mit wenigen Zusätzen bietet das SAP DVS diesbezüglich vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten.

SAP DVS eines Edelmetallverarbeiters im Gesundheitswesen
Rohstoff- und Halbzeug-Lieferungen im Gesundheitswesen werden von Qualitätszeugnissen und Zertifikaten begleitet.Beim Buchen des Wareneingangs wird die zuständige Person aufgefordert, die zugehörigen Unterlagen im SAP abzulegen.


„Alle Anwender operieren im gleichen System und können unter Berücksichtigung der berechtigungstechnischen Vergaben auf Dokumente im Prozessnutzungskontext zugreifen“


Das Dokument wird dabei mit dem Objekt „Qualitätszeugnis“ verknüpft, was wiederum in Beziehung zu Material, Charge und Bestellung steht. Damit ist das Dokument automatisch archiviert und steht im richtigen Kontext. Das heißt es steht in Beziehung zur Bestellung, zum Prüflos, Material und zum Wareneingang. Damit ist es jederzeit in der weiteren Wertschöpfungskette ansprech- und nutzbar.
Die Zeugnisdokumente stehen beispielsweise bei der internen Qualitätskontrolle im Labor zur Verfügung und werden am Ende der Wertschöpfungskette zur Kundenlieferung automatisch ausgegeben.

Kundenzeichnungen und Spezifikation bearbeiten
Kundenzeichnungen und Spezifikationen kommen als Anfrage oder Auftrag per E-Mail oder Post zum Verkauf.Der Verkauf scannt die Zeichnungen in das System ein und hängt sie im Kundenauftrag an die entsprechende Auftragsposition. Damit sind die Zeichnungen unmittelbar aus dem Kontext „Kundenauftrag“ und „Material“ heraus nutzbar.
Die Entwicklungsabteilung greift aus diesem Kontext auf die Zeichnungen zu und erstellt eine spezifische Neukonstruktion im CAD. Mit CAD-Direktintegration in SAP ETCR geschieht die Ablage des neu konstruierten Teiles im SAP DVS mit Bezug zum Kundenauftrag. Zur Validierung kann die Neukonstruktion via Mail direkt aus SAP ETCR zugestellt werden.Bei Freigabe findet eine automatische Konvertierung der Zeichnungen und Spezifikationen in das PDFA-Format statt. Diese PDF-Dokumente stehen für die Ausgabe mit den Fertigungspapieren zur Verfügung.

Fertigungsaufträge und Protokolle in der Produktion
Im Rahmen der Produktionsplanung erhält die Arbeitsvorbereitung Zeichnungen direkt aus SAP DVS via Fertigungsauftrag.Bei Freigabe des Fertigungsauftrages werden alle relevanten, via Material verknüpften Dokumente automatisch gebündelt und gestempelt mit Barcode und Auftragsnummer ausgegeben. Alle in der Produktion generierten Fertigungsprotokolle, Laboruntersuchungen, Qualitätsdokumentationen und die daraus entstehenden Zertifikate werden mit dem Fertigungsauftrag verknüpft und sind somit im SAP abgelegt.

Dokumentensammlung für die Auslieferung
Am Ende der Wertschöpfungskette, bei der Auslieferung des Produktes, stehen alle notwendigen Dokumente, die während des Prozesses entstanden sind, im Warenausgang bereit. Dazu gehören Lieferpapiere, zusammengezogene Zertifikate, Zeugnisse und auch Protokolle. Sie werden von der Dokumentenverwaltung automatisch geordnet und ausgegeben und mit den Lieferpapieren der Ware beigelegt. Auf einen Klick erfolgt das Zusammensammeln und Ausgeben einer vollständigen, gültigen Dokumentation, die gleichzeitig archiviert ist.(cr)

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