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Zahlen lügen nicht


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florieren! - epaper ⋅ Ausgabe 9/2022 vom 03.09.2022
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?Zuerst hatten wir eine Registrierkasse, dann eine erste Computerkasse, dann haben wir uns für das Bosse-System entschieden?, berichtet Harald Lange. ?Das ist gewachsen.? Bei der Auswahl legte er Wert auf das Display und Bedienungsfreundlichkeit.

„Die Verkaufszahlen entlarven sehr schnell, was Renner und Penner sind.“

Wenn die Sprache auf Computerkassen und Warenwirtschaftssysteme kommt, werden viele Vorteile genannt, vor allem geht es darum, eine Zahlenbasis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu bekommen. Möglich ist sehr viel, aber was ist sinnvoll? „Eine echte Warenwirtschaft, bei der alles beim Eingang erfasst wird, das kriegen wir im Blumengeschäft nicht hin, das ist viel zu aufwendig“, sagt Harald Lange und ergänzt: „Das habe ich noch nirgends gesehen und ich kenne viele Blumengeschäfte.“ Der Inhaber von zwei 1A-Blumen-Geschäften in Hildesheim und Ansprechpartner für das Betriebstypenkonzept „1A Blumen“ bei der Ekaflor nutzt ein computergesteuertes Kassensystem für sein Hauptgeschäft und eine Filiale. Notwendig sind dafür drei Plätze: die beiden Kassen-Terminals in den Geschäften und ein Computer für die gemeinsame Verwaltung ...

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... und Auswertung. Ohne Filiale braucht man auf jeden Fall zwei Plätze. Natürlich macht es einen großen preislichen Unterschied, ob man eine Registrierkasse oder ein Computersystem kauft, man bekommt aber viel mehr Daten für unternehmerische Entscheidungen und hat zudem große Vorteile beim Erstellen von Lieferscheinen und Rechnungen – hier kann man auf Dauer viel Zeit sparen.

Erleichterung bei der Planung und beim Einkauf

Bei der Auswahl des Systems legte Harald Lange Wert auf ein bedienungsfreundliches Display. Damit die Kasse gerne genutzt werden kann, ist außerdem entscheidend, die Warengruppen so anzulegen, dass Artikel leicht gefunden werden. Man kann die Voreinstellungen der Anbieter nutzen, aber auch individuell auf den Betrieb anpassen. Harald Lange empfiehlt, sich am Anfang Zeit dafür zu nehmen. „Ich kann eine Trauerschleife innerhalb der Trauerfloristik anlegen, genauso aber im Boutique-Bereich bei den Bändern, oder beides“, nennt der Geschäftsinhaber ein Beispiel. Und wenn man feststellt, dass die Zuordnungen nicht passen, kann man das unkompliziert ändern. Eine weitere Empfehlung ist, möglichst viele Warengruppen anzulegen und in weitere Ebenen aufzusplitten, denn nur dann kann das System aussagekräftige Daten liefern. „Bei den Sträußen zum Beispiel haben wir feste Preisgruppen, die immer wiederkehren. Man kann abrufen, wie viele Sträuße in welchen Preisgruppen zum Beispiel am Muttertag verkauft wurden, auch in den zurückliegenden Jahren. Das hilft beim Einkauf und der Planung.“ Das gilt auch für das wichtige Weihnachtsgeschäft: „Wenn ich auf die Messe gehe, dann weiß ich, was im Advent verkauft wurde. Ich kann den Warenwert ermitteln und den Einkauf darauf abstimmen.“ Und zwar ganz unabhängig von den eigenen Vorlieben. „Manchmal ist man selbst oder ein Mitarbeiter begeistert von einem Produkt, aber die Verkaufszahlen entlarven sehr schnell, was Renner und Penner sind“, stellt Harald Lange fest. Dass man manchmal von falschen Annahmen ausgeht, betrifft auch die Personalplanung. Auch dafür liefert das System wichtige Informationen. „Man sieht genau, zu welchen Zeiten die meisten Kunden kommen und welcher Umsatz gemacht wird. Es ist spannend, die Kundenströme zu verfolgen.“

