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Arbeiten, wo andere Urlaub machen


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ÖKO-TEST Magazin - epaper ⋅ Ausgabe 2/2022 vom 27.01.2022

Unterwegs arbeiten

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Bildquelle: ÖKO-TEST Magazin, Ausgabe 2/2022

Arbeitsrecht

Einfach auf brechen und sich bei der nächsten Videokonferenz aus dem Ausland von der sonnigen Terrasse mit Blick über die malerische Bucht zuschalten, macht nicht nur Kollegen neidisch. Es kann gegen den Arbeitsvertrag verstoßen. Denn der Arbeitgeber hat das Weisungsrecht, wo der Arbeitnehmer arbeitet und was mobil arbeiten bedeutet. Regelt der Arbeitsvertrag das nicht konkret, sollte der Arbeitnehmer sich von seinem Arbeitgeber eine Erlaubnis holen.

Lehnt der ab, muss das kein böser Wille sein, sondern kann an internationalem Recht liegen. Denn das Unternehmen muss aufpassen, dass es nicht unbeabsichtigt eine Betriebsstätte im Ausland gründet. Das zöge einen hohen Aufwand nach sich, von Steuern über Sozialabgaben bis hin zum Arbeitsschutz. In der Praxis hängt es vom Land ab, in dem der Arbeitnehmer sein Homeoffice einrichtet. Selbst innerhalb der Europäischen Union ...

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... geht es manchmal ganz schnell. Ein Beispiel: Laut österreichischen Finanzbehörden kann schon eine Betriebsstätte entstehen, wenn der Arbeitgeber einen Laptop oder ein Mobiltelefon zur Verfügung stellt, das dieser in einer eigenen oder angemieteten Wohnung in Österreich nutzt. Dann müsste das deutsche Unternehmen unter Umständen in Österreich Steuern abführen. „Es genügt, dass sich in der Wohnung eine – wenn auch nur geringfügige – Tätigkeit für den Gewerbebetrieb abspielt“, heißt es dazu in einem Schreiben des österreichischen Finanzministeriums, das Öko-Test vorliegt.

Das bedeutet, selbst wenn der Arbeitgeber seinen Angestellten bei seinem Wunsch nach einem Homeoffice im Ausland unterstützen will, hindert ihn unter Umständen die Rechtslage. Angesichts des Trends zum Arbeiten außerhalb der Firmenimmobilien und um den Wünschen der Arbeitnehmer auf einer rechtssicheren Basis entgegenkommen zu können, fordert die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände daher international abgestimmte Kriterien.

„Ob die Verlagerung der Tätigkeit in ein Homeoffice im Ausland dazu führt, dass sich der gewöhnliche Arbeitsort ändert, ist im Einzelfall zu ermitteln“, empfiehlt zudem das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). Feste zeitliche Grenzen gebe es nicht. Hier sollten Arbeitnehmer sich vorab informieren, ob sie plötzlich unter das Arbeitsrecht des ausländischen Staats fallen, was schlechtere Konditionen bedeuten kann. Ausnahme: Im Arbeitsvertrag ist ausdrücklich deutsches Recht vereinbart.

Für den Arbeitsplatz gelten auf jeden Fall die Schutzvorschriften des jeweiligen Landes, in dem er sich befindet. Es können auch deutsches und ausländisches Recht gelten.

Steuern und Abgaben

Grundsätzlich spielt es für die Finanzbehörden keine Rolle, an welchem Ort sich das Homeoffice befindet. Es gelten die gleichen Vorgaben wie beim Büro in den eigenen vier Wänden: Stand dem Arbeitnehmer sein betrieblicher Arbeitsplatz das ganze Jahr über zur Verfügung, gilt die Homeoffice-Pauschale von fünf Euro pro Tag und maximal 600 Euro im Jahr, wenn der Arbeitnehmer dennoch im Homeoffice gearbeitet hat. Gleiches gilt, wenn zum Arbeiten kein eigener Raum vorhanden war, sondern beispielsweise nur ein Eckchen am Küchentisch. Hat der Arbeitnehmer weniger als die Hälfte seiner Arbeitszeit im Büro zu Hause verbracht, kann er immer noch Werbungskosten dafür geltend machen. Allerdings nur bis zu 1.250 Euro. Das ist keine Pauschale, die Steuerzahler müssen die Ausgaben belegen. „Und wenn ich nachweise, dass ich keinen anderen Arbeitsplatz vom Arbeitgeber bekomme, kann ich die Kosten in voller Höhe absetzen“, sagt Daniela Karbe-Geßler, Leiterin Steuerrecht und Steuerpolitik beim Bund der Steuerzahler.

Aber Vorsicht: Der Begriff Homeoffice bedeutet, dass der Arbeitnehmer in einer Wohnung arbeitet. „Bei einem Wohnmobil ist das nicht der Fall“, erklärt Karbe-Geßler. Auch bei einem Hotelzimmer wird es schwierig, da es sich dabei nicht um eine Wohnung handelt.

