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Warum Kurz-Umfragen die Motivation der Mitarbeiter erhöhen können


Computerwoche - epaper ⋅ Ausgabe 27/2020 vom 22.06.2020

CEO und Mitgründer des auf Personalentwicklung spezialisierten Unternehmens Glint.

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Bildquelle: Computerwoche, Ausgabe 27/2020

Wie ist die Stimmungslage?

Wer als Arbeitgeber nur einmal im Jahr seine obligatorische Mitarbeiterbefragung aufsetzt, wird nie ein realistisches Stimmungsbild in seinem Unternehmen erhalten. Mitarbeiter müssen sich emotional als ein aktiver Teil des Unternehmens verstehen, der nicht nur „Dienst nach Vorschrift“ verrichtet – um genau das herauszufinden, sind regelmäßige Pulsbefragungen so wichtig.

Zufriedene Mitarbeiter kommen gern zur Arbeit. Das heißt jedoch nicht automatisch, dass sie sich auch emotional mit ihrem ...

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... Arbeitgeber und seinen Ziele verbunden fühlen. Mitarbeiterengagement geht über die bloße Zufriedenheit hinaus. Eine engagierte Belegschaft steht generell für eine stärkere Mitarbeiterbindung, bessere Leistung und höhere Umsatzzahlen. Sie weiß, wie sie persönlich zum Unternehmenserfolg beiträgt, denn Angestellte, die eine Bindung zu ihrem Arbeitgeber verspüren, richten ihre Arbeit auf die Firmenziele aus. Was dieses Engagement antreibt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Das reicht von der übergreifenden Unternehmenskultur über zwischenmenschliche Beziehungen bis hin zum einzelnen Mitarbeiter, seinem Tätigkeitsbereich und seinem Streben nach Weiterentwicklung.

Daher ist es wichtig, dass Betriebe eine nachhaltige Strategie entwickeln, die das Mitarbeiterengagement effektiv misst und fördert. Drei wesentliche Schritte sollten sich in einer solchen Strategie wiederfinden:

1. Wie eine Pulsbefragung hilft

Mitarbeiterbefragungen haben sich als aufschlussreichstes Medium bewährt, die allgemeine Stimmung innerhalb der Belegschaft zu messen. Mithilfe solcher Umfragen erhalten Führungskräfte wertvollen Aufschluss über Wünsche und mögliche Problemfelder, die ein Team bewegen.

Allerdings arbeiten die meisten Betriebe mit jährlichen Befragungen, die möglichst viele Aspekte innerhalb des Arbeitsalltags abdecken und sich über sämtliche Bereiche der gesamten Organisation erstrecken. Diese Vorgehensweise birgt jedoch Nachteile, die die resultierenden Umfrageergebnisse in weiten Teilen hinfällig machen. Der Grund: Die Umsetzung und Auswertung ist zeitaufwendig, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass die gewonnenen Erkenntnisse ihre Gültigkeit verlieren.

Nehmen wir an, Sie haben herausgefunden, dass die letzten Mitarbeiter, die gekündigt haben, zu einem Wettbewerber gewechselt sind. Nun wäre es sinnvoll, Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko weiterer Kündigungen zu minimieren. Dazu wollen Sie über eine Mitarbeiterbefragung die aktuelle Stimmung ermitteln, um zu erfahren, was genau den Angestellten fehlt, und was sich diese für die Zukunft wünschen.

Pulsbefragungen eignen sich in diesem Fall in vielerlei Hinsicht mehr als jährliche Umfragen. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um kurze Online-Umfragen, deren Fragenrepertoire auf aktuelle Ziele ausgerichtet werden kann. Die Fragen bestehen sowohl aus quantitativem Feedback – zum Beispiel Antworten über eine Punkteskala – wie auch aus qualitativen Fragen, durch die Mitarbeiter ihre persönliche Meinung formulieren können.

Das Ausfüllen der Pulsbefragung nimmt in der Regel nur wenig Zeit der Mitarbeiter in Anspruch, wodurch sich Befragungseinheiten auch in kürzeren Intervallen durchführen lassen. Die so gewonnenen Einblicke ermöglichen es, das aktuelle Betriebsklima zu bewerten und auf Missstände zu reagieren. Darüber hinaus lässt sich in zusätzlichen Einzelgesprächen mit Mitarbeitern herausfinden, was diese motiviert und antreibt, beziehungsweise wo sie Probleme sehen, die es anzupacken gilt.

