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Alles in einer Lösung: KIT setzt auf CAS Campus

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Nicht nur für Unternehmen, auch für Hochschulen ist der Kontakt zu Bewerbern erfolgsentscheidend. Mit dem „Dialogorientierten Serviceverfahren“ – kurz DoSV – treten Bewerber sowohl mit dem Portal hochschulstart.de als auch direkt mit den Hochschulen in Kontakt.

Der Blick in die Praxis beim Karlsruher Institut für Technologie (KIT) zeigt, wie das Campus-Management-System CAS CAMPUS die Prozesse für Bewerber und Sachbearbeiter vereinfacht und sämtliche Bewerbungsverfahren in einer Lösung zusammenführt.

Vor Einsatz von CAS Campus bedeutete DoSV für die Sachbearbeiter und IT-Verantwortlichen einen hohen zeitlichen und organisatorischen Aufwand: Hinzu kam die hohe Verantwortung – schließlich kann sich eine Hochschule einen Fehler in diesem sensiblen Bereich nicht leisten. Jedes einzelne Bewerbungsverfahren, zum Beispiel zu einem zulassungsbeschränkten Studienfach mit oder ohne Teilnahme am DoSV, zog einen jeweils eigenen Prozess nach sich, der in unterschiedlichen Systemen bearbeitet werden musste. „Die Einführung von CAS Campus löste die Verwirrung von mehreren Systemen komplett auf“, erklärt Axel Maurer, Projektleiter und Leiter der Verwaltungs-IT beim KIT.

Integration in einer Lösung

Sorgte die gleichzeitige Existenz der unterschiedlichen Bewerbungsverfahren für immer höheren Pflegeaufwand beispielsweise der Bewerberportale, so werden seit Einführung von CAS Campus die unterschiedlichen lokalen Bewerbungsverfahren mit dem DoSV von hochschulstart.de nahtlos integriert. „Für die Sachbearbeiter ist keine Trennung der Verfahren mehr nötig“, so Maurer. „Die eingehenden Bewerbungen werden im übergreifenden Campus-Management- System bearbeitet und einheitlich behandelt“, macht der Leiter der Verwaltungs-IT im Gespräch deutlich.

Stufenweise Implementierung im Pilotbetrieb

Was sich für die Interessenten und Bewerber nach außen als benutzerfreundliches Portal zeigt, erfordert im Inneren klare Strukturierung komplexer Prozesse. Nach Prozesskettentests und Verfahrenssimulationen, welche die Qualität des Bewerbungs- und Zulassungsmanagements von CAS Campus bestätigten, startete das Bewerberportal im Juni 2013. „Ohne auf Volllast zu fahren, konnten wir die Umstellung stufenweise realisieren, sodass der Big- Bang von vornherein ausgeschlossen werden konnte“, erinnert sich Axel Maurer. „Der Pilotbetrieb bot uns den Vorteil, die Auswirkungen auf den gesamten Prozess detailliert zu kennen.“

Vorteile für Studierende

Seither macht es CAS Campus der Hochschule möglich, sich im eigenen Bewerberportal bei den Studiums-Interessierten zu präsentieren. „Trotz oder gerade wegen DoSV lernen die Interessenten um einen Studienplatz frühzeitig unser Portal kennen“, bestätigt Projektleiter Maurer. Für künftige Studienplatz-Bewerber bieten sich über das neu geschaffene Portal einige gewichtige Vorteile, zum Beispiel, dass Bewerbungswizards für einzelne Studiengänge konfiguriert werden können. Dadurch werden nur die Informationen von Bewerbern eingeholt, die für ihren konkreten Studienwunsch tatsächlich erforderlich sind.

Transparenz für Bewerber

Die Bewerber reichen nach kurzer Registrierung beim KIT bzw. bei hochschulstart.de ihre Unterlagen direkt über das KIT-Portal ein und werden Schritt für Schritt durch den gesamten Bewerbungsprozess geleitet. „Dabei kann die Bewerbung zu jedem Zeitpunkt unterbrochen und später an gleicher Stelle wieder fortgesetzt werden“, beschreibt Dr. Dirk Balfanz, Geschäftsführer der CAS Education, den Prozess. Weiterer Vorteil: „Sobald die Unterlagen vollständig hochgeladen und damit offiziell eingereicht sind, ist der Status der Bearbeitung für Bewerber jederzeit transparent einsehbar.“

Voraussetzungen für verschlankte Prozesse

Der Nutzen von CAS Campus beim DoSV ist für das KIT fundamental: „Ohne den Einsatz von CAS Campus wäre für uns die Teilnahme an den unterschiedlichen Bewerbungsverfahren nicht möglich“, so Projektleiter Maurer. „CAS Campus bringt die nötigen Voraussetzungen mit, um die unterschiedlichen Verfahren in einer Lösung zu vereinen“, weiß Projektleiter Maurer aus der Praxis zu berichten. „Die Datenqualität wird dadurch erheblich gesteigert und vor allem werden zeitraubende Prozesse verschlankt.“

Weitere Informationen unter: kit.edu und cas-education.de

Bildquelle: http://www.tu9.de/uni-ka/

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