Anders ist es bei Häusern und Wohnungen. Allerdings gilt hier wie bei der Immobilie in Deutschland: Wer die vollen Kosten für ein Büro abziehen will, muss nachweisen, dass ein Raum mit Tür vorhanden ist. Dann können Arbeitnehmer die Miete anteilig ansetzen. Sicherheitshalber sollten sie die Situation vor Ort mit Fotos dokumentieren. Unter Umständen verlangen die Finanzbehörden auch einen Grundriss und eine Begründung für die regelmäßige Übernachtung im Ausland. Selbst dann ist nicht klar, ob der Steuerzahler tatsächlich Kosten ansetzen kann. „Verlegt der Arbeitnehmer aus privaten Gründen sein Homeoffice ins Ausland, sind Kosten für die Reise, Unterkunft etc. steuerlich als Kosten der Lebensführung nicht abzugsfähig“, informiert das Bundesministerium der Finanzen (BMF). Allerdings sind viele Fragen ungeklärt und für zahlreiche Spezialkonstellationen werden wohl erst Gerichte klären, was gilt. Schließlich ist es beispielsweise durchaus möglich, sich bei beengten Wohnverhältnissen eine Wohnung als Büro für das Homeoffice zu mieten. Die Anfahrt vom Heimatort zum Arbeitsdomizil am Urlaubsort zählt jedoch definitiv nicht zu den Werbungskosten.

Vorab klären sollten Arbeitnehmer, ob sie im Zielland auch steuerpflichtig werden, wenn sie von dort aus arbeiten. Denn laut BMF gilt: „Sofern die steuerpflichtige Person ihre Wohnung im Inland beibehält, hat eine zeitweise Tätigkeit im Ausland keine Auswirkung auf ihre unbeschränkte Steuerpflicht im Inland.“ Je nach Sachverhalt und Steuerrecht des Gastlandes könnte er dort ebenfalls steuerpflichtig werden. Unter Umständen verhindern dies Doppelbesteuerungsabkommen oder das deutsche Steuerrecht. Zum Teil gilt auch die 183-Tage-Regel: Wenn der Arbeitnehmer nicht mehr als 183 Tage im Gastland verbracht hat, zahlt er dort keine Steuern. Die genaue Definition hängt von Abkommen zwischen Deutschland und dem jeweiligen anderen Staat ab.

Bürozubehör, das Arbeitnehmer im Ausland erwerben, können sie als Werbungskosten geltend machen. Kaufen sie außerhalb der Eurozone ein, gilt der Wechselkurs des Kaufdatums. Diesen stellt die Finanzverwaltung zur Verfügung.

Kehrt der Arbeitnehmer nach Deutschland zurück, muss er Gegenstände, die er für seine Arbeit im Ausland erworben hat, an der Grenze melden. „Neuanschaffungen aus einem Drittland müssen grundsätzlich bei der Einreise verzollt und versteuert werden“, erklärt Sarah Garbers vom Leitungsstab Kommunikation bei der Generalzolldirektion in Bonn. Ob auch bei der Einreise ins Zielland Zollgebühren fällig werden, erfahren Arbeitnehmer bei der zuständigen Botschaft.

Eine weitere Abgabe im Ausland kann ins Geld gehen: die Kurtaxe beziehungsweise vergleichbare Steuern. Denn die erheben insbesondere Gemeinden in Tourismusregionen auf Basis der Tage des Aufenthalts. Betreibt der Arbeitnehmer sein Homeoffice vor Ort so lange, dass er einen Nebenwohnsitz anmelden muss, kann je nach Gemeinde auch eine Zweitwohnsitzsteuer fällig werden.

Versicherung

Versicherungsschutz kann an der Grenze enden. „Bei grenzüberschreitender mobiler Arbeit gilt der Ort als Beschäftigungsort im Sinne des Sozialversicherungsrechts, an dem die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird – bei mobiler Arbeit also der Ort, an dem zum Beispiel der Laptop gerade steht“, heißt es dazu beim BMAS. Zuständig für die Sozialversicherungen ist die DVKA, eine Tochter des Spitzenverbands der gesetzlichen Krankenkassen GKV. Die unterteilt in drei Zielstaaten.