Kollegen, die neu in das Thema Computerkasse einsteigen, rät Harald Lange, sich vor der Anschaffung schlau zu machen, was am besten zum eigenen Geschäft passt, denn der Aufwand muss im Verhältnis zum Nutzen stehen. Er empfiehlt, sich nicht nur bei den einschlägigen Firmen zu erkundigen, sondern auch bei Beratern, Kollegen und Erfa-Gruppen. Auf die Frage, ob die Ekaflor eine solche Beratung anbietet, antwortet der stellvertretende Aufsichtsratsvorsitzende des Einkaufs- und Marketingverbunds für Gärtner und Floristen: „Wir bieten das nicht explizit an, aber wir können das.“

Computerkasse für die Anforderungen der Zeit

Für Frank Halbig, Nürnberg, ist klar, dass eine Registrierkasse schlichtweg nicht leistungsfähig genug für die Anforderungen der Zeit ist. Ein computergestütztes Kassensystem ist für ihn ein elementarer Baustein in der Unternehmensführung. Denn mit dem Computersystem werden Daten gesammelt und gespeichert. „Jeder braucht Daten über seinen Betrieb.“ Zur Aussage von Kollegen, dass sie auch ohne Computersystem wissen, was sich wie verkauft, sagt er aus seiner Erfahrung als Berater: „Von 100 Geschäftsinhabern weiß nur einer genau Bescheid, alle anderen haben keine Ahnung.“ Die Kosten sind für ihn kein Thema, denn mit der Computerkasse gehe der Vorgang des Kassierens schneller, sodass sich die Anschaffung in zwei, drei Jahren alleine dadurch bezahlt mache. Voraussetzung sei allerdings, dass die Preise sehr einfach eingegeben werden können. Dazu kommen Einsparungen durch die Möglichkeit, Lieferscheine und Rechnungen über den Computer abzuwickeln. „Nur noch 10 % der Rechnungen werden bei uns per Hand geschrieben, alles andere geht automatisiert“, erklärt Frank Halbig. In seinen Blumengeschäften sind computergestützte Kassensysteme seit über 20 Jahren im Einsatz. „Mit dem Kassensystem lernt man, wie viel Umsatz man mit welchen Warengruppen macht, man lernt Umsatzanteile und Margen kennen“, führt er aus. Frank Halbig nutzt die Zahlen für seine Preispolitik und für die Entscheidung, in welche Bereiche man am besten

Energie investiere. Ob man zum Beispiel noch einen Strauß mehr verkaufen möchte oder besser daran arbeite, als „Berater im gestalterischen Bereich“ wahrgenommen zu werden.

Betriebswirtschaftliche Kontrolle wird noch wichtiger

„Mit dem Kassensystem lernt man Umsatzanteile und Margen kennen.“

Mit der Energiekrise wird die betriebswirtschaftliche Kontrolle für den Unternehmer noch wichtiger. Man müsse mit massiven Preiserhöhungen beim Blumen-Einkauf rechnen und damit mit Verkaufspreisen, die sich nur noch schwer durchsetzen lassen. Klar sei aber auch, dass man nicht bei jedem Strauß draufzahlen könne. Da sich seit Jahren abzeichne, dass viele Kunden vor allem wollen, dass ihr Auftrag ganz unabhängig vom Preis gut und zuverlässig ausgeführt wird, werden aktuell die Bemühungen verstärkt, bei den Kunden ein Bewusstsein dafür zu schaffen, „dass wir Dienstleister sind und nicht nur ein Produkt verkaufen“. Dazu gehört, dass Arbeitszeit extra ausgewiesen wird, etwa für das Aufbinden von Bundware. Mit einem „floristischen Verarbeitungsplatz“ will Frank Halbig weiter in diese Richtung marschieren. Das bedeutet, dass während des Bindens nicht nur die verwendeten Blumen eingetippt werden, sondern dass die Zeit mitläuft. Damit stößt er bei seinen Mitarbeiter(inne)n noch auf Widerstand, aber er probiert gerne Neues aus und ist davon überzeugt, dass die Richtung stimmt. Weil das Kassensystem die nötigen Daten für unternehmerische Entscheidungen liefert, spricht Frank Halbig von einem verlängerten Arm seiner betriebswirtschaftlichen Gedanken. „Wie eine Schere, die man braucht, um die Stiele beim Strauß abzuschneiden, ist ein Kassensystem ein Werkzeug, das hilft, betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen“, sagt Frank Halbig und fügt hinzu: „Es funktioniert aber nur, wenn ein unternehmerisches Ziel da ist.“