2. Erkenntnisse zügig umsetzen

Im nächsten Schritt müssen die anonymisierten Daten genau betrachtet und interpretiert werden. Im besten Fall werden die Ergebnisse mit weiteren Daten aus dem HR-System und Informationen zu Geschäftsprozessen aus dem ERP-System verknüpft, sodass sich Zusammenhänge zwischen Engagement und unternehmensrelevanten Faktoren herstellen lassen.

Ausgehend von den gewonnenen Erkenntnissen lässt sich ein Aktionsplan aufstellen, um Probleme und Missstände schnell zu lösen. Hier geht es darum, zu formulieren, mit welchen Maßnahmen die Mitarbeitererfahrung und gleichzeitig das Engagement verbessert werden können.

Wichtig ist, dass der Arbeitgeber diese Aktionen direkt nach der Auswertung einleitet. Vergeht zu viel Zeit zwischen Feedback und Umsetzung, könnte bei den Beschäftigten der Eindruck entstehen, dass die Führung die Umfrage-Ergebnisse nicht ernst nimmt und sie sich in ihren Belangen nicht gehört fühlen.

Oder, um es auch aus einer anderen Perspektive zu betrachten: Die Erkenntnisse aus Umfrage und Gesprächen eignen sich nicht nur dazu, auf potenzielle Probleme, sondern auch mit Anerkennung auf gute Leistungen zu reagieren. Die Mitarbeiter fühlen sich in ihrer Arbeit bestätigt und wissen, dass sie etwas zum Erreichen der Unternehmensvision beitragen.

Ein Beispiel: Gehen wir also davon aus, dass Sie eine Pulsbefragung und Einzelgespräche im Unternehmen durchgeführt haben, und das Ergebnis vorliegt. Nun beginnt die entscheidende Phase nach der Erhebung: Wie sollten Sie auf das Feedback reagieren, das Sie von den Mitarbeitern erhalten haben? Es wurde beispielsweise herausgefunden, dass der Belegschaft Möglichkeiten fehlen, sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.

Die Mitarbeiter suchen eine Herausforderung und legen besonders viel Wert darauf, neue Fähigkeiten zu erlernen und alte auszubauen. Die Folge: Als Maßnahme ziehen Sie die zeitnahe Implementierung einer E-Learning-Plattform in Betracht, über die Mitarbeiter individuelle Lerneinheiten on demand beziehen können, die jeweils auf ihre persönlichen Stärken und Interessen zugeschnitten sind.

3. Fortschritt bewerten und anpassen

Mit einer einmaligen Erhebung und Einleitung von Verbesserungen ist es jedoch noch nicht getan. Fortlaufende und regelmäßig stattfindende Umfragen und Gespräche sind wichtig, um den Fortschritt der Maßnahmen verfolgen und bewerten zu können.

Nach der Befragung ist vor der Befragung. Für eine bessere Bewertung des Fortschritts, sollte die nächste Pulsbefragung bereits im folgenden Quartal angesetzt und die aktuellen Verbesserungen in die Wege geleitet werden. Regelmäßige Meetings zwischen den Umfragen ermöglichen, die Fortschritte des angepeilten Ziels zu besprechen und neue festzulegen.

Berücksichtigt werden hierbei auch die Problematiken, die über die erste Umfrage ermittelt werden konnten – in diesem Beispiel die Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in Ihrem Betrieb. Die Mitarbeiter können sowohl die Zielsetzung als auch den Fortschritt bewerten und rückmelden, wie zufrieden sie mit der Effektivität der Maßnahmen sind. So erleben sich Mitarbeiter als Teil des Ganzen, mit einem Mitspracherecht in Bezug auf Ziele, Schwachstellen und Bedürfnisse. Auf diese Weise wird das allgemeine Engagement, das Unternehmen voranzutreiben, gefördert.

Darüber hinaus müssen sich Mitarbeiter emotional als aktiver Teil des Unternehmens verstehen, der nicht nur „Dienst nach Vorschrift“ verrichtet. Und genau deshalb ist es wichtig, das Engagement über regelmäßige Mitarbeiterbefragungen zu messen und entsprechende Maßnahmen in die Wege zu leiten.
(hk)