Gilt das Recht der europäischen Gemeinschaft – das betrifft EU-Mitglieder, Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz – greift die Entsenderegel. Voraussetzung: Der Arbeitnehmer bleibt maximal 24 Monate im Ausland, löst dort keine andere Person ab, hat mindestens einen Monat unter deutschen Rechtsvorschriften gearbeitet und ihr Arbeitgeber ist gewöhnlich in Deutschland tätig. Auch wenn die Initiative zum Homeoffice auf Elba oder an einem anderen Ort innerhalb dieser Staatengruppe vom Arbeitnehmer ausgeht, schließt das eine Entsendung nicht aus. Es genügt laut GKV, „wenn der Arbeitgeber mit der vorübergehenden Auslandstätigkeit einverstanden ist, er die erbrachte Leistung entgegennimmt und er sie durch Fortzahlung des vereinbarten Gehalts vergütet.“ Es gelten weiterhin alle deutschen Vorgaben bezüglich Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung sowie der Regelungen zu Familienleistungen wie Kindergeld und der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Allerdings schränkt der Verband ein: „Gesetzlich Krankenversicherte können bei lediglich vorübergehendem Aufenthalt im anderen Staat Leistungen wie eine dort gesetzlich versicherte Person in Anspruch nehmen, soweit diese Leistungen unter Berücksichtigung der Aufenthaltsdauer medizinisch notwendig sind.“ Unter Umständen sollten Arbeitnehmer eine private Krankenzusatzversicherung abschließen, da jeder Staat ein anderes Gesundheitssystem hat und nicht jedes die aus Deutschland gewohnten Leistungen bezahlt. Für Großbritannien gelten bislang auch nach dem Brexit die gleichen Regeln, mit einer Ausnahme: Pflege ist nicht abgedeckt.

Bei der zweiten Staatengruppe hat Deutschland mit dem jeweiligen Staat ein bilaterales Abkommen über soziale Sicherheit geschlossen. Dann gilt deutsches Recht nur, wenn der Arbeitnehmer dort im Rahmen seines in Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses im Auftrag und für Rechnung seines Arbeitgebers tätig ist. Zudem existiert auch hier ein zeitliches Limit, das allerdings von Staat zu Staat variiert. Die Abkommen können, müssen aber nicht sämtliche Sozialversicherungen umfassen. Auch kann im Ausland eine zusätzliche Pflicht zur Versicherung vor Ort bestehen. „Insoweit sind eine Doppelversicherung oder ein fehlender Versicherungsschutz nicht ausgeschlossen“, warnt der GKV.

Staaten, die nicht unter das Recht der EU fallen und mit denen kein Abkommen existiert, heißen vertragsloses Ausland. Hier kann gleichzeitig deutsches und ausländisches Recht gelten. Das kann zu einer doppelten Versicherung oder fehlendem Versicherungsschutz führen. Die Versicherungspflicht in Deutschland bleibt jedoch bei einer Entsendung „im Sinne der Ausstrahlung“ – so der fachlich korrekte Begriff – bestehen. Um sicher zu gehen, sollten Arbeitnehmer diese Entsendung mit dem Arbeitgeber vereinbaren.

Bei privaten Versicherungen sollten sie kontrollieren, ob und unter welchen Voraussetzungen der Schutz greift. Unfallversicherungen leisten weltweit, rund um die Uhr, sagt Bianca Boss, Sprecherin beim Bund der Versicherten, und warnt gleichzeitig: „Die Auslandsreisekrankenversicherung leistet je nach Vertrag nur für Reisen, die im Normalfall nicht länger als bis zu acht Wochen dauern.“ Bei Bedarf gibt es Policen für längere Perioden. Auch bei anderen Verträgen wie Haftpflicht- und Rechtsschutz ist es sinnvoll zu klären, wie lange der Schutz im Ausland gilt. „Am besten lässt man sich das Bestehen des Versicherungsschutzes schriftlich bestätigen“, empfiehlt Boss.

Sonst noch wichtig

Im Ausland arbeiten, in der Hotellobby oder an der Strandbar, klingt verlockend – verstößt aber unter Umständen gegen Vorgaben und Bedürfnisse des Arbeitgebers. Denn die IT-Sicherheit muss gewährleistet sein. VPN-Tunnel nutzen, kein Datenverkehr über ungeschütztes WLAN und so weiter sind eigentlich selbstverständlich. Geht das an einem Ort nicht, ist Homeoffice dort nicht möglich, sollte die Faustformel sein.

Auch auf die persönliche Sicherheit und den Schutz vor Diebstahl sollten Arbeitnehmer im Ausland achten. Das Auswärtige Amt veröffentlicht auf seiner Internetseite Hinweise und Warnungen.

Ebenfalls wichtig: Vorab klären, welche Meldepflichten im Ausland bestehen. Ab einer bestimmten Zeitspanne entfällt in der Regel der Status als Tourist. Fristen zu versäumen, kann Strafen nach sich ziehen. Davor schützt nur, wenn erforderlich einen Zweitwohnsitz an- und das Fahrzeug umzumelden.

Die Wohnung daheim

In Deutschland bleibt die alte Wohnung zurück. In Mehrfamilienhäusern sollte für Notfälle der Zugang möglich sein, empfiehlt Julia Wagner, Rechtsexpertin beim Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland: „Man sollte zusehen, dass irgendwer den Schlüssel hat und die Verwaltung im Zweifel auch weiß, wen sie kontaktieren kann.“ Auch von den Pflichten zum Putzen der Treppe oder zum Schneeräumen befreit ein langer Auslandsaufenthalt nicht. Bewohner von Einfamilienhäusern müssen ebenfalls dafür sorgen, dass jemand Schnee räumt, Hecken schneidet und alle weiteren Pflichten erfüllt.